Загальні принципи та механізми обліку запасів

Реєстрація операцій документами

Вплив дати актуальності обліку

Вплив облікових налаштувань системи

Важливо!!!

Реєстрація операцій документами

Головним способом ведення обліку в прикладному рішенні є реєстрація фактів господарської діяльності за допомогою документів. Такий спосіб дає зручності:

• автоматичне створення записів бухгалтерського та податкового обліку (проводок) під час проведення документа,

• автоматизоване введення інформації на основі раніше введеної,

• друк документа на паперовому носії.

Ручний облік ТМЦ (за допомогою документа "Коригування записів регістрів" або "Операція (бухгалтерський та податковий облік)"), можливий, але дуже складний. Плюс усі розрахунки користувач здійснює вручну, контролюючі функції системи не використовуються, коректне та узгоджене відображення операції в усіх видах обліку і в усіх регістрах цілком повністю покладається на користувача.

Вплив дати актуальності обліку

Дата актуальності обліку. Спеціальне налаштування "Дата актуальності обліку", яке дозволяє скоротити час на проведення документа, також впливає на відображення операцій із запасами. Так, для документів, дата яких є пізнішою за визначену дату актуальності обліку, не буде здійснюватися розрахунок собівартості вибуття ТМЦ. Іншими словами, проводки за кредитом рахунків обліку запасів створюватимуться лише з кількісними параметрами. Після відновлення актуальності обліку за допомогою особливої процедури, яку запускають при зміні дати актуальності обліку, додаватимуться сумові показники проводок. Організація роботи підсистеми зумовлюється великою кількістю факторів, але основними можна назвати налаштування облікової політики та налаштування параметрів обліку.

Вплив облікових налаштувань системи

На поведінку облікової підсистеми впливає низка налаштувань.

Налаштування "Облікова політика організацій" ("Підприємство - Облікова політика - Облікова політика організацій") насамперед установлює метод оцінки вибуття запасів.

Рис.1. Облікова політика

"Налаштування параметрів обліку" дозволяє в користувацькому режимі налаштувати деталізацію аналітичного обліку запасів (на вкладках "Запаси" та "Товари в роздрібній торгівлі") і має різні варіанти бухгалтерського та податкового аналітичного обліку.

Частина параметрів налаштування фактично є засобом автоматизованої зміни бухгалтерського плану рахунків (рахунків обліку запасів). Увімкнення/вимкнення прапорців призводить до додавання/видалення видів субконто на рахунках і зміни властивостей рахунків.

Важливо!!!

Якщо в момент, коли ви змінюєте параметри в базі, там уже є дані (документи або проводки), пов'язані зі змінюваними рахунками, то після зміни може бути втрачена частина інформації. Або інформація, що є, з урахуванням змін, стане некоректною. Тому до зміни параметрів під час роботи потрібно ставитися дуже обережно.

Рис.2. Налаштування параметрів обліку

Проаналізуємо зміст кожного параметра та його вплив на облік запасів. Вкладка

"Запаси":

• "Дозволено списання запасів, якщо відсутні залишки за даними обліку" - увімкнення прапорця дозволяє відображати операції вибуття ТМЦ (продажі, списання, переміщення) навіть у тому разі, коли відсутні залишки на складах, тобто відображати вибуття "в мінус". Вимкнення контролю має сенс у перший час роботи, поки ще не внесені всі залишки ТМЦ, або якщо протягом періоду регулярно прибуткові документи потрапляють до бухгалтерії із запізненням і вводяться "заднім числом". Для отримання коректної собівартості запасів наприкінці періоду після введення всіх документів рекомендують вимкнути прапорець і перепровести всі документи періоду,

• "Вести облік за партіями" - установлює наявність виду субконто "Партії" на рахунках обліку запасів. Завдяки ньому фіксується "партієутворюючий" документ - прибуткова накладна, авансовий звіт. Це потрібно для організації партійного обліку. Якщо прийнято метод "За середньою", і увімкнено ведення партійного обліку, то третя аналітика ТМЦ-рахунків отримує "порожнє" значення. Якщо для всіх організацій в ІБ ведеться середньозважений облік ТМЦ, то вводити партійний облік не має сенсу,

• "Вести складський облік" - установлює наявність виду субконто "Склади" на рахунках обліку запасів. Увімкнення цієї додаткової аналітики дозволяє вести кількісний облік номенклатури в розрізі складів і отримувати точні залишки ТМЦ за місцями зберігання підприємства,

• "Сумовий облік за складами" - установлює, чи вестиметься лише кількісний облік за складами, або паралельно кількісний та сумовий облік. У першому випадку оцінка товарів і матеріалів не залежить від того, з якого складу вони вибули. Якщо прапорець увімкнений, то спосіб оцінки вибуваючих МПЗ застосовуватиметься не в межах усієї організації, а в межах залишків конкретного складу. Налаштування доступне для редагування лише за увімкненого обліку в розрізі складів,

• "Ведеться облік поворотної тари" - керування видимістю спеціальної табличної частини "Тара" у торговельних документах і, як наслідок, - можливістю відображення операцій із поворотною тарою.

Вкладка "Товари в роздрібній торгівлі":

• "За номенклатурою (обороти)" - налаштування, яке застосовується при обліку товарів у роздрібній торгівлі на складах виду "НТТ" за цінами продажу (сумова роздрібна торгівля). Його увімкнення породжує додавання оборотного виду субконто "Номенклатура" на рахунок 2822 "Товари в роздрібній торгівлі (у НТТ за продажною вартістю)". При цьому за номенклатурними позиціями в НТТ не накопичуватимуться і не відстежуватимуться залишки. Це налаштування дозволяє фіксувати надходження в НТТ у розрізі номенклатури товарів, що надійшли, та аналізувати їх за допомогою звітів. А інформація про продажі та переоцінки вводитиметься зведеною сумою,

• "За ставками ПДВ" - це налаштування також застосовується при сумовому обліку роздрібної торгівлі за складами виду "НТТ". Його увімкнення викликає додавання виду субконто "Ставка ПДВ" на рахунок 2822. Така аналітика потрібна для коректного обліку ПДВ, якщо продажі в роздрібній торгівлі здійснюються за різними ставками ПДВ.

Вкладка "Інший аналітичний облік":

"Використовувати знижки" – здійснює керування видимістю реквізитів, які пов'язані зі знижками, у документах продажу.