Учет кассовых операций и работы с подотчетными лицами в программе «BAS Бухгалтерия»: пошаговое практическое руководство

Введение

Задание 1. Оформление поступления наличных в кассу предприятия

Задание 2. Выдача средств под отчет работнику

Задание 3. Отчет подотчетного лица об использовании средств

Задание 4. Оформление возврата остатка подотчетных средств

Дополнительные отчеты и контроль кассовых операций

Вопросы для самоконтроля

 

Введение

В этой статье на понятных примерах описано, как вести учет кассовых операций и операций с подотчетными лицами в программе «BAS Бухгалтерия». Мы рассмотрим, как оформить поступление и выдачу наличных, отчитаться по расходам подотчетного лица и как корректно отразить возврат неиспользованных средств. Пошагово будем сопровождать каждый этап скриншотами из программы.

Задание 1. Оформление поступления наличных в кассу предприятия

1.1 Описание ситуации

В кассу ООО «ИнБудсервис» с текущего счета банка по чеку №1 от 02.11.2021 поступило 1000 грн на хозяйственные нужды.

1.2 Действия в программе

Все кассовые операции в платформе «BAS Бухгалтерия» выполняются через раздел «Банк и Касса» – подменю «Касса».

1.3 Создание Приходного кассового ордера

Чтобы отразить поступление наличных, создаем документ «Приходный кассовый ордер»:

1. Открываем «Касса» – «Приходные кассовые ордера».
2. Нажимаем «Создать».
3. Выбираем вид операции «Получение наличных в банке».
4. Вносим сумму — 1000 грн. Сохраняем и проводим документ.

1.4 Оформление и печать документа

На вкладке «Печать» уточняем, от кого поступают деньги («Расчетный счет в банке») и указываем основание — «получение наличных на хозяйственные нужды». После сохранения нажимаем «Печать», чтобы получить бумажную форму ордера.

1.5 Проверка проведения документа

После проведения ордер попадает в «Журнал Приходные кассовые ордера». Выделяем нужный документ и с помощью команды «ДтКт» просматриваем сформированную бухгалтерскую проводку.

Задание 2. Выдача средств под отчет работнику

2.1 Описание ситуации

03.11.2021 года из кассы ООО «Будсервис» выдано 1000 грн под отчет сотруднику Левченко Владиславу Петровичу (производственный цех) для приобретения 10 кв.м. ламинированной ДСП по 75 грн/м2 (на сумму 900 грн, в т.ч. НДС 150 грн).

2.2 Формирование Расходного кассового ордера

Создаем в программе новый Расходный кассовый ордер:

1. Главное меню ? Банк и Касса ? Касса ? Расходные кассовые ордера.
2. Нажимаем «Создать».
3. Выбираем операцию «Выдача подотчетному лицу».
4. В поле получателя с помощью Справочника Физических лиц выбираем Левченко Владислава Петровича.
5. Вводим сумму — 1000 грн. Проводим и закрываем документ.

2.3 Оформление ордера для печати

На вкладке «Печать» пишем основание — «на хозяйственные нужды».

2.4 Печать документа и проверка проводок

Для печати ордера переходим в журнал Расходных кассовых ордеров и нажимаем «Печать».

Проведение можно увидеть в Журнале Кассовые документы — команда «Результат проведения документа (ДтКт)».

Задание 3. Отчет подотчетного лица об использовании средств

3.1 Описание ситуации

03.11.2021 г. Левченко Владислав Петрович подал отчет по расходованию 900 грн на приобретение 10 кв.м. ламинированной ДСП по 75 грн за 1 м2 (750 грн + 150 грн НДС).

3.2 Создание Авансового отчета

Для учета расходов подотчетного лица используется документ «Авансовый отчет»:

1. Главное меню ? Банк и Касса ? Касса ? Авансовые отчеты.
2. Ставим галочку «Подотчетное лицо», выбираем Левченко Владислава Петровича.
3. Создаем документ.
4. Заполняем вкладки «Авансы» (добавляем Расходный кассовый ордер) и «Товары» (ДСП ламинированная из номенклатурного справочника по 75 грн/м2).
5. Документ проводим и закрываем.

Через Справочник Номенклатуры добавляем или выбираем материал «ДСП ламинированная» со статьей расходов «Прямые производственные расходы». Позиция попадает в табличную часть Авансового отчета.

Обратите внимание: авансовый отчет необходимо сдать в кассу не позднее трех дней после получения средств.

3.3 Печать отчета и просмотр бухгалтерских проводок

Печатная форма доступна через кнопку «Печать» в журнале «Авансовые отчеты».

После выделения документа в журнале можно посмотреть проведение («Результат проведения документа», ДтКт).

Задание 4. Оформление возврата остатка подотчетных средств

4.1 Описание ситуации

Левченко Владислав Петрович получил под отчет 1000 грн, а израсходовал только 900 грн. Остаток в 100 грн должен быть возвращен в кассу предприятия.

4.2 Создание Приходного кассового ордера на возврат остатка

Для оформления возврата используем Приходный кассовый ордер, созданный на основании уже сформированного Авансового отчета:

1. Банк и Касса ? Касса ? Авансовые отчеты.
2. Выделяем нужный авансовый отчет.
3. Выбираем «Создать на основании» ? «Приходный кассовый ордер».
4. В открытом ордере оставляем заполненную сумму — 100 грн.
5. В поле «Печать» указываем: «Возврат неиспользованных подотчетных сумм».
6. Сохраняем и проводим документ.

4.3 Печать и проверка бухгалтерских проводок

Готовый ордер можно распечатать из Журнала Приходных кассовых ордеров.

Бухгалтерская проводка по частичному возврату подотчетных сумм видна в «Результат проведения документа (ДтКт)».

Дополнительные отчеты и контроль кассовых операций

5.1 Кассовая книга

Движение наличных автоматически отражается в Кассовой книге — отчете, который формируется на каждый рабочий день. Чтобы посмотреть состояние операций, выбираем в меню: «Банк и касса» ? «Отчеты» ? «Кассовая книга», задаем нужный период и нажимаем «Сформировать».

5.2 Анализ движения по счету 301

Отчет «Анализ счета» позволяет посмотреть все операции по счету 301 за выбранный период (например, с 1 по 30 ноября).

5.3 Оборотно-сальдовая ведомость по подотчетным лицам

Отчет «Оборотно-сальдовая ведомость» по счету 372 формируем через «Отчеты» – «Стандартные отчеты», выбираем период и номер счета. Так можно отслеживать остатки и обороты подотчетных сумм.

Вопросы для самоконтроля

1. Как правильно заполнить Приходный кассовый ордер в программе?
2. Какие способы оформления Расходных кассовых ордеров существуют в программе?
3. Какие этапы заполнения Авансового отчета в «BAS Бухгалтерия»?
4. Как формируется бухгалтерская проводка по учету кассовых операций?
5. Как учитываются расчеты с подотчетными лицами?
6. Какие особенности формирования Кассовой книги в «BAS Бухгалтерия»?