Планування робіт

Замовлення-наряд

Ресурси підприємства

Планування робіт, послуг

Завантаження ресурсів підприємства

Планування робіт з використанням замовлень

У програмі «BAS Малий бізнес» автоматизовано відображення господарських операцій, пов’язаних із наданням сервісних послуг. Для роботи з підсистемою Роботи необхідно перейти до відповідного розділу.

Замовлення-наряд

Замовлення-наряд — це документ, що поєднує функції замовлення покупця, рахунку на оплату, акта виконаних робіт і видаткової накладної для сфери сервісних послуг зі списанням на нього прямих матеріальних і трудових витрат.

За допомогою замовлень-нарядів рекомендовано відображати операції з планування та обліку сервісних робіт і послуг, зокрема перукарські послуги, ремонт взуття, ремонт одягу, автомийку та інші роботи й послуги, для яких характерний короткий виробничий цикл.

Список замовлень-нарядів містить інформацію про виконання та стан замовлення-наряду, а також відсоток його оплати.

Відображення рядків замовлення-наряду містить інформацію про стан його виконання: закреслений рядок означає, що замовлення-наряд закрито.

Ступінь відвантаження й оплати відображається круговими діаграмами.

За допомогою замовлення-наряду можна як замовити роботи (послуги), так і здійснити їх реалізацію. Водночас на нього можуть бути віднесені матеріальні й трудові витрати, але трудові — лише за роботами. Разом із роботами (послугами) за допомогою замовлення-наряду можна реалізувати супутні товари: запчастини, витратні матеріали. У замовленні-наряді також можна зазначити матеріали замовника, використані під час виконання робіт, — для інформації. Крім того, у документі можна вказати ресурси підприємства, залучені для виконання цього замовлення. Залучені ресурси зазначаються на відповідній закладці. Планування ресурсів є опціональним і налаштовується в налаштуваннях обліку Компанія розділу Налаштування.

Облік матеріальних і трудових витрат можливий лише для номенклатурних позицій із типом Робота. Для номенклатурних позицій із типом Послуга облік виробничих витрат не здійснюється.

У замовленні-наряді також можна відобразити перелік матеріальних цінностей, прийнятих від замовника для виконання замовлення. Ці відомості мають інформаційний характер і не відображаються в регістрах обліку запасів.

Списання матеріальних витрат на замовлення-наряд і нарахування зарплати здійснюються для виконаного та закритого наряду на дату фінішу. Планування потреби в матеріалах і товарах виконується на дату старту замовлення. Заплановані строки початку й завершення робіт із замовлення-наряду зазначаються на закладці Головне.

Замовлення-наряд може вважатися фактично виконаним лише після встановлення для нього стану зі статусом Завершений - Успішно. Водночас на дату виконання буде сформовано фактичні рухи: списання зі складу, реалізацію товарів тощо. Для закриття замовлення-наряду не потрібно оформлювати видаткові накладні й акти виконаних робіт, якими закривається звичайне замовлення покупця.

Ресурси підприємства

Довідник Ресурси призначений для зберігання інформації про ресурси підприємства, які використовуються для виконання замовлень-нарядів і замовлень на виробництво.

Можливість планування завантаження ресурсів стає доступною, якщо в налаштуваннях Компанія розділу Налаштування встановлено прапорець Планувати завантаження ресурсів у розділах CRM, Робота та Виробництво.

Після цього довідник Ресурси стає доступним за однойменним гіперпосиланням на панелях керування розділів CRM (група Планування), Роботи й Виробництво (група Довідники).

Ресурс може належати до одного або кількох видів ресурсів. Кожен ресурс завжди належить до спеціального виду ресурсів — Всі ресурси.

Ресурс може бути пов’язаний зі співробітником, бригадою або не бути пов’язаним ні з чим.

Для ресурсу задається потужність — значення доступності ресурсу на інтервалі часу. За замовчуванням потужність дорівнює 1. Це означає, що якщо запланувати роботу цього ресурсу на певному інтервалі, то на цьому інтервалі він буде повністю зайнятий.

Для ресурсу задається графік роботи. Ресурсу можна призначити один із наявних графіків роботи.

Відхилення від графіка роботи, за їх наявності, вводяться в картці ресурсу.

Планування робіт, послуг

Інструмент Планувальник ресурсів відкривається за однойменним посиланням, доступним у розділах CRM, Роботи та Виробництво (група Планування).

Залежно від розділу, з якого виконано перехід до обробки Планувальник ресурсів, відрізнятиметься документ планування: для розділу CRM — документ Запис, для розділу Роботи — документ Замовлення-наряд, для розділу Виробництво — документ Замовлення на виробництво.

На закладці Налаштування можна налаштувати вигляд планувальника та зберегти кілька різних варіантів відображення. Якщо встановити прапорець За графіком роботи, у планувальнику відображатиметься лише період, що відповідає графіку роботи ресурсу або співробітника, а реквізит Інтервал відображення заповнюватиметься автоматично відповідно до графіка. Якщо прапорець не встановлювати, інтервали відображення можна змінювати. За допомогою реквізиту Інтервал шкали (хв) можна регулювати тривалість інтервалу шкали, але не менше ніж 15 хвилин. Також на закладці можна вибрати документи планування, які можна створювати або змінювати.

Завантаження ресурсів підприємства

Щоб запланувати завантаження ресурсу, потрібно двічі клацнути лівою кнопкою миші на вільному відрізку часу у формі планувальника ресурсів і вибрати дію:

• підібрати (послідовно вибрати кілька відрізків часу);
• створити документ Замовлення-наряд, Замовлення на виробництво або Запис;
• додати завантаження ресурсу до вже наявного документа Замовлення-наряд, Замовлення на виробництво або Запис.

За командою Підібрати вибрані інтервали позначаються на шкалі часу та додаються до Кошика ресурсів, до якого можна перейти за посиланням Підібрано:, або одразу оформити документи з відповідного меню.

У Кошику ресурсів можна перевірити підібрані інтервали, зокрема наявність конфліктів під час завантаження: якщо вони є, обробка повідомить про це. Також можна оформити документ планування та за потреби очистити вміст кошика.

За допомогою розшифрування ресурсу можна отримати інформацію про документ планування за конкретний інтервал часу. Для цього потрібно натиснути кнопку «+» навпроти ресурсу. Якщо потрібно додати новий ресурс, це можна зробити за гіперпосиланням +Ресурс, після чого відкриється форма створення ресурсу підприємства.

Щоб створити документ одразу на кілька днів, необхідно перемкнути планувальник у режим День і вибрати в календарі період планування. Для цього потрібно вибрати період у календарі та, утримуючи клавішу Shift, натиснути першу й останню дату. Щоб вибрати список окремих дат, потрібно натискати на них, утримуючи клавішу Ctrl.

Після цього потрібно виділити заплановані дні, натиснути правою кнопкою миші на позначеному відрізку часу та вибрати команду Створити… для потрібного документа.

У документах планування за допомогою обробки можна швидко підібрати ресурс. Для цього на закладці Ресурси документів є команда Підібрати, яка відкриває планувальник. Під час відкриття з документа в планувальнику з’явиться кнопка Перенести в документ. Усі підібрані для перенесення інтервали можна переглянути в Кошику ресурсів за гіперпосиланням Підібрано:.

На закладці Відбір можна налаштувати відбір ресурсів, видів ресурсів, контрагентів і документів. Для відбору за подіями передбачено спеціальний реквізит У події: як зв’язатися:, у якому потрібно вказати контактний телефон, електронну пошту або інший вид зв’язку, зазначений у документі Подія: Запис.

У колонці Підсумки навпроти відповідного ресурсу буде зазначено кількість зайнятих інтервалів.

Планування робіт з використанням замовлень

Виконання робіт і надання послуг можна запланувати за допомогою документів Замовлення-наряд.

Необхідно вибрати один зі станів замовлення зі статусом В роботі та на закладці Головне вказати планові дати початку й завершення робіт у полях Старт і Фініш.

Якщо встановити прапорець Запланувати оплату на закладці Платіжний календар, можна запланувати оплату замовлення. Поетапну оплату можна запланувати в режимі Список, який відкривається натисканням однойменної кнопки. Тут можна зазначити заплановані дати оплат, відсоток, який має бути сплачений не пізніше зазначеної дати, тощо.

Після виконання робіт потрібно встановити для замовлення статус Завершений — стане доступною закладка Завершення замовлення.

На цій закладці необхідно вибрати варіант Замовлення завершено – Успішно та за потреби заповнити коментар.