Функціональні можливості

CRM

Продажі

Закупівлі

Роботи

Виробництво

Гроші

Зарплата

Податки

Компанія

 

Попри те, що програма «BAS Малий бізнес» є комплексним рішенням, вона не перевантажена складним функціоналом, який часто є зайвим для невеликих підприємств.

Система дає змогу реєструвати та формувати первинні документи господарської діяльності підприємства: торговельно-закупівельні, фінансові, складські, виробничі. Електронні аналоги паперових документів дають змогу в зрозумілій формі реєструвати господарські операції в системі.

Для підприємств може вестися наскрізний управлінський облік для всіх організацій, що входять до компанії, або для окремої організації.

Аналітичні звіти, наявні в програмі, дають змогу користувачам отримувати інформацію в усіх розрізах обліку.

Користувач може самостійно задавати (налаштовувати) рівень деталізації, параметри групування та критерії відбору даних у звітах відповідно до специфіки розв'язуваних завдань, а також формувати власні варіанти та налаштування звітів.

Далі буде розглянуто особливості кожного розділу програмного продукту «BAS Малий бізнес».

CRM

У цьому розділі «BAS Малий бізнес» зібрано набір інструментів для ефективного управління взаємовідносинами з клієнтами. Наприклад, можна налаштувати інтеграцію з будь-яким поштовим сервісом, що працює за протоколом IMAP або Gmail API.

Також передбачено можливість надсилання SMS через таких провайдерів, як Альфа SMS та TurboSMS.

Використання робочих процесів дає змогу налаштовувати реакцію програми на різні дії користувача. У програмі доступні такі дії робочого процесу:

• відправити E-mail;
• відправити SMS;
• створити подію;
• створити завдання на роботу;
• створити запис календаря;
• створити нагадування.

У розділі є механізм роботи зі станами замовлень, який прискорює роботу менеджерів, спрощує вибір відповідного стану та налаштовує порядок станів у випадних списках.

Один із найефективніших інструментів розділу — «Воронка продажів». Це звіт, який наочно показує кількісне співвідношення всіх угод на різних етапах.

Продажі

«BAS Малий бізнес» підтримує ведення товарного асортименту, цін і знижок підприємства, роздрібні продажі, планування продажів, а також роботу з покупцями та замовниками.

У програмі автоматизовано такі операції з товарним асортиментом:

• реєстрація та зберігання номенклатури (товарів і послуг) підприємства;
• реєстрація та зберігання різних видів цін номенклатури, друк різних видів прайс-листів;
• реєстрація видів знижок і націнок;
• встановлення та зміна ціни, розрахунки ціни відповідно до базового виду цін, цін номенклатури або цін контрагента, округлення.

У програмі підтримується:

• зберігання способів розрахунку ціни (базовий вид цін і відсоток націнки), підтримка динамічних і розрахункових цін;
• зберігання формату для видів цін номенклатури, який використовується під час виведення ціни в прайс-лист;
• зберігання інформації про користувача, який змінив ціну номенклатури.

Оптові торговельні компанії зазвичай мають автоматизовані й неавтоматизовані роздрібні точки продажу. Роздрібні точки можуть розташовуватися віддалено — на території ринку, торговельного комплексу тощо — або безпосередньо на території офісу компанії.

Підсистема дає змогу автоматизувати роботу в таких торговельних точках:

• точки роздрібного продажу в офісі компанії з фіскальним реєстратором (ККМ Online);
• торговельні точки з автономною ККМ (облік «у зошиті», облік із періодичною інвентаризацією);
• торговельні точки із сумовим обліком.

Плани продажів можуть формуватися в натуральному та вартісному вираженні й складатися для підприємства загалом або для окремих підрозділів. У торговельних точках може вестися кількісно-сумовий або сумовий облік. Для кількісно-сумового обліку використовуються:

• облікові системи центрального офісу (у випадках, коли магазин розташований на території компанії або має дистанційний доступ у режимі Online);
• зошит, до якого продавці періодично вручну вносять записи про продажі.

Якщо в організації немає спеціальних засобів автоматизації, що дають змогу вести кількісно-сумовий облік товарів, або немає можливості періодично проводити інвентаризацію, у торговельній точці ведеться сумовий облік.

Для аналізу ефективності продажів формується план-фактний аналіз продажів окремих підрозділів, номенклатурних груп і товарів. Також передбачено можливість отримання необхідної звітності:

• за документами надходження/переміщення — накладні в роздрібних цінах;
• товарний звіт;
• звіт про рух і залишки товару в роздрібних цінах;
• звіт продажів у роздрібних цінах;
• друк етикеток і цінників.

Підготовка продажів і робота з клієнтами в програмі здійснюються через:

• реєстрацію й зберігання контактної інформації клієнтів;
• реєстрацію й зберігання списку контактних осіб контрагентів та їхньої контактної інформації;
• реєстрацію подій під час взаємодії з покупцями й замовниками (вхідні та вихідні дзвінки, листи, зустрічі тощо);
• реєстрацію договорів із покупцями;
• реєстрацію замовлень покупців (замовлення фактично є специфікацією до договору, у якій зазначено види товарів, робіт, терміни поставки/виконання, а також вартість);
• реєстрацію замовлень-нарядів (замовлення-наряди є одночасно документом планування виконання робіт і надання послуг та фактичним документом, що підтверджує факт виконання робіт, надання послуг, продажу товарів, обліку матеріальних і трудових витрат);
• об'єднання замовлень покупців у проекти;
• формування графіка відвантаження товарів, виконання робіт, надання послуг;
• забезпечення потреби в товарах, роботах, послугах, що утворена замовленнями покупців, через резервування вільних залишків товарів на складах, розміщення в замовленнях постачальникам та/або замовленнях на виробництво;
• відстеження забезпечення замовлення покупця товарами, продукцією, роботами й послугами.

У програмі підтримуються такі схеми продажів:

• продажі зі складу та під замовлення;
• відвантаження в кредит або за попередньою оплатою;
• реалізація товарів, прийнятих на комісію;
• передача товарів на реалізацію комісіонерові;
• роздрібні продажі.

Документальне оформлення продажів продукції, робіт і послуг здійснюється товарними накладними, чеками ККМ або актами виконаних робіт, а також у замовленні-наряді. На підставі документів продажу створюються податкові накладні.

Закупівлі

«BAS Малий бізнес» забезпечує підтримку процесу управління запасами підприємства.

Службі постачання оперативно надається інформація для визначення та забезпечення внутрішніх і зовнішніх потреб у товарах і послугах. Зокрема, служба отримує інформацію про наявність незабезпечених потреб у товарно-матеріальних запасах, роботах і послугах, фактичні закупівлі, відкриті замовлення постачальникам і замовлення на виробництво.

Забезпечення потреб здійснюється резервуванням товарів у вільному залишку в місцях зберігання, а також розміщенням у замовленнях постачальникам і замовленнях на виробництво.

Для забезпечення процесу закупівель товарів, послуг і робіт у постачальників автоматизовано такі операції:

• реєстрація постачальників і контактної інформації;
• зберігання цін постачальників і конкурентів, друк прайс-листа контрагента;
• зберігання видів цін, знижок і цін контрагента за договором;
• зберігання інформації про користувача, який змінив ціну номенклатури контрагента;
• реєстрація й зберігання списку контактних осіб контрагентів та їхньої контактної інформації;
• реєстрація подій взаємодії з постачальниками та підрядниками (вхідні та вихідні дзвінки, листи, зустрічі тощо);
• оформлення замовлень постачальникам і контроль їх виконання;
• формування графіка поставок;
• розрахунки потреб у запасах, визначення дефіциту запасів, формування рекомендацій щодо поповнення запасів через замовлення на виробництво або замовлення постачальникам.

Надходження товарно-матеріальних запасів на підприємство може здійснюватися за різними схемами:

• надходження за плату від контрагента;
• придбання підзвітною особою;
• приймання на реалізацію від комісіонера;
• одержання давальницької сировини й матеріалів у переробку.

Підтримується функція реєстрації надходження додаткових витрат на придбання товарно-матеріальних запасів.

Для ведення обліку запасів підприємства на кількох складах реалізовано такі можливості:

• окремий облік запасів — власних товарів, матеріалів, продукції, а також товарів, які прийняті або передані на комісію, і матеріалів, що прийняті або передані в переробку;
• облік довільних характеристик номенклатури (колір, розмір тощо), а також партій запасів;
• облік у розрізі комірок місць зберігання (зони, стелажі, полиці тощо);
• переміщення запасів (між місцями зберігання, видача в експлуатацію й повернення з експлуатації, списання на внутрішні потреби);
• резервування запасів (облік запасів і витрат у розрізі замовлень покупців);
• використання ордерної схеми обліку запасів (прибуткові складські ордери, видаткові складські ордери);
• друк етикеток і цінників.

Підтримуються функції інвентаризації запасів і відображення її результатів: оприбуткування й списання запасів.

Роботи

«BAS Малий бізнес» підтримує можливість продажу робіт, які потребують списання матеріалів і обліку витрат на оплату праці. Факт надання послуг реєструється за допомогою замовлення-наряду, який є одночасно документом планування виконання робіт і надання послуг та фактичним документом, що підтверджує факт виконання робіт, надання послуг, продажу товарів, обліку матеріальних і трудових витрат.

Замовлення-наряд враховується під час планування ресурсів підприємства за допомогою обробки «Планувальник ресурсів».

Виробництво

«BAS Малий бізнес» підтримує управління процесами виробництва продукції, виконання робіт і надання послуг.

Управління даними про склад і технології виконання робіт та виробництва продукції здійснюється за допомогою специфікацій.

План-графік виробництва продукції формується замовленнями на виробництво; план-графік виконання робіт і надання послуг — замовленнями на виробництво та замовленнями-нарядами.

Планування завантаження ресурсів підприємства здійснюється замовленнями на виробництво та замовленнями-нарядами.

Замовлення на виробництво мають такі особливості:

• можуть бути джерелами забезпечення потреб за замовленнями покупців;
• за замовленнями на виробництво розраховуються потреби в матеріалах і комплектуючих;
• у відкритих замовленнях на виробництво можуть бути розміщені потреби, утворені новими замовленнями покупців.

«BAS Малий бізнес» дає змогу реєструвати факт виготовлення продукції. Випуск можна оформити як у виробничому підрозділі, так і на складі, наприклад фасування або складання комплектів. Продукція обліковується за структурною одиницею, що її випустила, і може бути переміщена до іншої структурної одиниці — наприклад, на склад для подальшого продажу або до наступного цеху відповідно до технологічного маршруту.

Факт виконання роботи (надання послуги) і її здавання замовникові відображається актом виконаних робіт, а також безпосередньо в замовленнях-нарядах.

Для планування робіт співробітників використовуються дві функції:

• відрядні наряди — використовуються для видачі завдань на виконання технологічних операцій виробничого циклу виконавцям із відрядною оплатою праці; наряди можуть бути індивідуальними чи бригадними;
• завдання на роботу — використовується для планування завантаження співробітників у межах внутрішніх або зовнішніх проектів.

Можна зареєструвати фактичні відомості про виконання робіт за нарядами й завданнями. Ця інформація може надалі використовуватися під час розрахунків заробітної плати, а також для оцінки ефективності роботи та проведення план-фактного аналізу роботи персоналу.

Для обліку витрат підприємства й розрахунків фактичної собівартості підтримуються такі функції:

• облік фактичних витрат — ведеться в необхідних розрізах у вартісному та натуральному вимірі;
• розподіл матеріальних і нематеріальних витрат, віднесених на випуск, — може бути виконаний як за зазначений період, так і на підставі конкретного документа випуску;
• регламентні розрахунки фактичної собівартості випуску під час закриття періоду;
• звіт про собівартість випущеної продукції та виконаних робіт.

Гроші

«BAS Малий бізнес» дає змогу вести облік коштів, а також формувати оперативний платіжний календар.

Управління коштами включає:

• облік руху грошових коштів у касі та на банківських рахунках;
• оформлення первинних банківських і касових документів;
• розрахунки з підзвітними особами;
• формування платіжного календаря;
• інтеграцію із системою «Клієнт-Банк».

Зарплата

До можливостей розділу входять кадровий облік персоналу, зокрема співробітників, які працюють за сумісництвом, облік робочого часу (табель), реєстрація результатів автоматичного розрахунку заробітної плати співробітників підприємства.

Кадровий облік дає змогу оформити:

• приймання на роботу;
• кадрове переміщення;
• звільнення з роботи.

Можливості розрахунку заробітної плати:

• розрахунки заробітної плати здійснюються в розрізі видів нарахувань і утримань;
• формування платіжних відомостей на виплату зарплати та авансу співробітникам;
• облік робочого часу — використовується табель обліку робочого часу, що дає змогу вести облік часу як щодня, так і загалом за період.

У розділі передбачено можливість формування аналітичних звітів щодо розрахунків із персоналом, нарахувань та утримань співробітників.

Податки

Цей розділ дає змогу формувати регламентовану звітність. Можна формувати звітність, якщо фізична особа – підприємець (ФОП) використовує спрощену систему оподаткування (ССО) або єдиний податок (ЄП).

Компанія

Цей розділ призначений для обліку операцій, що стосуються компанії загалом: тут редагується план рахунків управлінського обліку, ведеться облік майна. Також у розділі передбачено засоби для введення й розподілу інших витрат, а також виклику процедури закриття місяця для автоматичного формування фінансового результату.

Майно

Конфігурація підтримує ведення обліку майна: основних засобів і нематеріальних активів організації.

Механізм роботи з майном дає змогу:

• вести облік майна й розраховувати амортизацію;
• приймати майно до обліку, змінювати його параметри;
• продавати чи списувати майно.

Аналітика

У прикладному рішенні «BAS Малий бізнес» реалізовано можливість ведення управлінського обліку, отримання управлінського балансу, формування та аналізу фінансового результату.

Для цих цілей у системі міститься управлінський план рахунків і реалізовано механізм формування управлінських проводок документів.

Завдяки наявності таких звітів, як оборотно-сальдова відомість, прикладне рішення дає змогу отримувати фінансову звітність за довільний період часу.

Для обліку доходів і витрат можна використовувати метод нарахування або метод нарахування та касовий метод.

Аналітичний облік доходів і витрат методом нарахування ведеться в розрізі напрямів діяльності, підрозділів, замовлень покупців, статей (рахунків) доходів і витрат.

За даними управлінського обліку користувач отримує можливість формувати основні фінансові звіти:

• управлінський баланс;
• звіт про прибутки та збитки;
• звіт про рух грошових коштів.

У системі є можливість реєстрації фінансових планів (бюджетів):

• прогнозний баланс;
• бюджет прибутків і збитків;
• бюджет руху грошових коштів.

Показники діяльності

Для контролю діяльності підприємства керівником призначений «Монітор керівника», де відображаються основні зведені показники:

• залишки коштів на рахунках і в касах підприємства;
• дебіторська заборгованість (загальна, прострочена);
• кредиторська заборгованість (загальна, прострочена);
• прибутки та збитки;
• невиконані зобов'язання перед покупцями і замовниками щодо відвантаження товарів і надання послуг;
• невиконані зобов'язання постачальників і підрядників щодо поставки товарів і надання послуг.

Додатково можна отримати інформацію про:

• загальні показники: продажі, доходи й витрати, стан обігових коштів (коштів, запасів і дебіторської заборгованості);
• кошти: залишки та рух грошових коштів у розрізі статей за період;
• дебіторську заборгованість: залишки та динаміку за період у розрізі термінів боргу;
• кредиторську заборгованість: залишки та динаміку за період у розрізі термінів боргу.