Расчеты с подотчетными лицами
Описаны выдача и отчетность по подотчетным средствам через кассу, личные и корпоративные банковские карты. Приведены документы и виды операций для отражения расчетов в BAS Бухгалтерия.. Расчеты через кассу. Расчеты с подотчетными лицами с помощью банковских карт
Расчеты с подотчетными лицами с помощью банковских карт
Расчеты через кассу
Выдача наличных денежных средств подотчетному лицу отражается документом Расходный кассовый ордер с указанием соответствующего вида операции, подотчетного лица и суммы.
Погашение задолженности регистрируется документом Авансовый отчет (меню Банк и касса — Касса — Авансовые отчеты).
В документе Авансовый отчет на вкладке Авансы указываются документы, по которым выдавались денежные средства, и суммы, за которые подотчетное лицо отчитывается. На других вкладках определяется назначение сумм, израсходованных подотчетным лицом.
Данные, указанные в различных табличных частях документа, определяют счета дебета, которые будут указаны в проводках в корреспонденции со счетом 372 Расчеты с подотчетными лицами.
На вкладке Товары указывается перечень товарно-материальных ценностей (ТМЦ), которые выбираются из справочника «номенклатура». При выборе пользователем номенклатурной позиции из справочника Номенклатура система автоматически подставляет соответствующие счета бухгалтерского учета номенклатуры и учета НДС по умолчанию. Считается, что перечисленные ТМЦ поступают на склад, указанный в поле Склад в верхней части формы документа.
При вводе количества и цены ТМЦ общая сумма и сумма НДС рассчитываются автоматически.
Если поступила возвратная тара, заполняется вкладка Тара. Возвратная тара является видом ТМЦ, требующим отдельного бухгалтерского учета.
Если подотчетное лицо рассчиталось с контрагентом, в документе Авансовый отчет заполняется вкладка Оплата. На этой вкладке указывается контрагент, который выбирается из справочника Контрагенты, и другие данные, необходимые для учета взаиморасчетов с контрагентами. После ввода контрагента система подставляет счета учета расчетов и счета учета авансов по умолчанию.
Расходы подотчетного лица, включаемые в состав расходов предприятия, указываются на вкладке Прочее.
Работники, которые едут в командировку, в авансовом отчете на вкладке Прочее указывают, в частности, суточные. В таком случае должен быть установлен флажок Это суточные. Обязательно указывается количество суток, а в случае командировки за границу должен быть установлен одноименный флажок. Документ выполняет нормирование суточных для целей налогового учета. Сумму суточных в пределах норм, указанную в документе, нужно проверить; при необходимости пользователь может ее исправить.
По кнопке Печать можно сформировать регламентированную печатную форму авансового отчета.
Примечание. Для оформления доверенности подотчетному лицу на получение материальных ценностей удобно использовать документ Доверенность (меню Покупки — Покупки — Доверенности). Этот документ не формирует бухгалтерских проводок.
Расчеты с подотчетными лицами с помощью банковских карт
Организация может перечислять средства подотчетным лицам на банковские карты. При этом могут использоваться как личные банковские карты сотрудников, так и корпоративные банковские карты.
Использование личных банковских карт сотрудников
Для перечисления средств под отчет на личную банковскую карту сотрудник должен сообщить бухгалтерии организации банковские реквизиты своей карты. Суммы могут перечисляться как в гривнах, так и в валюте.
Перечисление денежных средств сотруднику на личную банковскую карту оформляется документом Списание с банковского счета с видом операции Перечисление подотчетному лицу.
Сотрудник с помощью карты оплачивает товары и услуги, а также может снимать наличные. По всем расходам сотрудник составляет авансовые отчеты и представляет их в бухгалтерию аналогично расчетам наличными.
В документе Авансовый отчет в случае расчетов с подотчетным лицом с использованием банковских карт на вкладке Авансы указывается документ Списание с банковского счета.
Использование корпоративных банковских карт
Для расчетов с подотчетными лицами через корпоративные банковские карты организация должна открыть в банке специальный карточный счет, получить в банке необходимое количество платежных карт, «привязанных» к этому счету, и выдать эти карты сотрудникам. Возможно также открытие нескольких карточных счетов, например отдельного счета для каждой карты. Владельцем карты при этом является организация, а держателем карты — конкретный сотрудник. Обычно карты являются именными, поэтому осуществлять операции с ними может только одно конкретное лицо. Карточные счета могут быть открыты как в гривнах, так и в валюте.
Сотрудник, получивший карту, может с ее помощью оплачивать товары и услуги, а также снимать наличные.
В отличие от обычного банковского счета, все операции по расходованию средств с карточного счета считаются выдачей под отчет сотруднику — держателю корпоративной банковской карты.
Перечисление средств на специальный карточный счет при использовании расчетной (дебетовой) корпоративной карты отражается документом Списание с банковского счета с видом операции Перевод на другой счет организации.
Зачисление кредита на специальный карточный счет оформляется документом Поступление на банковский счет с видом операции Расчеты по кредитам и займам.
Для отражения оплаты услуг банка, связанных с открытием и обслуживанием специального карточного счета, когда денежные средства перечисляются с банковского счета организации, используются документы Списание с банковского счета с видом операции Прочее списание.
Расходование денежных средств держателем карты для оплаты товаров, работ, услуг или на другие цели оформляется документом Списание с банковского счета с видом операции Перечисление подотчетному лицу.
По всем расходам, осуществленным по карте, сотрудник составляет авансовые отчеты и представляет их в бухгалтерию.
В документе Авансовый отчет в случае расчетов с подотчетным лицом с использованием банковских карт на вкладке Авансы указываются банковские платежные документы (Списание с банковского счета).
