Налаштування параметрів обліку.

Після того, як створено підприємство в однойменному довіднику, будуть потрібні налаштування параметрів обліку. Такий механізм запроваджує основні «правила гри» для всієї інформаційної бази, не враховуючи особливостей конкретних юридичних осіб, які входять до складу організації. Змінювати будь-які правила гри з часом можна. Однак, як і в будь-якій грі, це краще робити якомога рідше.

Важливо! Під час налаштування параметрів обліку поспішати або залишати невирішені питання вкрай не рекомендується. Виправлення подальших наслідків неправильно визначених правил може виявитися дуже нервовою та дорогою дією.

Відкрити вікно цього налаштування параметрів обліку слід за посиланням на основній панелі функцій «Налаштування параметрів обліку» або ж «Підприємство Налаштування параметрів обліку». Розглянемо всі вкладки цього вікна.

На вкладці «Валюта» зазначається валюта ведення бухгалтерського обліку, іншими словами, фіксується той елемент довідника «Валюта», що визначає основну валюту обліку, національну валюту → гривню. Фактично це налаштування є технічним. Крім того, воно визначається автоматично під час попереднього введення інформації в систему.

Важливо! Після заповнення хоча б одного документа, будь-якого типу, внести зміни до налаштування «Валюта» буде неможливо.

Дуже важлива вкладка «Запаси». Вона вказує принципи обліку ТМЦ у певних межах інформаційної системи.

Більша частина параметрів налаштування обліку досліджень фактично є засобом довільної зміни властивостей, а також складу видів окремих субконто рахунків обліку запасів бухгалтерського Плану рахунків. Увімкнення/вимкнення прапорців призведе до доповнення/видалення видів окремих субконто на рахунках, а також до зміни характеру рахунків.

Незмінне «Дозволяється списання запасів за відсутності залишків за даними обліку» дає можливість відображати вибуття ТМЦ (списання, продажі, переміщення) навіть у разі потреби запасів на складах, тобто відображати їх вибуття «в мінус». Розрахунок первісної вартості при цьому, звісно, не буде коректним, через те, що вибуття відсутніх позицій у даних за рахунками запасів буде відображатися від'ємними запасами. Якщо ж цей прапорець вимкнено, то під час проведення «товарних» документів виконується контроль залишків на складах. Документ не проводиться за нестачі ТМЦ і видається відповідне повідомлення.

Важливо! Зняття контролю від'ємних залишків може бути важливим під час запуску інформаційної системи, коли не введено повністю всі залишки ТМЦ або коли протягом певного часу прибуткові документи невчасно надходять до бухгалтерії та регулярно вводяться «заднім числом».

Однак необхідно знати, що для отримання потрібної собівартості запасів наприкінці цього періоду часу після введення всіх документів необхідно увімкнути контроль залишків, а також перепровести всі документи цього періоду.

Налаштування «Ведеться облік зворотної тари» задає видимість для певної табличної частини «Тара» у торгових документах і, як результат → можливість ведення операцій зі зворотною тарою. Порівняно з попередніми параметрами, які впливають безпосередньо на фізичну структуру облікових механізмів прикладного рішення, цей параметр має допоміжне значення. Відображати операції з тарою буде можливо й після вимкнення цього прапорця, однак не дуже зручним способом. Прапорець установлюється у разі використання зворотної тари в діяльності хоча б одного з підприємств, облік яких ведеться в інформаційній базі.

Параметр «Вести облік за партіями» визначає фізичну наявність або відсутність у Плані рахунків такого типу субконто, як → субконто «Партії» на субрахунках рахунку 20 (усі субрахунки, крім 206), а також на всіх субрахунках рахунків 25, 26 і субрахунках 281, 284, 289, 0221, 0241, 1521 і 1531. Вид субконто «Партії» необхідний для підприємства партійного обліку і відіграє роль лише в тому разі, якщо в параметрі «Спосіб оцінки МПЗ» облікової політики з бухгалтерського обліку позначено значення «ФІФО». До того ж установлення такого методу оцінювання призводить до автоматичного увімкнення цього прапорця та додавання третьої аналітики «ТМЦ» у Плані рахунків. Якщо прийнято такий метод, як «За середньою», то третій аналітиці цих рахунків присвоюється нульове значення.

Порада! У разі ведення підприємством завжди середньозваженого обліку, партійний облік вмикати не обов'язково. До того ж під час переходу з методу «ФІФО» на середньозважений, щоб уникнути втрати раніше накопиченої інформації, вимикати партійний облік не рекомендується.

Такий параметр, як «Вести складський облік», дає визначення фізичній наявності або відсутності виду субконто «Склади» на таких самих рахунках і субрахунках обліку ТМЦ, що були перелічені в попередньому пункті. Додавання цієї аналітики дає можливість вести облік номенклатури в розрізі складів, а також отримувати точні залишки ТМЦ за всіма місцями зберігання організації. Розрахунок первісної вартості вибуття за цього обліку ведеться залежно від вартості та дати залишків партій ТМЦ не за організацією загалом, а в межах окремого складу (якщо увімкнено сумовий облік за складами).

Порада Вимкнення складського обліку буде зручним для підприємств, які не мають жодних складів. Наприклад, для організацій, що надають будь-які послуги. З точки зору техніки, відсутність невикористовуваних, зайвих, розрізів обліку призводить до зменшення навантаження на інформаційну базу, що забезпечує легку роботу та відтерміновує момент перевантаження системи інформацією.

Такий параметр, як «Сумовий облік за складами», призначений для визначення, чи буде вестися лише кількісний облік за складами або ж паралельно і кількісний, і сумовий облік. Оцінка матеріалів і товарів у першому випадку для цілей бухгалтерського обліку не залежить від складу, з якого вони були отримані. Іншими словами, цей параметр допоможе користувачеві встановити, чи буде в розрізі складів вестися лише кількісний облік або ще й облік первісної вартості. Коли параметр увімкнено, то спосіб оцінки ТМЦ, що вибувають, застосовуватиметься не в межах усього підприємства, а в межах окремого складу. Налаштування прийнятне для редагування лише за увімкненого обліку в розрізі складів.

Важливо! Коли вимкнено прапорець «Сумовий облік за складами», то неможливо точно сказати, яка вартість залишків на кожному зі складів → лише за організацією загалом.

Іншою дуже важливою особливістю цієї обробки є те, що вона може змінювати фізичну структуру облікових механізмів прикладного рішення (Планів рахунків). При цьому видалення або додавання будь-яких типів субконто абсолютно ніяк не впливає на якість усієї первинної інформації. Це означає, що все, що величезною працею було внесено до первинних документів, «Налаштуванням параметрів обліку» ніяк не зачіпається. А ось відображення господарської діяльності в бухгалтерському та податковому обліках може змінюватися: деталізація обліку має властивість зменшуватися, що потім буде добре видно за допомогою невідкладних бухгалтерських звітів, або ж збільшуватися.

Зміна будь-яких налаштувань на вкладці «Запаси» під час експлуатації інформаційної бази має відбуватися обґрунтовано. Річ у тім, що будь-яке вимкнення раніше увімкнених прапорців призведе до фізичного видалення розрізів аналітики обліку запасів у Плані рахунків або ж проміжних результатів у таблиці проводок. До того ж видалення первинної інформації, що міститься в документах, не відбувається. Але всі оперативні бухгалтерські звіти не відображатимуть детальні облікові дані в тих розрізах, від яких ви відмовилися.

Відновити попередні розрізи обліку можливо шляхом зворотного увімкнення прапорців. Однак для того, щоб звіти знову почали відображати потрібні розрізи, потрібно перепровести всі документи за потрібний період часу. Проте перепроведення документів уже минулих періодів → завдання не завжди технічне. Дуже часті ситуації, коли методологічні та логічні помилки закритих періодів у них самих і «ховаються». Перепроведення ж усі ці недоліки «виштовхне на поверхню».

Наступна вкладка «Товари в роздрібній торгівлі». Для підприємств, які здійснюють оцінку товарів у роздрібній торгівлі на таких складах, як «НТТ» (неавтоматизована торгова точка) за продажними цінами (відповідна ознака визначається в обліковій політиці бухгалтерського обліку), можна також вести додатковий аналітичний облік:

→ «За номенклатурою (обороти)». Його ведення призводить до додавання виду субконто «Номенклатура» на субрахунок 2822 «Товари в роздрібній торгівлі (у НТТ за продажною вартістю)». До того ж для виду субконто автоматично вмикається прапорець «Лише обороти», за номенклатурними позиціями, результатом чого в НТТ не буде накопичення та відстеження залишків. Це може бути пов'язано з тим, що в НТТ за цінами продажу відображається лише сумовий облік. Отже, інформація про переоцінки та продажі вводиться не за кожною окремою номенклатурною позицією, а зведеною сумою. І це налаштування дає можливість фіксувати дані про надходження в НТТ у розрізі номенклатури товарів, що надійшли, що дозволяє за допомогою Оборотно-сальдової відомості аналізувати, а також контролювати надходження товарів до неавтоматизованих торгових точок організації в розрізі номенклатурних позицій;

→ «За ставками ПДВ» також застосовується за сумового обліку за складами типу «НТТ». Його вибір спричиняє додавання типу субконто «Ставка ПДВ» до субрахунку 2822. Така аналітика необхідна для правильного обліку ПДВ, коли продажі в роздрібній торгівлі здійснюються за різними ставками ПДВ.

Важливо! Оскільки всі вищезгадані параметри визначаються в обробці «Налаштування параметрів обліку», не забувайте, що задана цими параметрами обліку логіка діятиме для всієї інформаційної системи та для всіх підприємств, які ведуть у ній облік.

На вкладці «План рахунків» відображається ознака використання рахунків-класів як груп. Детальні пояснення увімкнення цього налаштування наведено на самій вкладці.

На вкладці «Розрахунки з контрагентами» існує лише один елемент керування. За допомогою реквізиту «Вести розрахунки за документами» відображається підключення або ж вимкнення такого виду субконто, як «Документи розрахунків з контрагентами», який дає змогу деталізувати облік взаєморозрахунків не лише в розрізі договорів з контрагентами та контрагентів, а й у розрізі таких документів розрахунків, як → накладних, платіжних доручень і касових ордерів.

Важливо! У разі невизначеного увімкнення/вимкнення прапорця може порушитися склад підсумкових даних.

На цій вкладці також ми можемо зазначити строк, після якого поточний борг постачальникам і борг наших покупців стають простроченими.

Вкладка «Інший аналітичний облік» містить механізм підключення або вимкнення аналітичного обліку на рахунках обліку готівкових коштів. Крім сфери застосування (субрахунки 301 і 302), цей механізм діє цілком аналогічно до вищезгаданої механіки керування аналітичним обліком розрахунків з контрагентами (прапорець навпроти «Вести аналітичний облік грошових коштів за відокремленими підрозділами»). Тому на субрахунках 301 і 302 з'явиться додаткова аналітика «Відокремлені підрозділи без організації юр. особи».

На вкладці «Виробництво» визначають тип цін, який визначатиметься системою як тип цін планової первісної вартості. Докладніше аспекти виробничого обліку буде описано у відповідному розділі. Для «швидкого старту» це налаштування взагалі не слід заповнювати.

Потім слід натиснути кнопку «ОК». Система знову «задумається», а після завершення «роздумів» їх результат можна буде проаналізувати у вікні повідомлень.