Приклади оформлення відвантаження товарів менеджерами торговельного підприємства

Швидке відвантаження товарів за замовленням покупця з виписуванням усіх необхідних документів

Оформлення документів менеджером за замовленням покупця за фактичного відвантаження з різних складів комірниками торговельного підприємства

Приклад

Оформлення відвантаження товарів за готівковий розрахунок із розділенням факту оплати та відвантаження товарів

Наведені в статті приклади моделювалися в конфігурації «Управління торговельним підприємством для України». Методика, описана в статті, актуальна для конфігурацій «Управління виробничим підприємством для України» (редакція 1.3) і «Управління торгівлею для України» (редакція 2.3).

У цій статті розглянуто приклади оформлення відвантаження товарів менеджерами торговельного підприємства:

• Швидке відвантаження товарів за замовленням покупця з виписуванням усіх необхідних документів.
• Оформлення документів менеджером за замовленням покупця за фактичного відвантаження з різних складів комірниками торговельного підприємства.
• Оформлення відвантаження товарів за готівковий розрахунок із розділенням факту оплати та відвантаження товарів.

Швидке відвантаження товарів за замовленням покупця з виписуванням усіх необхідних документів

У конфігурації передбачена можливість оформлення та друку пакета документів відвантаження (видаткова накладна, податкова накладна) безпосередньо з документа «Замовлення покупця». Оформлення та друк документів здійснюється натисканням кнопки «Оформити реалізацію» в документі «Замовлення покупця» (Рис. 1).

Рисунок 1 – заповнений документ «Замовлення покупця»

Під час першого натискання кнопки «Оформити реалізацію» відкриється вікно налаштування оформлення документів (Рис. 2).

Рисунок 2 – вікно налаштування оформлення документів

При натисканні кнопки «Сформувати документи» буде оформлено документи «Реалізація товарів і послуг» та «Податкова накладна».

У формі налаштування можна зняти прапорець «Показувати форму налаштування під час формування документів», і тоді документи формуватимуться відразу при натисканні кнопки «Оформити реалізацію» в замовленні покупця. Якщо надалі буде необхідно змінити налаштування формування документів, то для зміни параметрів налаштування необхідно скористатися пунктом меню «Дії» - «Відкрити форму налаштування документів реалізації».

У тому разі, якщо відвантаження товарів оформлюється з різних складів, які зазначені в графі «Розміщення» в документі «Замовлення покупця», можливе застосування двох варіантів оформлення документів:

• 1 варіант. Оформлюється один документ реалізації та одна податкова накладна, склади зазначаються в табличній частині документа «Реалізація товарів і послуг».
• 2 варіант. На кожен склад оформлюється свій документ «Реалізація товарів і послуг» та документ «Податкова накладна». Кількість оформлених документів реалізації залежить від кількості зазначених складів у графі «Розміщення» документа «Замовлення покупця».

1 варіант. Оформлення відвантаження з кількох складів одним документом.

У налаштуваннях параметрів обліку в параметрі «Зазначення складів у табличній частині документів» необхідно вказати одне зі значень: «Для документів реалізації» або «Для документів надходження та реалізації» (Рис. 3).

Рисунок 3 - вибір параметра «Зазначення складів у табличній частині документів»

Після виконаного налаштування, при натисканні кнопки «Оформити реалізацію» в документі «Замовлення покупця», сформується один документ «Реалізація товарів і послуг», із зазначеними складами в табличній частині документа (Рис. 4).

Рисунок 4 – документ «Реалізація товарів і послуг» із заповненою колонкою «Склади» в табличній частині документа

2 варіант. Оформлення відвантаження з кількох складів окремими документами.

У налаштуваннях параметрів обліку в параметрі «Зазначення складів у табличній частині документів» необхідно вказати значення «Не використовувати» (Рис. 5).

Рисунок 5 – вимкнення параметра «Зазначення складів у табличній частині документів»

Після виконаного налаштування, при натисканні кнопки «Оформити реалізацію» в документі «Замовлення покупця», автоматично сформуються документи реалізації на кожен зі складів, зазначений у графі «Розміщення» документа «Замовлення покупця» (Рис. 6).

Рисунок 6 – документи «Реалізація товарів і послуг» на кожен зі складів, зазначений у документі «Замовлення покупця»

Оформлення документів менеджером за замовленням покупця за фактичного відвантаження з різних складів комірниками торговельного підприємства

Приклад

Менеджер оформлює покупцеві всі документи в офісі, а безпосереднє відвантаження товарів здійснюється комірниками з різних складів, розташованих у різних частинах міста.

За такої схеми роботи менеджер оформлює один документ реалізації та податкову накладну на різні склади, зазначені в замовленні покупця (1-й варіант попередньої схеми роботи). У документі «Реалізація товарів і послуг» встановлюється варіант відвантаження товару «За ордером» (Рис. 7).

Рисунок 7 – заповнений документ «Реалізація товарів і послуг»

Покупець із роздрукованим документом «Реалізація товарів і послуг» приходить на склад. Комірник здійснює відвантаження товарів і проводить документ «Видатковий ордер на товари» з видом операції «Видаток за накладною». У полі «За документом» вибирається той документ реалізації, за яким необхідно відвантажити товар, а в полі «Склад» - склад, з якого здійснюється відвантаження. Для заповнення табличної частини документа «Видатковий ордер на товари» необхідно натиснути кнопку «Заповнити» - «Заповнити за документом передачі» (Рис. 8-9).

У загальному випадку документи «Видатковий ордер на товари» можуть бути оформлені й на підставі документа реалізації. При введенні на підставі у вікні, що відкрилося, потрібно вказати склад, з якого оформлюється відвантаження.

Рисунок 8 – заповнений документ «Видатковий ордер на товари»

Рисунок 9 – заповнений документ «Видатковий ордер на товари»

Оформлення відвантаження товарів за готівковий розрахунок із розділенням факту оплати та відвантаження товарів

Оформлення такої операції здійснюється у кілька етапів.

1 етап. Менеджер оформлює документ «Реалізація товарів і послуг». У документі встановлюється вид відвантаження «За ордером». Документ може бути оформлений відразу на кілька складів. Склад зазначається в табличній частині документа, якщо виконано відповідне налаштування параметрів обліку (Рис. 3).

При натисканні кнопки «Оформити документи» відкриється налаштування обробки «Оформити документи», у якому зазначаються параметри оформлення та друку документів: «Видатковий ордер на товари», «Податкова накладна», «Прибутковий касовий ордер» (Рис. 10).

Рисунок 10 - налаштування обробки «Оформити документи»

При натисканні кнопки «Виконати» сформуються документи «Прибутковий касовий ордер» і «Податкова накладна». Залежно від виконаних налаштувань обробки, документи буде записано, проведено, відкрито та/або роздруковано.

Якщо на момент відвантаження оплата від покупця не надійшла, необхідно в документі «Прибутковий касовий ордер» зняти прапорець «Оплачено» та провести його (Рис. 11).

Рисунок 11 – оформлений, але не оплачений документ «Прибутковий касовий ордер»

2 етап. Після зарахування оплати від покупця касир знаходить потрібний документ у журналі документів «Прибуткові касові ордери», відкриває його, встановлює прапорець «Оплачено» та перепроводить документ (Рис. 12).

Рисунок 12 – заповнений і оплачений документ «Прибутковий касовий ордер»

3 етап. Для відвантаження товарів зі складу комірник оформлює документ «Видатковий ордер на товари», який заповнює відповідно до документа «Реалізація товарів і послуг», оформленого менеджером. Оформлення документа здійснюється так само, як у попередній схемі роботи (Рис. 8-9).

Рисунок 13 - зазначення каси в документі «Замовлення покупця»