Чому після проведення кадрових змін у середині місяця може збільшуватися кількість записів у документі «Нарахування зарплати працівникам організацій»?
Збільшення кількості записів щодо нарахувань працівника в документі «Нарахування зарплати працівникам організацій» можливе у двох випадках: якщо в середині місяця виконано підвищення заробітної плати; якщо в середині місяця виконано кадрове переміщення працівника (зміна посади або підрозділу, у якому працює працівник). Розглянемо обидва випадки.
Наведені в методиках рекомендації моделювалися в конфігурації «Бухгалтерія для України», редакція 1.2.
На формування записів щодо нарахувань працівника в документі «Нарахування зарплати працівникам організацій» впливають призначення та нарахування працівника, сформовані документом «Прийняття на роботу в організацію».
Дані про нарахування працівника організації зберігаються в однойменному регістрі відомостей «Нарахування фізичних осіб організацій» меню «Зарплата» – «Планові параметри» – «Планові нарахування працівників організацій» (рисунок 1).
Рисунок 1 – Регістр відомостей «Нарахування фізичних осіб організацій»
Дані про призначення працівника організації зберігаються в регістрі відомостей «Працівники організацій» (рисунок 2).
Рисунок 2 – Регістр відомостей «Працівники організацій»
Збільшення кількості записів щодо нарахувань працівника в документі «Нарахування зарплати працівникам організацій»можливе у двох випадках:
- Якщо в середині місяця виконано підвищення заробітної плати.
- Якщо в середині місяця виконано кадрове переміщення працівника (зміна посади або підрозділу, у якому працює працівник).
Розглянемо обидва випадки.
У середині місяця виконано підвищення заробітної плати працівника.
Для відображення змін нарахувань працівників організації використовується документ «Відомості про планові нарахування працівників організації». У документі необхідно вибрати працівника, для якого відображається підвищення заробітної плати, і зазначити дату, починаючи з якої зміни наберуть чинності. При цьому автоматично будуть заповнені дані на вкладці «Планові нарахування». Для того щоб внести зміни до нарахувань, необхідно встановити Дія – Змінити та зазначити нове значення нарахування (рисунок 3).
Рисунок 3 – Документ «Кадрове переміщення організацій»
Після проведення документа «Відомості про планові нарахування працівників організації» дані про нові нарахування потраплять до регістру відомостей «Нарахування фізичних осіб організацій» (рисунок 4).
Рисунок 4 – Регістр відомостей «Нарахування фізичних осіб організацій»
Для нарахування заробітної плати працівникам організації використовується документ «Нарахування зарплати працівникам організацій», який має можливість автоматичного заповнення. При цьому слід звернути увагу на те, що в регістрі відомостей «Нарахування фізичних осіб організацій» фіксується дата початку дії нарахування, але не фіксується дата закінчення дії нарахування. Якщо кадрову зміну виконано за допомогою документа «Відомості про планові нарахування працівників організації» в середині місяця, то під час автоматичного заповнення документа «Нарахування зарплати працівникам організації» будуть вибиратися дані за повний робочий місяць щодо нарахувань, що діяли на початок місяця, і щодо призначень, зазначених у документі «Відомості про планові нарахування працівників організації» (рисунок 5).
Рисунок 5 – Документ «Нарахування зарплати працівникам організацій»
У зв'язку з тим, що в конфігурації не ведеться облік графіків робочого часу працівників, під час автоматичного заповнення документа «Нарахування зарплати працівникам організацій» для кожного нарахування буде заповнено однакову кількість відпрацьованих днів і годин, що дорівнює нормі днів і годин за місяць, зазначеній у шапці документа (рисунок 6).
Рисунок 6 – Документ «Нарахування зарплати працівникам організацій» вкладка «Нарахування»
Для коректного розрахунку зарплати працівникам організацій з урахуванням кадрових змін, виконаних у середині місяця, необхідно вручну виправити відпрацьовані в розрахунковому місяці дні за кожним із нарахувань і виконати розрахунок нарахувань працівника (рисунок 7).
Рисунок 7 – Документ «Нарахування зарплати працівникам організацій» вкладка «Нарахування»
У середині місяця виконано зміну посади працівника.
Для відображення змін призначення працівників організації використовується документ «Кадрове переміщення організацій». У документі необхідно вибрати працівника, для якого виконуватимуться кадрові зміни, зазначити дату, починаючи з якої кадрові зміни наберуть чинності, при цьому автоматично будуть заповнені дані на вкладці «Нарахування». Зміни посади/підрозділу необхідно виконувати в табличній частині Працівники (рисунок 8).
Рисунок 8 – Документ «Кадрове переміщення організацій»
Після проведення документа «Кадрові переміщення організацій» дані про нове призначення працівника потраплять до регістру відомостей «Працівники організацій» (рисунок 9).
Рисунок 9 – Регістр відомостей «Працівники організацій»
Для нарахування заробітної плати працівникам організації використовується документ «Нарахування зарплати працівникам організацій», який має можливість автоматичного заповнення. При цьому слід звернути увагу на те, що в регістрі відомостей «Працівники організацій» фіксується дата початку дії призначення, але не фіксується дата закінчення дії призначення. Якщо кадрову зміну виконано за допомогою документа «Кадрове переміщення організацій» у середині місяця, то під час автоматичного заповнення документа «Нарахування зарплати працівникам організації» будуть вибиратися дані за повний робочий місяць щодо призначень, що діяли на початок місяця, і щодо призначень, зазначених у документі «Кадрове переміщення організацій» (рисунок 10).
Рисунок 10 – Документ «Нарахування зарплати працівникам організацій»
У зв'язку з тим, що в конфігурації не ведеться облік графіків робочого часу працівників, під час автоматичного заповнення документа «Нарахування зарплати працівникам організацій» для кожного нарахування буде заповнено однакову кількість відпрацьованих днів і годин, що дорівнює нормі днів і годин за місяць, зазначеній у шапці документа (рисунок 11).
Рисунок 11 – Документ «Нарахування зарплати працівникам організацій» вкладка «Нарахування»
Для коректного розрахунку зарплати працівникам організацій з урахуванням кадрових змін, виконаних у середині місяця, необхідно вручну виправити відпрацьовані в розрахунковому місяці дні за кожним із нарахувань і виконати розрахунок нарахувань працівника (рисунок 12).
Рисунок 12 – Документ «Нарахування зарплати працівникам організацій» вкладка «Нарахування»
Якщо під час зміни призначення працівника змінюється оклад, то необхідно на вкладці «Нарахування» встановити Дія – Змінити, зазначити новий оклад і обов'язково встановити прапорець «Індексація заробітку з коефіцієнтом:» зі значенням 1.
При цьому в документі «Нарахування зарплати працівникам організацій» виконуватиметься збільшення записів так само, як і у випадку підвищення заробітної плати, відображеного документом «Введення відомостей про планові нарахування працівників організацій» (описаному вище).
