Робоче місце «Управління запасами»

Крок 1. Налаштування відборів і перевірка заповнення календарів

Заповнення календарів

Забезпечення необхідної кількості запасів на дату наступного постачання згідно з рекомендаціями системи

Зауваження

Робоче місце Управління запасами використовується для аналізу забезпечення потреб і управління ним: замовлення на купівлю, складання/розбирання та переміщення товарів можна створювати автоматично або вручну. Щоб відкрити робоче місце, на панелі навігації розділу Запаси та закупівлі виберіть команду Управління запасами.

Для менеджера із закупівель у робочому місці Управління запасами передбачено таку послідовність дій:

• 1. Налаштування відборів об’єктів, за якими здійснюватиметься управління запасами.
• 2. Визначення обсягів замовлень і підсумкових джерел, з яких буде забезпечено потребу.
• 3. Реєстрація документів за видами (замовлення постачальнику, замовлення на складання, замовлення на переміщення).

Обробку Управління запасами виконано у формі помічника.

Нижче описано порядок роботи менеджера із закупівель з обробкою Управління запасами.

Крок 1. Налаштування відборів і перевірка заповнення календарів

Заповнення календарів

На першому кроці помічника задаються фільтри для відбору позицій, за якими потрібно контролювати забезпечення потреб. Відбір можна встановити за конкретним складом, групою номенклатури, способом постачання тощо.

На цьому етапі перевіряється заповнення всіх календарів, що беруть участь у розрахунку дат постачань, тобто основних транспортних обмежень. Одночасно контролюється заповнення календарів, що визначають робочі дні складу. Відомості про робочі дні складу застосовуються під час розрахунку споживання за статистикою та споживання за планами.

Перелік календарів, що використовуються для розрахунку необхідного обсягу замовлення, заповнюється за кнопкою Оновити.

Важливо!

Календар можна заповнити й на наступному етапі помічника. Під час переходу до нього незаповнені календарі буде виділено червоним кольором.

Крок 2. Визначення обсягів замовлень і джерел забезпечення потреби

За відборами, заданими на першому кроці помічника, формується таблиця відомостей про товари із запланованими надходженнями, відвантаженнями, а також із простроченими надходженнями та відвантаженнями. До таблиці також включаються товари, для яких потрібно поповнити запаси з метою забезпечення планів продажів або статистично розрахованих потреб.

На цьому етапі важливо актуалізувати межі контролю залишків. До початку оформлення замовлень для забезпечення потреб у товарах слід повідомити менеджерів, які приймають заявки клієнтів, про те, що менеджер із закупівель розпочав обробку заявок на закупівлю за отриманими заявками. Для цього актуалізується межа контролю залишків. В обробці Управління запасами межі контролю актуалізуються автоматично під час вибору відповідної команди.

Нову межу контролю залишків установлюють рівною даті Наступного постачання товарів. Тим самим менеджер із закупівель повідомляє, що всі нові попередні заявки на купівлю відсутніх у наявності товарів буде оброблено в наступному періоді; на цей момент приймання заявок завершено. Це враховується під час автоматичного розрахунку дати відвантаження: менеджерам буде запропоновано дату відвантаження, що збігається з датою наступного постачання товарів.

Роботу на другому кроці помічника можна розглядати як вирішення таких завдань:

• забезпечення необхідної кількості запасів на дату наступного постачання згідно з рекомендаціями системи за основним способом поповнення запасу;
• усунення дефіциту товарів в окремі дні графіка за допомогою альтернативних постачань;
• контроль загального обсягу замовлень, що формуються за кожним джерелом поповнення запасу.

Забезпечення необхідної кількості запасів на дату наступного постачання згідно з рекомендаціями системи

За кожним товаром відображаються кількість, яку потрібно замовити, і дати найближчого та наступного постачання. Крім того, наводиться докладний опис розрахунку рекомендованого обсягу замовлення. Можна автоматично позначити всі товари, які потрібно замовити, установивши прапорець До замовлення основним способом. Для цього використовується кнопка Заповнити.

За потреби користувач вручну коригує замовлювану кількість построково в полі До замовлення основним способом. Редагування доступне не лише для товарів, рекомендованих до постачання.

Фільтр за рекомендаціями дає змогу залишити у списку лише товари, рекомендовані до замовлення. За допомогою Фільтр днів до замовлення можна сформувати лише термінові замовлення, постачання за якими має відбутися найближчими днями (До замовлення сьогодні, Не більше трьох днів, Не більше 7 днів), або замовлення постачальникам за всіма зареєстрованими потребами (Без обмежень).

Проаналізувавши отримані відомості, менеджер за потреби змінює параметри обробки.

Під час відкриття обробки дані розраховуються за основним транспортним обмеженням, установленим для конкретної позиції номенклатури або складу. Із форми обробки користувач може відкрити список заданих транспортних обмежень, додати нове транспортне обмеження — постачання від іншого постачальника — і призначити інше обмеження основним.

Основним вважається обмеження, що відображається першим у списку. Його положення змінюється за допомогою стрілок. Після призначення нового транспортного обмеження основним програма автоматично перераховує дати постачання товарів.

У процесі роботи також можна вибрати або змінити постачальника товару, зазначивши його зі списку постачальників у полі Джерело поповнення запасу.

Усунення дефіциту товарів за допомогою альтернативних постачань

Альтернативні постачання

Альтернативне постачання застосовується для усунення запланованого дефіциту до дати найближчого або наступного постачання. Такий дефіцит можливий, коли відвантаження товарів очікується раніше за дату постачання. У цьому разі потреба, що забезпечується пізнішим надходженням, не враховується під час розрахунку рекомендованої кількості до замовлення основним способом з таких причин:

• замовляти основним способом уже запізно, якщо дефіцит виникає до дати найближчого постачання;
• дефіцит, що виник, може бути усунутий домовленістю з менеджером із продажів про перенесення дат відвантаження товарів, тобто додатково замовляти нічого не потрібно.

Виникнення дефіциту позначається значком у графі До замовлення іншими способами. Подвійне клацання в цьому полі відкриває форму альтернативних постачань.

У верхній частині форми зазначається кількість до замовлення за доступними способами поповнення запасу.

Як і для основного способу поповнення, для способів без зазначеного джерела поповнення запасу його можна уточнити на цьому етапі. Допускається додати рядок без способу поповнення запасу і зазначити довільне джерело поповнення. Таким джерелом може бути лише купівля у постачальника, тобто спосіб постачання «купівля». Для вибору постачальника з оптимальними умовами постачання додатково відображаються відомості про ціни постачальника.

Під час коригування кількості до замовлення в нижній частині форми оновлюється таблиця прогнозу залишків за днями до дати найближчого постачання.

У прогнозі залишків за днями наводяться такі показники:

• Початковий залишок — плановий залишок товару на початок дня;
• Очікуване надходження — надходження, заплановані на день;
• Очікуване відвантаження — заплановані відвантаження за замовленнями;
• Розрахункова потреба — споживання за планами продажів або за статистикою середньоденного споживання;
• Кінцевий залишок = Початковий залишок + Надходження — Відвантаження (максимум із розрахункової потреби та очікуваного відвантаження).

Важливо!

Спочатку рекомендується виконати всі необхідні дії для усунення прогнозованого дефіциту, а потім визначати замовлювану кількість за основним способом постачання, оскільки формування замовлень за альтернативними постачаннями автоматично зменшує рекомендовану кількість до замовлення за основним способом.

Контроль обсягу замовлень

У нижній частині форми відображається інформація про загальний обсяг запланованих постачань у розрізі способів поповнення запасів: постачання від постачальника, переміщення з іншого складу, складання товарів.

Ці відомості використовуються для оцінювання обсягу створюваних замовлень і прийняття необхідних рішень, наприклад для коригування загальної кількості товарів з метою отримання більшої знижки у конкретного постачальника або аналізу сумарної ваги.

Якщо для всіх замовлюваних товарів не задано ціни або не зазначено вагу, у відповідній графі з’явиться значок «<->», що означає, що підсумковий показник було підраховано не за всіма рядками.

Крок 3. Автоматичне формування замовлень необхідного виду (купівля, переміщення, складання/розбирання, виробництво) для задоволення потреб, що виникли

На наступному кроці помічника на підставі введених даних формуються замовлення. Користувач може дозаповнити відсутні відомості безпосередньо в документах і провести створені замовлення.

Для товарів, за якими не визначено джерело поповнення запасу, наприклад відсутні відомості про ціни постачальника, буде створено одне спільне замовлення з планованими датами постачання товарів, але без зазначення постачальника та цін товарів.

Датою замовлення для кожного документа встановлюється дата його формування. Дата надходження зазначається в табличній частині документа для кожного товару відповідно до планованої дати постачання. У замовленнях постачальників зазначаються ціни, зареєстровані для постачальника документом Реєстрація цін постачальників на дату оформлення документа.

Усі замовлення створюються у статусі, що відображає плановане надходження товарів. Тому під час повторного запуску обробки вони вже відображаються у графі Очікуване надходження:

• замовлення постачальника формуються зі статусом Підтверджено;
• замовлення на переміщення та на складання товарів формуються зі статусом До забезпечення.

Менеджер із логістики може відкрити створене замовлення, заповнити або змінити його дані, змінити статус і провести документ.

Завершивши формування й обробку замовлень за вибраними складом і групою номенклатури, можна не закривати обробку та перейти до формування замовлень постачальникам за наступним складом, групами товарів тощо. Для цього призначена команда Продовжити з іншими відборами.

Зауваження

Під час повернення на попередній крок помічника — Крок 2 — за командою Назад раніше сформовані попередні замовлення автоматично видаляються після підтвердження користувача.