Поетапне оформлення відвантаження товарів за замовленням, у міру надходження оплати

Наведені в статті рекомендації моделювалися в конфігурації «Управління торговельним підприємством для України», редакція 1.2. Ця методика застосовна також для конфігурацій «Управління виробничим підприємством для України», редакція 1.3 і «Управління торгівлею для України», редакція 2.3.

У цій статті на прикладі розглянуто порядок оформлення відвантаження товарів за замовленням, якщо відвантаження здійснюється поетапно, у міру надходження оплати за замовленням.

У разі, якщо відвантаження товарів за замовленням (рахунком покупця) здійснюється поетапно, необхідно контролювати оплату в момент відвантаження за кожною конкретною накладною. Для цього необхідно в договорі з покупцем, за яким оформлюватиметься замовлення покупця, установити прапорець «Вести за документами розрахунків з контрагентами». Як варіант ведення взаєморозрахунків можна встановити значення як «За договором у цілому», так і «За замовленнями». Однак слід зазначити, що в разі ведення взаєморозрахунків за замовленнями, оплата прив'язуватиметься до конкретного замовлення покупця (рахунку), і для розглянутої ситуації такий варіант є кращим.

Для того щоб відвантажувати лише товари, які будуть фактично оплачені на момент відвантаження, необхідно встановити прапорець «Контролювати суму заборгованості, сума (грн), не більше 0». За такого варіанта контролю контролюватимуться сума відвантаження та сума оплати за кожною конкретною накладною (Рис. 1).

Рисунок 1 – заповнений договір з контрагентом

Реєстрація наміру контрагента придбати у підприємства товари оформлюється документом «Замовлення покупця» (Рис. 2). У документі «Замовлення покупця» фіксується загальна кількість товарів, які потрібно відвантажити. При цьому позиції номенклатури можуть бути зарезервовані як із поточного залишку на будь-якому зі складів (оптовому або роздрібному), що входять до складу компанії, так і розміщені в замовленнях постачальників.

Докладніше з порядком оформлення замовлень покупців можна ознайомитися в статті «Методи оформлення замовлень покупців».

Рисунок 2 – документ «Замовлення покупця»

На частину суми передоплати оформлюється документ «Платіжне доручення вхідне» (Рис. 3). Документ можна створити автоматично під час введення на підставі документа «Замовлення покупця» за кнопкою «Введення на підставі».

Рисунок 3 - документ «Платіжне доручення вхідне»

Відвантаження товарів оформлюється документом «Реалізація товарів і послуг» (Рис. 4). Для автоматичного заповнення документа відвантаження його також можна створити на підставі документа «Замовлення покупця» за кнопкою «Введення на підставі». При цьому таблична частина документа відвантаження заповниться тими товарами, які зазначені в замовленні та є в наявності на складі, а на вкладці «Передоплата» автоматично заповниться інформація про передоплату, зафіксовану за замовленням (Рис. 4).

Рисунок 4 – створення документа «Реалізація товарів і послуг»

Якщо покупець не перерахує передоплату за замовленням або здійснить її на суму, меншу, ніж передбачено умовами договору, то під час спроби провести документ реалізації буде видано відповідне повідомлення про неможливість відвантаження та необхідну передоплату.

У такому разі потрібно змінити кількість товарів, що відвантажуються, на вкладці «Товари» відповідно до суми оплати. Інформація про товари коригується таким чином, щоб сума за документом відвантаження була меншою або дорівнювала сумі передоплати (Рис. 5).

Рисунок 5 – заповнений документ «Реалізація товарів і послуг» на вкладці «Товари»

У більшості випадків відкоригувати суму товарів так, щоб вона збігалася із сумою передоплати, досить складно. Після коригування кількості та суми на вкладці «Товари» треба натиснути кнопку «Заповнити та провести», і програма сама відкоригує суму передоплати відповідно до суми товарів, що відвантажуються, та проведе документ (Рис. 6). При цьому автоматично заповниться інформація про серії товарів відповідно до встановленої облікової політики списання партій товарів.

Рисунок 6 – заповнений документ «Реалізація товарів і послуг» на вкладці «Передоплата»

У конфігурації передбачено можливість оформлення та/або друку пакета документів (видаткова накладна, податкова накладна, прибутковий касовий ордер) безпосередньо з документа «Реалізація товарів і послуг». Оформлення та друк документів здійснюються при натисканні кнопки «Оформити реалізацію» в документі «Реалізація товарів і послуг».

При цьому відкривається налаштування обробки «Оформити документи», у якому зазначаються параметри оформлення та/або друку документів: «Реалізація товарів і послуг», «Видатковий ордер на товари», «Податкова накладна», «Прибутковий касовий ордер» (Рис. 7).

Докладніше з порядком оформлення відвантаження товарів можна ознайомитися в статті «Приклади оформлення відвантаження товарів менеджерами торговельного підприємства».

Рисунок 7 - вікно налаштування оформлення документів

Далі покупець оплачує решту суми за замовленням, і лише після цього йому відвантажуються залишки товарів за замовленням. Ця операція оформлюється аналогічним чином. Під час оформлення документа реалізації буде автоматично враховано залишок авансу попереднього платежу (Рис. 8).

Рисунок 8 – документ «Реалізація товарів і послуг»