Совместное использование конфигураций «Розница для Украины ред. 1.0» и «Бухгалтерия для Украины ред. 1.2»
На торговых предприятиях, осуществляющих розничную торговлю и имеющих потребность в ведении бухгалтерского учета, конфигурации "Розница для Украины" и "Бухгалтерия для Украины" системы программ 1С:Предприятие 8 можно использовать для работы в совместном режиме. Конфигурация "Розница для Украины" предоставляет данные для конфигурации "Бухгалтерия для Украины", которая выступает в роли учетной системы.Цели совместного использования. Концепция совместного использования конфигураций «Розница для Украины» и «Бухгалтерия для Украины». Особенности настройки конфигураций и ограничения применения обмена. Порядок настройки обмена данными между конфигурациями. Синхронизация данных. Таблицы соответствия выгружаемых данных в обмене «Розница для Украины» - «Бухгалтерия для Украины». Справочники. Документы. Регистры сведений. Контроль результатов обмена данными
Цели совместного использования
Концепция совместного использования конфигураций «Розница для Украины» и «Бухгалтерия для Украины»
Особенности настройки конфигураций и ограничения применения обмена
Порядок настройки обмена данными между конфигурациями
Таблицы соответствия выгружаемых данных в обмене «Розница для Украины» - «Бухгалтерия для Украины»
Контроль результатов обмена данными
- Цели совместного использования
- Концепция совместного использования конфигураций «Розница для Украины» и «Бухгалтерия для Украины»
- Особенности настройки конфигураций и ограничения применения обмена
- Порядок настройки обмена данными между конфигурациями
- Синхронизация данных
- Таблицы соответствия выгружаемых данных
- Справочники
- Документы
- Регистры сведений
- Контроль результатов обмена данными
Цели совместного использования
На торговых предприятиях, осуществляющих розничную торговлю и имеющих потребность в ведении бухгалтерского учета, конфигурации «Розница для Украины» и «Бухгалтерия для Украины» системы программ 1С:Предприятие 8 можно использовать для работы в совместном режиме. Конфигурация «Розница для Украины» предоставляет данные для конфигурации «Бухгалтерия для Украины», которая выступает в роли учетной системы.
Одновременное использование двух конфигураций позволяет:
- Повысить эффективность управления торговым предприятием.
- Консолидировать данные торгового и бухгалтерского учета:
- Наличие в конфигурации «Розница для Украины» данных, необходимых для товарного учета.
- Наличие в конфигурации «Бухгалтерия для Украины» данных, необходимых для оценки финансового результата деятельности предприятия, регламентированного учета и сдачи отчетности.
Концепция совместного использования конфигураций «Розница для Украины» и «Бухгалтерия для Украины»
При совместном использовании конфигураций «Розница для Украины» и «Бухгалтерия для Украины» предусмотрена определенная модель распределения обязанностей пользователей по ролям: менеджер центрального офиса, менеджер торгового зала магазина, кассир и бухгалтер. Каждый из этих пользователей работает в одной из конфигураций.
В конфигурации «Розница для Украины».
Менеджер центрального офиса:
- вносит сведения о поставщиках товаров;
- вносит сведения о складах и кассах магазинов;
- вносит сведения о номенклатуре;
- назначает розничные цены;
- проводит переоценки;
- вносит информацию по скидкам;
- распределяет товары по магазинам.
Менеджер торгового зала магазина:
- оформляет поступление товаров в магазин и возвраты поставщикам;
- оформляет перемещения в другой магазин;
- оформляет результаты проведенных инвентаризаций;
- оформляет списания товаров;
- оформляет прием / выдачу денежных средств в кассу магазина.
Кассир:
- оформляет продажи товаров и возвраты от покупателя.
В конфигурации «Бухгалтерия для Украины».
Бухгалтер:
- вносит информацию о поставщиках услуг (хозяйственные договоры);
- вносит информацию о материалах, поставляемых по хозяйственным договорам;
- ведет бухучет хозяйственных операций предприятия.
Чтобы избежать двойной работы справочная информация и документы, введенные в конфигурации «Розница для Украины», выгружаются в одностороннем порядке в конфигурацию «Бухгалтерия для Украины». При этом часть информации, нужной только для оперативного учета товарных и денежных остатков, не переносится (перемещения внутри магазина), но автоматически добавляется информация, необходимая для правильного отражения документов в бухгалтерском и налоговом учете - счета учета, заданные по умолчанию в конфигурации «Бухгалтерия для Украины» в соответствующих регистрах сведений. Счета учета в документах при загрузке в конфигурацию «Бухгалтерия для Украины» перезаполняются автоматически каждый раз при загрузке документа.
Документы в информационную базу-приемник (конфигурация «Бухгалтерия для Украины») передаются в соответствии с теми параметрами проведения, которые были установлены в базе-источнике. То есть, если документ не был проведен или был удален в базе-источнике (конфигурация «Розница для Украины»), то он будет загружен непроведенным или помеченным на удаление в базу-приемник. Документы, проведенные в конфигурации «Розница для Украины», после загрузки автоматически перепроводятся в базе «Бухгалтерия для Украины» по бухгалтерскому и налоговому учету.
Обмен данными может производиться по расписанию или по инициативе пользователя. Если обмен данными производится по расписанию, то необходимо обеспечить доступность и возможность записи в каталог или FTP-ресурс выгруженных данных с указанной периодичностью обмена. Если обмен производится по инициативе пользователя, то ответственный менеджер в базе «Розница для Украины» выгружает информацию в определенный каталог, а бухгалтер загружает ее в информационную базу «Бухгалтерия для Украины» из указанного каталога.
Особенности настройки конфигураций и ограничения применения обмена
- В конфигурации «Бухгалтерия для Украины» должны быть выполнены настройки:
- установлено использование складов;
- для розничного склада установлен тип розничной цены;
- для оптового склада установлен тип цены;
- для организаций настроены учетные политики;
- для номенклатуры настроены счета учета номенклатуры.
- Для всех документов конфигурации «Бухгалтерия для Украины» при передаче автоматически устанавливается флаг «Отражать в налоговом учете».
- Валютой всех документов является валюта регламентированного учета.
- Для корректной работы обмена контрагенты создаются в конфигурации «Розница для Украины». Договоры контрагентов ведутся в конфигурации «Бухгалтерия для Украины».
- В конфигурации «Розница для Украины» виды оплат по платежной карте должны настраиваться для каждой организации отдельно, т.к. в конфигурации «Бухгалтерия для Украины» виды оплат учитываются в разрезе организаций.
- В одном документе «Возврат товаров от покупателя» не следует в табличной части указывать различные документы продажи, в противном случае себестоимость в конфигурации «Бухгалтерия для Украины» может быть рассчитана некорректно.
- Информацию о начальных остатках следует ввести в конфигурации «Розница для Украины» и «Бухгалтерия для Украины» перед началом обмена.
- Если в конфигурации «Розница для Украины» используется механизм распределенных информационных баз, рекомендуется централизованное управление закупками и ценообразованием.
- В конфигурации «Бухгалтерия для Украины» при совместном использовании с конфигурацией «Розница для Украины» возможно вести учет только по закупочным ценам.
Не переносятся:
- данные о себестоимости товаров. Себестоимость товаров в конфигурации «Бухгалтерия для Украины» формируется по мере проведения документов по правилам регламентированного учета;
- данные о перемещениях товаров и денежных средств внутри магазина;
- документы, оформленные в конфигурации «Розница для Украины» на склад центрального офиса;
- елементы справочника «Номенклатура» с типом номенклатуры - набор-комплект.
Ограничения при использовании базовой версии конфигурации «Бухгалтерия для Украины»:
- Невозможно применение варианта автоматического подключения (COM-соединение) базы-источника к базе-приемнику.
- При выгрузке данных в базовую версию конфигурации «Бухгалтерия для Украины» необходимо путем фильтрации данных добиться, чтобы выгружались данные только по одной организации, иначе загрузка данных в базовую версию «Бухгалтерия для Украины» будет завершаться с ошибкой.
Если одни и те же виды документов создаются в обеих базах, то при обмене данными следует использовать префикс для загружаемых документов. Префикс для загружаемых документов указывается при настройке обмена. Изменить префикс в конфигурации «Бухгалтерия для Украины» можно также в форме узла обмена («Операции» - «Планы обмена» - «Обмен Розница-Бухгалтерия»). Использование префиксов накладывает также определенные ограничения при одновременном использовании конфигураций «Розница для Украины», «Управление торговлей для Украины», «Бухгалтерия для Украины» на одном предприятии. Следует придерживаться следующих рекомендаций организации потоков документов:
- При настройке обмена между конфигурациями следует использовать схему «Розница для Украины» -> «Управление торговлей для Украины» -> «Бухгалтерия для Украины».
- Не рекомендуется использовать схему, в которой одновременно существуют потоки «Розница для Украины» -> «Управление торговлей для Украины», «Розница для Украины» -> «Бухгалтерия для Украины», «Управление торговлей для Украины» -> «Бухгалтерия для Украины».
- Допустимо использование схем «Розница для Украины» -> «Управление торговлей для Украины» и «Розница для Украины» -> «Бухгалтерия для Украины», без использования обмена «Управление торговлей для Украины» -> «Бухгалтерия для Украины». В этом случае при создании настройки обмена «Розница для Украины» - «Бухгалтерия для Украины» задавать префикс для загружаемых документов не нужно, если обмен уже был настроен ранее, префикс необходимо убрать: в конфигурации «Бухгалтерия для Украины» в форме узла обмена («Операции» - «Планы обмена» - «Обмен Розница-Бухгалтерия»).
Порядок настройки обмена данными между конфигурациями
Настройка обмена производится с помощью Помощника настройки обмена данными, вызываемого из пункта меню конфигурации «Розница для Украины»: «Сервис» - «Обмен данными с «1С:Бухгалтерия для Украины 8» («1С:Розница для Украины»)» - «Помощник настройки обмена данными с «1С:Бухгалтерия для Украины 8» («1С:Розница для Украины»)». Помощник реализует процесс настройки обмена данными, помогает задать большинство настроек обмена данными и избежать ошибок настройки обмена данными.
Порядок настройки обмена данными зависит также от того, возможно ли автоматическое подключение базы-источника к базе-приемнику (конфигурация «Бухгалтерия для Украины») или нет. Настройка обмена в онлайновом режиме через com-соединение производится только в конфигурации «Розница для Украины» («Сервис» - «Обмен данными с «1С:Бухгалтерия для Украины 8»» - «Настроить обмен данными с «1С:Бухгалтерия для Украины 8»»). Настройки обмена будут автоматически переданы в другую информационную базу при начале обмена данными. В случае обмена данными в оффлайновом режиме, через FTP-ресурс или через внешний носитель, настройку обмена нужно произвести сначала в конфигурации «Розница для Украины», а затем продолжить настройку в конфигурации «Бухгалтерия для Украины» («Сервис» - «Обмен данными с «1С:Розница для Украины»» - «Настроить обмен данными с «1С:Розница для Украины»»).
При настройке обмена будет происходить автоматическая синхронизация данных в обеих конфигурациях. Конфигурацией-источником является конфигурация «Розница для Украины». Настройка обмена состоит из следующих этапов:
- Создание настройки обмена данными. Задаются фильтры обмена данными и основные настройки, такие как способ передачи данных, префикс для загружаемых документов и т.д.
- Перенос справочников. При обмене справочниками будет перенесена зарегистрированная в базе-источнике справочная информация с учетом настроек выгрузки данных. После переноса данных в конфигурации «Бухгалтерия для Украины» необходимо заполнить информацию о счетах учета номенклатуры, учетной политике организаций. Также в конфигурации «Бухгалтерия для Украины» следует в справочнике «Виды оплат организаций» заполнить дополнительные данные, необходимые для правильного ведения бухгалтерского учета: организацию, договор контрагента, счет учета расчетов.
- Обмен документами. Перенос документов производится в соответствии с теми настройками отбора, которые указаны в параметрах настройки обмена (дата начала выгрузки документов, настройки выгрузки документов). При последующих обменах в базу-приемник (информационную базу конфигурации «Бухгалтерия для Украины») будут передаваться только те изменения, которые произошли в базе-источнике с момента предыдущего обмена.
- Расписание обмена данными. Задается расписание автоматического обмена данными.
Синхронизация данных
При обмене данными идентификация данных справочников производится по реквизитам и/или уникальным идентификаторам справочников. В таблице приведены сведения о порядке синхронизации справочников.
| Обратить внимание! При настройке обмена для справочников и документов можно отметить те справочники и документы, которые необходимо выгрузить. |
| Розница для Украины - Бухгалтерия для Украины | |
| Справочник | Поля сопоставления |
| Виды контактной информации | Наименование, Тип, Вид объекта контактной информации |
| Документы удостоверяющие личность | Наименование |
| Должности организаций | Наименование |
| Классификатор единиц измерения | Код |
| Классификатор стран мира | Код |
| Контрагенты | Наименование, ИНН, ЕДРПОУ |
| Номенклатура | По уникальным идентификаторам |
| Номенклатурные группы | Наименование |
| Организации | Наименование, НаименованиеПолное |
| Пользователи | Код |
| Магазины (Склады в БП) | Наименование |
| Склады | Наименование |
| Типы цен номенклатуры | Наименование |
| Физические лица | Наименование |
| Группы пользователей | Наименование, Родитель |
| Виды оплат чека ККМ (Виды оплат организаций в БП) | Наименование |
Документы сопоставляются по уникальным идентификаторам. При этом соблюдается необходимая целостность данных. Исключение составляет документ «Оплата от покупателя платежной картой». Если по уникальному идентификатору в базе-приемнике этот объект не будет найден, то осуществляется поиск по номеру и дате документа.
Таблицы соответствия выгружаемых данных в обмене «Розница для Украины» - «Бухгалтерия для Украины»
Справочники
| Конфигурация «Розница для Украины» |
Конфигурация «Бухгалтерия для Украины» |
Примечание |
| Виды контактной информации | Виды контактной информации | |
| Документы удостоверяющие личность | Документы удостоверяющие личность | |
| Должности организаций | Должности организаций | |
| Классификатор единиц измерения | Классификатор единиц измерения | |
| Классификатор стран мира | Классификатор стран мира | |
| Контрагенты | Контрагенты | |
| Номенклатура | Номенклатура | Наборы-комплекты не переносятся |
| Номенклатурные группы | Номенклатурные группы | |
| Организации | Организации | |
| Пользователи | Пользователи | |
| Магазины | Склады | Переносимые объекты загружаются с видом склада «Розничный» |
| Склады | Склады |
Склады с типом склада «Центральный офис» не переносятся. Те объекты, которые переносятся, загружаются с видом склада «Оптовый» |
| Типы цен номенклатуры | Типы цен номенклатуры | Валюта цены в конфигурации «Бухгалтерия для Украины» всегда равна валюте регламентированного учета |
| Физические лица | Физические лица | |
| Группы пользователей | Группы пользователей | |
| Виды оплат чека ККМ | Виды оплат организаций |
Документы
| Конфигурация «Розница для Украины» |
Конфигурация «Бухгалтерия для Украины» |
Примечание |
| Возврат товаров от покупателя | Возврат товаров от покупателя | Документы со складом по типу склада «Склад центрального офиса» не выгружаются |
| Возврат товаров поставщику | Возврат товаров поставщику | Документы со складом по типу склада «Склад центрального офиса» не выгружаются |
| Инвентаризация товаров на складе | Инвентаризация товаров на складе | Документы со складом по типу склада «Склад центрального офиса» не выгружаются |
| Комплектация номенклатуры | Комплектация номенклатуры | Документы со складом по типу склада «Склад центрального офиса» не выгружаются |
| Оприходование товаров | Оприходование товаров | Документы со складом по типу склада «Склад центрального офиса» не выгружаются |
| Отчет о розничных продажах | Отчет о розничных продажах |
Документы с кассой с типом кассы «Касса центрального офиса» не выгружаются. При миграции документа «Отчет о розничных продажах» в конфигурацию «Бухгалтерия для Украины» автоматически создаются два документа: «Отчет о розничных продажах» и «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Прием розничной выручки» на сумму наличной оплаты отчета о розничных продажах конфигурации «Розница для Украины». Табличная часть «Возвращенные товары» из документа «Отчет о розничных продажах» конфигурации «Розница для Украины» мигрирует, как расход и приход, если не установлен флаг «возврат не этой смены» и только, как расход - если он установлен. Заполнение табличной части «Оплата» документа «Отчет о розничных продажах»:
|
| Перемещение товаров | Перемещение товаров | Перемещения товаров между складами центрального офиса не выгружаются |
| Поступление товаров и услуг | Поступление товаров и услуг | Документы со складом с типом склада «Склад центрального офиса» не выгружаются |
| Приходный кассовый ордер | Приходный кассовый ордер |
Документы с кассой с типом кассы «Касса центрального офиса» не выгружаются. Документ «Приходный кассовый ордер» из конфигурации «Розница для Украины» с видом операции «Прочие расчеты с контрагентами» переносится в «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Оплата от покупателя». |
| Расходный кассовый ордер | Расходный кассовый ордер |
Документы с кассой с типом кассы «Касса центрального офиса» не выгружаются Документ «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Прочие расчеты с контрагентами» из конфигурации «Розница для Украины» переносится в «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Оплата поставщику». Документ «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Расход денежных средств прочее» из конфигурации «Розница для Украины» в большинстве случаев означает передачу денежных средств в банк (инкассация). Для таких документов в конфигурации «Бухгалтерия для Украины», в качестве счета аналитики бухгалтерского учета устанавливается счет 333 «Денежные средства в пути в национальной валюте». Если по этому виду операции в конфигурации «Розница для Украины» отражается выдача денег под отчет, то в конфигурации «Бухгалтерия для Украины» документ нужно откорректировать вручную. |
| Реализация товаров и услуг | Реализация товаров и услуг | Документы со складом по типу склада «Склад центрального офиса» не выгружаются |
| Списание товаров | Списание товаров | Документы со складом по типу склада «Склад центрального офиса» не выгружаются |
| Списание товаров с видом хоз. операции «Списание на затраты» | Требование-накладная | Документы со складом по типу склада «Склад центрального офиса» не выгружаются |
| Оплата от покупателя платежной картой | Корректировка долга |
Документ «Оплата от покупателя платежной картой» выгружается в документ «Корректировка долга» с видом операции «Проведение взаимозачета»:
Табличная часть Сумма платежа:
Реквизит «Тип расчетов»:
|
Регистры сведений
| Конфигурация «Розница для Украины» | Конфигурация «Бухгалтерия для Украины» | Примечание |
| Ответственные лица организаций | Ответственные лица организаций | |
| Контактная информация | Контактная информация | |
| Паспортные данные физ. лиц | Паспортные данные физ. лиц | |
| ФИО физ. лиц | ФИО физ. лиц |
Контроль результатов обмена данными
Для контроля результатов обмена предназначен «Монитор обмена данными» («Сервис» - «Обмен данными с 1С:Бухгалтерия 8»» - «Монитор обмена данными»). Монитор обмена состоит из нескольких закладок.
- На закладке «Основная» отображаются результаты последнего сеанса обмена.
- На закладке «Дополнительно» показывается статистика произведенных обменов в графическом виде.
- На закладке «История обменов» выводится информация о количестве выгружаемых объектов, о количестве выгруженных объектов, времени обмена, ошибках.
- На закладке «Отложенные движения» отображается информация о тех документах, которые по той или иной причине не были проведены при обмене данными. После анализа ситуации и устранения причин непроведения документов (в конфигурации «Бухгалтерия для Украины»), можно нажать на кнопку «Выполнить отложенные движения» и провести документы.
- На закладке «Объекты обмена» отображается список объектов, участвующих в обмене данными и порядок сопоставления этих объектов с объектами другой информационной базы.
