Электронный учет денежных средств на современном предприятии
В этой статье рассмотрены принципы электронного учета денежных средств в условиях применения современных программных продуктов, организационные требования, порядок оформления кассовых операций, настройки в информационных системах и автоматизация отчетности.Общие требования к учету денежных средств. Случаи, когда наличность не считается сверхлимитной. Ответственность за организацию кассовых операций. Особенности электронного учета наличности. Автоматизированные отчеты — аналитика и контроль. Особенности учета счетов и осуществления банковских операций. Выводы
Общие требования к учету денежных средств
Случаи, когда наличность не считается сверхлимитной
Ответственность за организацию кассовых операций
Особенности электронного учета наличности
Автоматизированные отчеты — аналитика и контроль
Особенности учета счетов и осуществления банковских операций
Общие требования к учету денежных средств
В современной хозяйственной деятельности все финансовые операции предприятий делятся на наличные и безналичные. Организовать правильный учет кассовых операций необходимо с учетом конкретных правил. Для этого следует соблюдать следующие требования:
- Необходима специально оборудованная касса.
- Назначение материально ответственного лица, на которое возлагается полная ответственность за сохранность наличности согласно заключенному договору.
- Расчеты наличными в пределах ограничений: с юрлицами — до 10 000 грн, с физлицами — до 50 000 грн в день.
- Своевременное документальное оформление всех операций с денежными средствами.
- Установление и утверждение лимита кассы приказом руководителя.
- Соблюдение сроков сдачи сверхлимитной наличности в банк в зависимости от расположения предприятия (ежедневно, на следующий день или раз в 5 дней).
- Правильное хранение сверхлимитной наличности в установленные сроки в зависимости от целевого назначения средств (см. таблицу).
Сроки хранения наличности сверх лимита
| № | Целевое назначение | Сроки хранения |
|---|---|---|
| 1 | Наличность из банка для выплат из фонда оплаты труда, пенсий, стипендий, дивидендов и т. п. сверх лимита кассы | До 5 рабочих дней, включая день получения |
| 2 | Наличность для выплат по п. 1 работникам удаленных обособленных подразделений (железнодорожный транспорт, порты) | До 10 рабочих дней |
| 3 | Наличность из выручки для выплат из фонда оплаты труда сверх лимита | До 3 рабочих дней со дня наступления срока выплат |
Помните, все сверхлимитные средства должны быть сданы в банк или использованы в соответствии с назначением в установленный срок. Есть отдельные случаи, когда наличность не считается сверхлимитной, которые подробно описаны ниже.
Случаи, когда наличность не считается сверхлимитной
В день поступления наличность не считается сверхлимитной, если:
- Она сдана в обслуживающий банк не позднее следующего рабочего дня после поступления сверх установленного лимита кассы,
- Выдана для расходов предприятия в этот же или следующий рабочий день без предварительной сдачи в банк, если это соответствует законодательству,
- Наличность поступила в выходной или праздничный день и сдана в банк в следующий рабочий день предприятия и банка либо использована на предпринимательские нужды в соответствии с законом.
Ответственность за организацию кассовых операций
Руководитель предприятия отвечает за надлежащую организацию кассовых операций, соблюдение нормативных требований и достоверность данных, используемых для расчета лимита кассы.
Расчет и регулирование лимита кассы осуществляются по определенной процедуре, которая подробно представлена ниже.
Когда корректируют лимит кассы и сроки сдачи наличности?
- При изменении законодательства, регулирующего обращение наличности;
- В случае изменения внутреннего распорядка (графиков работы);
- Когда изменяется объем поступлений и расходов денежных средств и т. п.
Несоблюдение норм обращения наличности влечет наложение административных штрафов. Их размеры подробно отражены в таблице ниже.
Размеры штрафных санкций за нарушения при обращении наличности
| Нормативный акт | Вид нарушения | Размер штрафа |
|---|---|---|
| Кодекс Украины об административных правонарушениях, ст. 163-15 | Нарушение порядка проведения наличных расчетов, превышение предельных сумм, игнорирование требований к электронным средствам оплаты | 100–200 необлагаемых минимумов доходов |
| Повторно в течение года — те же нарушения | 500–1000 необлагаемых минимумов доходов | |
| Кодекс Украины об административных правонарушениях, ст. 164-4 | Нарушение сроков сдачи выручки торговыми предприятиями | 17–88 необлагаемых минимумов доходов |
| Повторное нарушение сроков сдачи выручки | 43–175 необлагаемых минимумов доходов |
Особенности электронного учета наличности
Электронный учет управления денежными средствами — это проведение, регистрация и контроль кассовых операций в специализированных бухгалтерских информационных системах.
Чтобы начать электронный учет, необходимо настроить в системе параметры кассы и банка. Это делается по следующему маршруту: «Главное» ? «Настройки» ? «Параметры учета» ? «Банк и касса».
Подробное описание и характеристику параметров можно посмотреть ниже:
Оформление поступления наличности: приходный кассовый ордер
Когда наличность поступает в кассу предприятия, создается электронный документ «Приходный кассовый ордер».
Такой ордер отражает все основные сценарии поступления средств, которые показаны на следующих иллюстрациях:
Создание происходит по маршруту: «Касса» ? «Касса» ? «Приходные кассовые ордера».
Обязательные реквизиты приходного кассового ордера:
- Номер ордера — непрерывный, регистрируется в соответствующем журнале;
- Организация — полное название предприятия из базы данных (справочник «Организация»);
- Дата — день составления ордера;
- Счет — корреспондирующий счет (301 «Наличность в национальной валюте», 302 — в иностранной);
- Вид операции — например, оплата от покупателя, возврат средств, получение наличности со счета, другое;
- Сумма — общая сумма поступающей наличности;
- Статья движения денежных средств — определяется через соответствующий справочник;
- Печать — вкладка с возможностью автоматически указать контрагента и основание для внесения.
Данные об ответственных лицах (руководитель, бухгалтер, кассир) необходимо заранее внести в раздел «Ответственные лица организации».
Оформление расходов: расходный кассовый ордер
Расходный кассовый ордер применяется при выдаче денег из кассы. Его создание и заполнение аналогично приходному, однако здесь необходимо еще указать паспортные данные получателя — физического лица.
Виды операций, проводимых этим документом:
Ключевые особенности заполнения реквизитов в зависимости от хозяйственной операции вы можете посмотреть ниже:
Кассовая книга и ее ведение
Все приходные и расходные кассовые ордера автоматически регистрируются в соответствующих журналах. На их основании в программе (например, «BAS: Бухгалтерия») формируется электронная «Кассовая книга»: «Банк и касса» ? «Отчеты» ? «Кассовая книга».
В кассовую книгу включаются:
- Дата и номер кассового ордера
- Реквизиты предприятия
- Корреспондирующий счет
- Поступления и выбытия
- Вид операции
- Контрагент
- Сальдо на начало и конец дня
- Количество оформленных ордеров
- Фамилии ответственных лиц
Кассовая книга ведется ежедневно, и на ее основе быстро формируется сопроводительная документация — журналы регистрации ордеров и книга учета принятых и выданных средств.
Автоматизированные отчеты — аналитика и контроль
Электронные системы бухгалтерского учета (например, «BAS: Бухгалтерия») позволяют автоматически формировать отчеты по необходимым счетам и периодам. Вот основные типы таких отчетов:
| Название отчета | Что показывает | Как сформировать |
|---|---|---|
| Оборотно-сальдовая ведомость | Данные по выбранному счету и субсчетам за период: остатки, обороты по дебету и кредиту, взаимосвязи с другими счетами | «Отчеты» → «Стандартные отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость» |
| Оборотно-сальдовая ведомость по счету | Детализация по счету и объектам аналитики | «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» |
| Шахматная ведомость | Табличное представление оборотов между счетами | «Отчеты» → «Шахматная ведомость» |
| Обороты счета | Обороты и остатки по счету, детализация по корреспондирующим счетам | «Отчеты» → «Обороты счета» |
| Обороты между субконто | Все обороты между выбранными видами субконто | «Отчеты» → «Обороты между субконто» |
| Анализ счета | Остатки по счету на начало и конец, обороты, корреспонденции с другими счетами | «Отчеты» → «Анализ счета» |
| Анализ субконто | Детализация оборотов по конкретному субконто, аналитическая информация, сумма НДС | «Отчеты» → «Анализ субконто» |
| Карточка счета | Корреспонденции счетов по датам и документам, детализация по аналитике | «Отчеты» → «Карточка счета» |
| Карточка субконто | Движение по конкретному субконто по всем счетам | «Отчеты» → «Карточка субконто» |
| Сводные проводки | Список операций за период с упорядочиванием по дебету, кредиту и прочее | «Отчеты» → «Сводные проводки» |
| Отчет по проводкам | Сводные данные по корреспонденциям счетов по параметрам фильтрации | «Отчеты» → «Отчет по проводкам» |
| Главная книга | Общая картина по счетам: остатки, обороты, итоги | «Отчеты» → «Главная книга» |
Особенности учета счетов и осуществления банковских операций
Для отражения наличных операций применяется счет 30 «Наличность» и его основные субсчета:
- 301 — «Наличность в национальной валюте»
- 302 — «Наличность в иностранной валюте»
Для накопления средств предприятия используют открытые в банке счета. Актуальные инструкции регламентируют процедуру их открытия, перечень документов приведен ниже.
Перечень документов для открытия счета
Электронный учет банковских операций
Для учета движения средств через банк в систему необходимо предварительно внести банковскую информацию: номер счета, МФО, валюту, наименование счета и т. п.
Операции поступления денег отражаются документом «Поступление на банковский счет».
С помощью этого документа регистрируются:
- Поступление оплаты от покупателей
- Возврат средств от/поставщикам
- Получение кредитов и займов
- Инкассация выручки
- Другие финансовые операции
Основные поля для заполнения:
- Номер и дата, организация, счет корреспондента, плательщик и его счет, счет организации
- Вид операции (оплата, возврат, инкассация, кредиты/займы и т. п.)
- Договор с контрагентом и конкретный расчетный документ (при необходимости)
- Сумма, НДС, счета для аналитики
Выводы
Правильная организация учета денежных средств — это залог эффективной финансовой деятельности предприятия. В условиях автоматизации бухгалтерского учета большинство хозяйственных операций и отчетности ведутся в электронном виде, что минимизирует риски ошибок и позволяет быстро контролировать движение средств, сохранять финансовую дисциплину, своевременно выполнять требования законодательства и эффективно планировать денежные потоки.
