Спільне використання конфігурацій «Роздрібна торгівля для України ред. 1.0» і «Бухгалтерія для України ред. 1.2»
На торговельних підприємствах, що здійснюють роздрібну торгівлю та мають потребу у веденні бухгалтерського обліку, конфігурації "Роздрібна торгівля для України" та "Бухгалтерія для України" системи програм 1С:Підприємство 8 можна використовувати для роботи в спільному режимі. Конфігурація "Роздрібна торгівля для України" надає дані для конфігурації "Бухгалтерія для України", яка виступає в ролі облікової системи.Цілі спільного використання. Концепція спільного використання конфігурацій «Роздрібна торгівля для України» та «Бухгалтерія для України». Особливості налаштування конфігурацій і обмеження застосування обміну. Порядок налаштування обміну даними між конфігураціями. Синхронізація даних. Таблиці відповідності даних, що вивантажуються в обміні «Роздрібна торгівля для України» - «Бухгалтерія для України». Довідники. Документи. Регістри відомостей. Контроль результатів обміну даними
Особливості налаштування конфігурацій і обмеження застосування обміну
Порядок налаштування обміну даними між конфігураціями
Контроль результатів обміну даними
- Цілі спільного використання
- Концепція спільного використання конфігурацій «Роздрібна торгівля для України» та «Бухгалтерія для України»
- Особливості налаштування конфігурацій і обмеження застосування обміну
- Порядок налаштування обміну даними між конфігураціями
- Синхронізація даних
- Таблиці відповідності даних, що вивантажуються
- Довідники
- Документи
- Регістри відомостей
- Контроль результатів обміну даними
Цілі спільного використання
На торговельних підприємствах, що здійснюють роздрібну торгівлю та мають потребу у веденні бухгалтерського обліку, конфігурації «Роздрібна торгівля для України» та «Бухгалтерія для України» системи програм 1С:Підприємство 8 можна використовувати для роботи в спільному режимі. Конфігурація «Роздрібна торгівля для України» надає дані для конфігурації «Бухгалтерія для України», яка виступає в ролі облікової системи.
Одночасне використання двох конфігурацій дає змогу:
- Підвищити ефективність управління торговельним підприємством.
- Консолідувати дані торговельного та бухгалтерського обліку:
- Наявність у конфігурації «Роздрібна торгівля для України» даних, необхідних для товарного обліку.
- Наявність у конфігурації «Бухгалтерія для України» даних, необхідних для оцінки фінансового результату діяльності підприємства, регламентованого обліку та подання звітності.
Концепція спільного використання конфігурацій «Роздрібна торгівля для України» та «Бухгалтерія для України»
У разі спільного використання конфігурацій «Роздрібна торгівля для України» та «Бухгалтерія для України» передбачено певну модель розподілу обов'язків користувачів за ролями: менеджер центрального офісу, менеджер торговельного залу магазину, касир і бухгалтер. Кожен із цих користувачів працює в одній із конфігурацій.
У конфігурації «Роздрібна торгівля для України».
Менеджер центрального офісу:
- вносить відомості про постачальників товарів;
- вносить відомості про склади та каси магазинів;
- вносить відомості про номенклатуру;
- призначає роздрібні ціни;
- проводить переоцінки;
- вносить інформацію щодо знижок;
- розподіляє товари по магазинах.
Менеджер торговельного залу магазину:
- оформляє надходження товарів до магазину та повернення постачальникам;
- оформляє переміщення до іншого магазину;
- оформляє результати проведених інвентаризацій;
- оформляє списання товарів;
- оформляє приймання / видачу грошових коштів до каси магазину.
Касир:
- оформляє продажі товарів і повернення від покупця.
У конфігурації «Бухгалтерія для України».
Бухгалтер:
- вносить інформацію про постачальників послуг (господарські договори);
- вносить інформацію про матеріали, що постачаються за господарськими договорами;
- веде бухгалтерський облік господарських операцій підприємства.
Щоб уникнути подвійної роботи довідкова інформація та документи, введені в конфігурації «Роздрібна торгівля для України», вивантажуються в односторонньому порядку до конфігурації «Бухгалтерія для України». При цьому частина інформації, потрібної лише для оперативного обліку товарних і грошових залишків, не переноситься (переміщення всередині магазину), але автоматично додається інформація, необхідна для правильного відображення документів у бухгалтерському та податковому обліку - рахунки обліку, задані за замовчуванням у конфігурації «Бухгалтерія для України» у відповідних регістрах відомостей. Рахунки обліку в документах під час завантаження до конфігурації «Бухгалтерія для України» заповнюються автоматично щоразу під час завантаження документа.
Документи до інформаційної бази-приймача (конфігурація «Бухгалтерія для України») передаються відповідно до тих параметрів проведення, які були встановлені в базі-джерелі. Тобто, якщо документ не був проведений або був видалений у базі-джерелі (конфігурація «Роздрібна торгівля для України»), то він буде завантажений непроведеним або позначеним на видалення до бази-приймача. Документи, проведені в конфігурації «Роздрібна торгівля для України», після завантаження автоматично перепроводяться в базі «Бухгалтерія для України» за бухгалтерським і податковим обліком.
Обмін даними може здійснюватися за розкладом або з ініціативи користувача. Якщо обмін даними здійснюється за розкладом, то необхідно забезпечити доступність і можливість запису до каталогу або FTP-ресурсу вивантажених даних із зазначеною періодичністю обміну. Якщо обмін здійснюється з ініціативи користувача, то відповідальний менеджер у базі «Роздрібна торгівля для України» вивантажує інформацію до певного каталогу, а бухгалтер завантажує її до інформаційної бази «Бухгалтерія для України» із зазначеного каталогу.
Особливості налаштування конфігурацій і обмеження застосування обміну
- У конфігурації «Бухгалтерія для України» мають бути виконані налаштування:
- встановлено використання складів;
- для роздрібного складу встановлено тип роздрібної ціни;
- для оптового складу встановлено тип ціни;
- для організацій налаштовано облікові політики;
- для номенклатури налаштовано рахунки обліку номенклатури.
- Для всіх документів конфігурації «Бухгалтерія для України» під час передавання автоматично встановлюється прапорець «Відображати в податковому обліку».
- Валютою всіх документів є валюта регламентованого обліку.
- Для коректної роботи обміну контрагенти створюються в конфігурації «Роздрібна торгівля для України». Договори контрагентів ведуться в конфігурації «Бухгалтерія для України».
- У конфігурації «Роздрібна торгівля для України» види оплат за платіжною карткою мають налаштовуватися для кожної організації окремо, оскільки в конфігурації «Бухгалтерія для України» види оплат обліковуються в розрізі організацій.
- В одному документі «Повернення товарів від покупця» не слід у табличній частині зазначати різні документи продажу, інакше собівартість у конфігурації «Бухгалтерія для України» може бути розрахована некоректно.
- Інформацію про початкові залишки слід ввести в конфігурації «Роздрібна торгівля для України» та «Бухгалтерія для України» перед початком обміну.
- Якщо в конфігурації «Роздрібна торгівля для України» використовується механізм розподілених інформаційних баз, рекомендується централізоване управління закупівлями та ціноутворенням.
- У конфігурації «Бухгалтерія для України» у разі спільного використання з конфігурацією «Роздрібна торгівля для України» можливо вести облік лише за закупівельними цінами.
Не переносяться:
- дані про собівартість товарів. Собівартість товарів у конфігурації «Бухгалтерія для України» формується в міру проведення документів за правилами регламентованого обліку;
- дані про переміщення товарів і грошових коштів усередині магазину;
- документи, оформлені в конфігурації «Роздрібна торгівля для України» на склад центрального офісу;
- елементи довідника «Номенклатура» з типом номенклатури - набір-комплект.
Обмеження під час використання базової версії конфігурації «Бухгалтерія для України»:
- Неможливе застосування варіанта автоматичного підключення (COM-з'єднання) бази-джерела до бази-приймача.
- Під час вивантаження даних до базової версії конфігурації «Бухгалтерія для України» необхідно шляхом фільтрації даних домогтися, щоб вивантажувалися дані лише за однією організацією, інакше завантаження даних до базової версії «Бухгалтерія для України» завершуватиметься з помилкою.
Якщо одні й ті самі види документів створюються в обох базах, то під час обміну даними слід використовувати префікс для завантажуваних документів. Префікс для завантажуваних документів указується під час налаштування обміну. Змінити префікс у конфігурації «Бухгалтерія для України» можна також у формі вузла обміну («Операції» - «Плани обміну» - «Обмін Роздрібна торгівля-Бухгалтерія»). Використання префіксів також накладає певні обмеження під час одночасного використання конфігурацій «Роздрібна торгівля для України», «Управління торгівлею для України», «Бухгалтерія для України» на одному підприємстві. Слід дотримуватися таких рекомендацій щодо організації потоків документів:
- Під час налаштування обміну між конфігураціями слід використовувати схему «Роздрібна торгівля для України» -> «Управління торгівлею для України» -> «Бухгалтерія для України».
- Не рекомендується використовувати схему, у якій одночасно існують потоки «Роздрібна торгівля для України» -> «Управління торгівлею для України», «Роздрібна торгівля для України» -> «Бухгалтерія для України», «Управління торгівлею для України» -> «Бухгалтерія для України».
- Допускається використання схем «Роздрібна торгівля для України» -> «Управління торгівлею для України» і «Роздрібна торгівля для України» -> «Бухгалтерія для України», без використання обміну «Управління торгівлею для України» -> «Бухгалтерія для України». У цьому разі під час створення налаштування обміну «Роздрібна торгівля для України» - «Бухгалтерія для України» задавати префікс для завантажуваних документів не потрібно, якщо обмін уже був налаштований раніше, префікс необхідно прибрати: у конфігурації «Бухгалтерія для України» у формі вузла обміну («Операції» - «Плани обміну» - «Обмін Роздрібна торгівля-Бухгалтерія»).
Порядок налаштування обміну даними між конфігураціями
Налаштування обміну здійснюється за допомогою Помічника налаштування обміну даними, що викликається з пункту меню конфігурації «Роздрібна торгівля для України»: «Сервіс» - «Обмін даними з «1С:Бухгалтерія для України 8» («1С:Роздрібна торгівля для України»)» - «Помічник налаштування обміну даними з «1С:Бухгалтерія для України 8» («1С:Роздрібна торгівля для України»)». Помічник реалізує процес налаштування обміну даними, допомагає задати більшість налаштувань обміну даними та уникнути помилок налаштування обміну даними.
Порядок налаштування обміну даними також залежить від того, чи можливе автоматичне підключення бази-джерела до бази-приймача (конфігурація «Бухгалтерія для України») чи ні. Налаштування обміну в онлайновому режимі через com-з'єднання здійснюється лише в конфігурації «Роздрібна торгівля для України» («Сервіс» - «Обмін даними з «1С:Бухгалтерія для України 8»» - «Налаштувати обмін даними з «1С:Бухгалтерія для України 8»»). Налаштування обміну будуть автоматично передані до іншої інформаційної бази на початку обміну даними. У разі обміну даними в офлайновому режимі, через FTP-ресурс або через зовнішній носій, налаштування обміну потрібно здійснити спочатку в конфігурації «Роздрібна торгівля для України», а потім продовжити налаштування в конфігурації «Бухгалтерія для України» («Сервіс» - «Обмін даними з «1С:Роздрібна торгівля для України»» - «Налаштувати обмін даними з «1С:Роздрібна торгівля для України»»).
Під час налаштування обміну відбуватиметься автоматична синхронізація даних в обох конфігураціях. Конфігурацією-джерелом є конфігурація «Роздрібна торгівля для України». Налаштування обміну складається з таких етапів:
- Створення налаштування обміну даними. Задаються фільтри обміну даними та основні налаштування, такі як спосіб передавання даних, префікс для завантажуваних документів тощо.
- Перенесення довідників. Під час обміну довідниками буде перенесено зареєстровану в базі-джерелі довідкову інформацію з урахуванням налаштувань вивантаження даних. Після перенесення даних у конфігурації «Бухгалтерія для України» необхідно заповнити інформацію про рахунки обліку номенклатури, облікову політику організацій. Також у конфігурації «Бухгалтерія для України» слід у довіднику «Види оплат організацій» заповнити додаткові дані, необхідні для правильного ведення бухгалтерського обліку: організацію, договір контрагента, рахунок обліку розрахунків.
- Обмін документами. Перенесення документів здійснюється відповідно до тих налаштувань відбору, які зазначені в параметрах налаштування обміну (дата початку вивантаження документів, налаштування вивантаження документів). Під час наступних обмінів до бази-приймача (інформаційної бази конфігурації «Бухгалтерія для України») передаватимуться лише ті зміни, які відбулися в базі-джерелі з моменту попереднього обміну.
- Розклад обміну даними. Задається розклад автоматичного обміну даними.
Синхронізація даних
Під час обміну даними ідентифікація даних довідників здійснюється за реквізитами та/або унікальними ідентифікаторами довідників. У таблиці наведено відомості про порядок синхронізації довідників.
| Звернути увагу! Під час налаштування обміну для довідників і документів можна позначити ті довідники та документи, які необхідно вивантажити. |
| Роздрібна торгівля для України - Бухгалтерія для України | |
| Довідник | Поля зіставлення |
| Види контактної інформації | Найменування, Тип, Вид об'єкта контактної інформації |
| Документи, що посвідчують особу | Найменування |
| Посади організацій | Найменування |
| Класифікатор одиниць виміру | Код |
| Класифікатор країн світу | Код |
| Контрагенти | Найменування, ІПН, ЄДРПОУ |
| Номенклатура | За унікальними ідентифікаторами |
| Номенклатурні групи | Найменування |
| Організації | Найменування, НайменуванняПовне |
| Користувачі | Код |
| Магазини (Склади в БП) | Найменування |
| Склади | Найменування |
| Типи цін номенклатури | Найменування |
| Фізичні особи | Найменування |
| Групи користувачів | Найменування, Батьківський |
| Види оплат чека ККМ (Види оплат організацій у БП) | Найменування |
Документи зіставляються за унікальними ідентифікаторами. При цьому дотримується необхідна цілісність даних. Виняток становить документ «Оплата від покупця платіжною карткою». Якщо за унікальним ідентифікатором у базі-приймачі цей об'єкт не буде знайдено, то здійснюється пошук за номером і датою документа.
Таблиці відповідності даних, що вивантажуються в обміні «Роздрібна торгівля для України» - «Бухгалтерія для України»
Довідники
| Конфігурація «Роздрібна торгівля для України» |
Конфігурація «Бухгалтерія для України» |
Примітка |
| Види контактної інформації | Види контактної інформації | |
| Документи, що посвідчують особу | Документи, що посвідчують особу | |
| Посади організацій | Посади організацій | |
| Класифікатор одиниць виміру | Класифікатор одиниць виміру | |
| Класифікатор країн світу | Класифікатор країн світу | |
| Контрагенти | Контрагенти | |
| Номенклатура | Номенклатура | Набори-комплекти не переносяться |
| Номенклатурні групи | Номенклатурні групи | |
| Організації | Організації | |
| Користувачі | Користувачі | |
| Магазини | Склади | Об'єкти, що переносяться, завантажуються з видом складу «Роздрібний» |
| Склади | Склади |
Склади з типом складу «Центральний офіс» не переносяться. Ті об'єкти, що переносяться, завантажуються з видом складу «Оптовий» |
| Типи цін номенклатури | Типи цін номенклатури | Валюта ціни в конфігурації «Бухгалтерія для України» завжди дорівнює валюті регламентованого обліку |
| Фізичні особи | Фізичні особи | |
| Групи користувачів | Групи користувачів | |
| Види оплат чека ККМ | Види оплат організацій |
Документи
| Конфігурація «Роздрібна торгівля для України» |
Конфігурація «Бухгалтерія для України» |
Примітка |
| Повернення товарів від покупця | Повернення товарів від покупця | Документи зі складом за типом складу «Склад центрального офісу» не вивантажуються |
| Повернення товарів постачальнику | Повернення товарів постачальнику | Документи зі складом за типом складу «Склад центрального офісу» не вивантажуються |
| Інвентаризація товарів на складі | Інвентаризація товарів на складі | Документи зі складом за типом складу «Склад центрального офісу» не вивантажуються |
| Комплектація номенклатури | Комплектація номенклатури | Документи зі складом за типом складу «Склад центрального офісу» не вивантажуються |
| Оприбуткування товарів | Оприбуткування товарів | Документи зі складом за типом складу «Склад центрального офісу» не вивантажуються |
| Звіт про роздрібні продажі | Звіт про роздрібні продажі |
Документи з касою з типом каси «Каса центрального офісу» не вивантажуються. Під час міграції документа «Звіт про роздрібні продажі» до конфігурації «Бухгалтерія для України» автоматично створюються два документи: «Звіт про роздрібні продажі» та «Прибутковий касовий ордер» із видом операції «Приймання роздрібної виручки» на суму готівкової оплати звіту про роздрібні продажі конфігурації «Роздрібна торгівля для України». Таблична частина «Повернені товари» з документа «Звіт про роздрібні продажі» конфігурації «Роздрібна торгівля для України» мігрує як видаток і надходження, якщо не встановлено прапорець «повернення не цієї зміни», і лише як видаток - якщо його встановлено. Заповнення табличної частини «Оплата» документа «Звіт про роздрібні продажі»:
|
| Переміщення товарів | Переміщення товарів | Переміщення товарів між складами центрального офісу не вивантажуються |
| Надходження товарів і послуг | Надходження товарів і послуг | Документи зі складом з типом складу «Склад центрального офісу» не вивантажуються |
| Прибутковий касовий ордер | Прибутковий касовий ордер |
Документи з касою з типом каси «Каса центрального офісу» не вивантажуються. Документ «Прибутковий касовий ордер» із конфігурації «Роздрібна торгівля для України» з видом операції «Інші розрахунки з контрагентами» переноситься до «Прибуткового касового ордера» з видом операції «Оплата від покупця». |
| Видатковий касовий ордер | Видатковий касовий ордер |
Документи з касою з типом каси «Каса центрального офісу» не вивантажуються Документ «Видатковий касовий ордер» з видом операції «Інші розрахунки з контрагентами» із конфігурації «Роздрібна торгівля для України» переноситься до «Видаткового касового ордера» з видом операції «Оплата постачальнику». Документ «Видатковий касовий ордер» з видом операції «Видаток грошових коштів інше» із конфігурації «Роздрібна торгівля для України» у більшості випадків означає передавання грошових коштів до банку (інкасація). Для таких документів у конфігурації «Бухгалтерія для України» як рахунок аналітики бухгалтерського обліку встановлюється рахунок 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті». Якщо за цим видом операції в конфігурації «Роздрібна торгівля для України» відображається видача грошей під звіт, то в конфігурації «Бухгалтерія для України» документ потрібно відкоригувати вручну. |
| Реалізація товарів і послуг | Реалізація товарів і послуг | Документи зі складом за типом складу «Склад центрального офісу» не вивантажуються |
| Списання товарів | Списання товарів | Документи зі складом за типом складу «Склад центрального офісу» не вивантажуються |
| Списання товарів із видом госп. операції «Списання на витрати» | Вимога-накладна | Документи зі складом за типом складу «Склад центрального офісу» не вивантажуються |
| Оплата від покупця платіжною карткою | Коригування боргу |
Документ «Оплата від покупця платіжною карткою» вивантажується в документ «Коригування боргу» з видом операції «Проведення взаємозаліку»:
Таблична частина Сума платежу:
Реквізит «Тип розрахунків»:
|
Регістри відомостей
| Конфігурація «Роздрібна торгівля для України» | Конфігурація «Бухгалтерія для України» | Примітка |
| Відповідальні особи організацій | Відповідальні особи організацій | |
| Контактна інформація | Контактна інформація | |
| Паспортні дані фіз. осіб | Паспортні дані фіз. осіб | |
| ПІБ фіз. осіб | ПІБ фіз. осіб |
Контроль результатів обміну даними
Для контролю результатів обміну призначено «Монітор обміну даними» («Сервіс» - «Обмін даними з 1С:Бухгалтерія 8»» - «Монітор обміну даними»). Монітор обміну складається з кількох вкладок.
- На вкладці «Основна» відображаються результати останнього сеансу обміну.
- На вкладці «Додатково» показується статистика здійснених обмінів у графічному вигляді.
- На вкладці «Історія обмінів» виводиться інформація про кількість об'єктів, що вивантажуються, про кількість вивантажених об'єктів, час обміну, помилки.
- На вкладці «Відкладені рухи» відображається інформація про ті документи, які з тієї чи іншої причини не були проведені під час обміну даними. Після аналізу ситуації та усунення причин непроведення документів (у конфігурації «Бухгалтерія для України»), можна натиснути кнопку «Виконати відкладені рухи» та провести документи.
- На вкладці «Об'єкти обміну» відображається список об'єктів, що беруть участь в обміні даними, і порядок зіставлення цих об'єктів з об'єктами іншої інформаційної бази.
