Рабочее место «Управление запасами»

Шаг 1. Настройка отборов и проверка заполнения календарей

Заполнение календарей

Обеспечение требуемого количества запасов на дату следующей поставки согласно рекомендациям системы

Замечание

Рабочее место Управление запасами используется для анализа обеспечения потребностей и управления им: заказы на покупку, сборку/разборку и перемещение товаров можно создавать автоматически либо вручную. Чтобы открыть рабочее место, в панели навигации раздела Запасы и закупки выберите команду Управление запасами.

Для менеджера по закупкам в рабочем месте Управление запасами предусмотрена следующая последовательность действий:

• 1. Настройка отборов объектов, по которым будет проводиться управление запасами.
• 2. Определение объемов заказов и итоговых источников, из которых будет обеспечена потребность.
• 3. Регистрация документов по видам (заказ поставщику, заказ на сборку, заказ на перемещение).

Обработка Управление запасами выполнена в форме помощника.

Ниже описан порядок работы менеджера по закупкам с обработкой Управление запасами.

Шаг 1. Настройка отборов и проверка заполнения календарей

Заполнение календарей

На первом шаге помощника задаются фильтры для отбора позиций, по которым требуется контролировать обеспечение потребностей. Отбор можно установить по конкретному складу, группе номенклатуры, способу поставки и т. д.

На этом этапе проверяется заполнение всех календарей, участвующих в расчете дат поставок, то есть основных транспортных ограничений. Одновременно контролируется заполнение календарей, определяющих рабочие дни склада. Сведения о рабочих днях склада применяются при расчете потребления по статистике и потребления по планам.

Перечень календарей, используемых для расчета требуемого объема заказа, заполняется по кнопке Обновить.

Важно!

Календарь допускается заполнить и на следующем этапе помощника. При переходе к нему незаполненные календари будут выделены красным цветом.

Шаг 2. Определение объемов заказов и источников обеспечения потребности

По отборам, заданным на первом шаге помощника, формируется таблица сведений о товарах с запланированными поступлениями, отгрузками, а также с просроченными поступлениями и отгрузками. В таблицу также включаются товары, для которых требуется пополнить запасы в целях обеспечения планов продаж либо статистически рассчитанных потребностей.

На этом этапе важно актуализировать границы контроля остатков. До начала оформления заказов для обеспечения потребностей в товарах следует уведомить менеджеров, принимающих заявки клиентов, о том, что менеджер по закупкам приступил к обработке заявок на закупку по поступившим заявкам. Для этого актуализируется граница контроля остатков. В обработке Управление запасами границы контроля актуализируются автоматически при выборе соответствующей команды.

Новую границу контроля остатков устанавливают равной дате Следующей поставки товаров. Тем самым менеджер по закупкам сообщает, что все вновь поступающие предварительные заявки на покупку отсутствующих в наличии товаров будут обработаны в следующем периоде; на текущий момент прием заявок завершен. Это учитывается при автоматическом расчете даты отгрузки: менеджерам будет предложена дата отгрузки, совпадающая с датой следующей поставки товаров.

Работу на втором шаге помощника можно рассматривать как решение следующих задач:

• обеспечение требуемого количества запасов на дату следующей поставки согласно рекомендациям системы по основному способу пополнения запаса;
• устранение дефицита товаров в отдельные дни графика с помощью альтернативных поставок;
• контроль общего объема заказов, формируемых по каждому источнику пополнения запаса.

Обеспечение требуемого количества запасов на дату следующей поставки согласно рекомендациям системы

По каждому товару отображаются количество, которое необходимо заказать, и даты ближайшей и следующей поставки. Кроме того, приводится подробное описание расчета рекомендованного объема заказа. Можно автоматически отметить все товары, которые требуется заказать, установив флажок К заказу основным способом. Для этого используется кнопка Заполнить.

При необходимости пользователь вручную корректирует заказываемое количество построчно в поле К заказу основным способом. Редактирование доступно не только для товаров, рекомендованных к поставке.

Фильтр по рекомендациям позволяет оставить в списке только товары, рекомендованные к заказу. С помощью Фильтр дней до заказа можно сформировать лишь срочные заказы, поставка по которым должна состояться в ближайшие дни (К заказу сегодня, Не более трех дней, Не более 7 дней), либо заказы поставщикам по всем зарегистрированным потребностям (Без ограничений).

Проанализировав полученные сведения, менеджер при необходимости изменяет параметры обработки.

При открытии обработки данные рассчитываются по основному транспортному ограничению, установленному для конкретной позиции номенклатуры или склада. Из формы обработки пользователь может открыть список заданных транспортных ограничений, добавить новое транспортное ограничение — поставку от другого поставщика — и назначить другое ограничение основным.

Основным считается ограничение, отображаемое первым в списке. Его положение изменяется с помощью стрелок. После назначения нового транспортного ограничения основным программа автоматически пересчитывает даты поставки товаров.

В ходе работы также можно выбрать или изменить поставщика товара, указав его из списка поставщиков в поле Источник пополнения запаса.

Устранение дефицита товаров с помощью альтернативных поставок

Альтернативные поставки

Альтернативная поставка применяется для устранения планируемого дефицита до даты ближайшей либо следующей поставки. Такой дефицит возможен, когда отгрузка товаров ожидается раньше даты поставки. В этом случае потребность, обеспечиваемая более поздним поступлением, не учитывается при расчете рекомендуемого количества к заказу по основному способу по следующим причинам:

• заказывать основным способом уже поздно, если дефицит возникает до даты ближайшей поставки;
• возникший дефицит может быть устранен договоренностью с менеджером по продажам о переносе дат отгрузки товаров, то есть дополнительно заказывать ничего не требуется.

Возникновение дефицита обозначается значком в графе К заказу другими способами. Двойной щелчок в этом поле открывает форму альтернативных поставок.

В верхней части формы указывается количество к заказу по доступным способам пополнения запаса.

Как и для основного способа пополнения, для способов без указанного источника пополнения запаса его можно уточнить на этом этапе. Допускается добавить строку без способа пополнения запаса и указать произвольный источник пополнения. Таким источником может быть только покупка от поставщика, то есть способ поставки «покупка». Для выбора поставщика с оптимальными условиями поставки дополнительно показываются сведения о ценах поставщика.

При корректировке количества к заказу в нижней части формы обновляется таблица прогноза остатков по дням до даты ближайшей поставки.

В прогнозе остатков по дням приводятся следующие показатели:

• Начальный остаток — плановый остаток товара на начало дня;
• Ожидаемое поступление — поступления, запланированные на день;
• Ожидаемая отгрузка — запланированные отгрузки по заказам;
• Расчетная потребность — потребление по планам продаж либо по статистике среднедневного потребления;
• Конечный остаток = Начальный остаток + Поступление — Отгрузка (максимум из расчетной потребности и ожидаемой отгрузки).

Важно!

Сначала рекомендуется выполнить все необходимые действия для устранения прогнозируемого дефицита, а затем определять заказываемое количество по основному способу поставки, поскольку формирование заказов по альтернативным поставкам автоматически уменьшает рекомендованное количество к заказу по основному способу.

Контроль объема заказов

В нижней части формы отображается информация об общем объеме запланированных поставок в разрезе способов пополнения запасов: поставка от поставщика, перемещение с другого склада, сборка товаров.

Эти сведения используются для оценки объема создаваемых заказов и принятия необходимых решений, например для корректировки общего количества товаров с целью получения большей скидки у конкретного поставщика или анализа суммарного веса.

Если для всех заказываемых товаров не заданы цены или не указан вес, в соответствующей графе появится значок «<->», обозначающий, что итоговый показатель был подсчитан не по всем строкам.

Шаг 3. Автоматическое формирование заказов необходимого вида (покупка, перемещение, сборка/разборка, производство) для удовлетворения возникших потребностей

На следующем шаге помощника на основании введенных данных формируются заказы. Пользователь может дозаполнить недостающие сведения непосредственно в документах и провести созданные заказы.

Для товаров, по которым не определен источник пополнения запаса, например отсутствуют сведения о ценах поставщика, будет создан один общий заказ с планируемыми датами поставки товаров, но без указания поставщика и цен товаров.

Датой заказа для каждого документа устанавливается дата его формирования. Дата поступления указывается в табличной части документа для каждого товара в соответствии с планируемой датой поставки. В заказах поставщиков указываются цены, зарегистрированные для поставщика документом Регистрация цен поставщиков на дату оформления документа.

Все заказы создаются в статусе, отражающем планируемое поступление товаров. Поэтому при повторном запуске обработки они уже отображаются в графе Ожидаемое поступление:

• заказы поставщика формируются со статусом Подтвержден;
• заказы на перемещение и на сборку товаров формируются со статусом К обеспечению.

Менеджер по логистике может открыть созданный заказ, заполнить либо изменить его данные, изменить статус и провести документ.

Завершив формирование и обработку заказов по выбранным складу и группе номенклатуры, можно не закрывать обработку и перейти к формированию заказов поставщикам по следующему складу, группам товаров и т. д. Для этого предназначена команда Продолжить с другими отборами.

Замечание

При возврате на предыдущий шаг помощника — Шаг 2 — по команде Назад ранее сформированные предварительные заказы автоматически удаляются после подтверждения пользователя.