Робота з файлами

Загальні налаштування роботи з файлами

Персональні налаштування користувача

Робота з приєднаними файлами

Прикладне рішення дає змогу зберігати та використовувати файли й зображення під час роботи з об'єктами інформаційної бази.

Використання функціоналу роботи з файлами передбачає три етапи:

• загальне налаштування конфігурації;
• персональні налаштування користувача;
• робота з файлами.

Перший етап виконує адміністратор системи. Другий етап виконує користувач за допомогою адміністратора. Роботу з файлами здійснюють користувачі конфігурації.

Загальні налаштування роботи з файлами

Налаштування виконує адміністратор системи з підключеною роллю Повні права.

Загальне налаштування конфігурації для роботи з файлами виконується в розділі НДІ і адміністрування – Адміністрування – Настройка роботи з файлами.

У налаштуваннях можна вказати максимальний розмір файлу, обмежити завантаження файлів із певним розширенням (за потреби можна додати власні розширення), визначити спосіб зберігання файлів (в інформаційній базі або на дисках). У разі зміни способу зберігання файлів перенесення файлів з інформаційної бази в томи й назад не відбувається.

Для роботи з файлами передбачено такі можливості:

• зберігання файлів у томах на дисках — визначається функціональною опцією НДІ і адміністрування – Адміністрування – Настройка роботи з файлами – Зберігати файли в томах на диску. Для налаштування підключення до томів (папок) зберігання файлів на файловому сервері передбачено гіперпосилання Томи зберігання файлів. Для кожного тому необхідно вказати його найменування, порядок заповнення та шлях до каталогу тому для сервера під керуванням Microsoft Windows і/або шлях до каталогу для сервера під керуванням Linux. Під час створення нового тому перевіряється доступ до зазначеного каталогу;
• установлення обмежень на завантаження файлів (за розміром) — поле НДІ і адміністрування – Адміністрування – Настройка роботи з файлами – Максимальний розмір файлу. Якщо сумарний розмір файлів у томі перевищує встановлену квоту, буде використано наступний за порядком заповнення том. Якщо в жодному з доступних томів не буде достатньо місця для розміщення файлу, інформацію про це буде записано в журнал реєстрації та користувачу буде видано повідомлення. Якщо квота дорівнює нулю, обмеження на розмір тому не діє;
• установлення заборони на завантаження файлів із зазначеними розширеннями — визначається функціональною опцією НДІ і адміністрування – Адміністрування – Настройка роботи з файлами – Заборонити завантаження файлів з розширеннями. Указуються розширення файлів, для яких буде заборонено завантаження до папок програми;
• використання файлів ODF (відкритий формат документів для офісних додатків) — поле НДІ і адміністрування – Адміністрування – Настройка роботи з файлами – Розширення файлів ODF;
• використання текстових файлів (TXT) — поле НДІ і адміністрування – Адміністрування – Настройка роботи з файлами – Розширення текстових файлів .

Персональні налаштування користувача

Персональні налаштування користувача для роботи з файлами виконуються у формі НДІ і адміністрування – Сервіс – Персональні настройки.

У формі Мої настройки можна виконати такі налаштування:

• Дія при виборі файлу — поле визначає, що має робити система під час вибору файлу: відкривати файл або відкривати його картку;
• Вибір режиму відкриття при виборі файлу — якщо прапорець установлено, перед відкриттям файлу система запитає користувача, у якому режимі відкривати файл: у режимі перегляду або в режимі редагування;
• Показувати підказки при редагуванні файлів (тільки веб-клієнт) — якщо прапорець установлено, під час роботи через веб-клієнт система виводитиме підказки про те, як зручніше відкрити файл для перегляду або редагування та як оновити його в інформаційній базі;
• Показувати зайняті файли при завершенні роботи — якщо прапорець установлено й поточний користувач зайняв один або кілька файлів, під час завершення роботи системи відображається список цих файлів. Користувач може відкрити файл для перегляду, закінчити редагування, відкрити картку файлу;
• Показувати колонку "Розмір" в списках файлів — якщо прапорець установлено, у списках файлів відображається колонка Розмір;
• Показувати інформацію, що файл не був змінений — якщо прапорець установлено, буде виведено підказку про відсутність змін даних у файлі;
• Порівнювати версії за допомогою. Функціонал роботи з файлами дає змогу порівнювати між собою версії файлів форматів ODT, DOC, RTF, TXT. Заповнення поля дає змогу визначити за замовчуванням текстовий редактор, який використовуватиметься для порівняння версій файлів між собою. Якщо поле не вказано, текстовий редактор потрібно вибирати щоразу під час порівняння версій.

Команда Настройка основного робочого каталогу відкриває форму, у якій можна:

• вказати Розташування основного робочого каталогу. Воно встановлюється системою автоматично. За потреби шлях до каталогу можна змінити;
• у полі Максимальний розмір (Мб) указати межу сумарного обсягу всіх файлів в основному робочому каталозі (за замовчуванням 100 Мб). Якщо максимальний розмір дорівнює нулю, обсяг файлів не обмежений;
• установити прапорець Вилучати файли при завершенні редагування. Якщо прапорець установлено, після перенесення файлу в інформаційну базу його буде вилучено з основного робочого каталогу. Цей функціонал можна використовувати, наприклад, для економії місця на жорсткому диску або з метою підвищення безпеки;
• командою Очистити основний робочий каталог вилучити файли в основному робочому каталозі, крім тих, які використовуються в цей момент. Якщо встановлено прапорець Підтверджувати при вилученні з основного робочого каталогу, перед вилученням кожного файлу користувачу буде видано запит на вилучення;
• командою Відкрити список файлів відкрити список файлів основного робочого каталогу. У списку можна вилучити непотрібні файли; якщо файл відкрито для редагування — завершити його; відкрити каталог у "Провіднику" Windows.

Прикладне рішення дає змогу зберігати файли, отримані безпосередньо зі сканера. Для цього необхідно підключити сканер до комп'ютера та встановити компонент для роботи зі сканером (команда Настройка сканування).

Робота з приєднаними файлами

Для роботи з файлами користувачам мають бути встановлені ролі: Настройка синхронізації файлів, Додавання і зміна папок і файлів.

Робота з файлами, приєднаними до об'єкта, виконується у списку Приєднані файли. Список можна відкрити відповідною командою на панелі навігації об'єкта.

Новий файл можна створити у списку відповідною командою з уже наявного файлу на диску. Після вибору файлу на диску відкриється картка файлу. Картка файлу містить різні відомості про файл і команди основних дій із ним.

З файлами можна виконати такі дії:

• команда Переглянути відкриває файл зовнішньою програмою для перегляду або редагування — залежно від того, чи позначено файл як зайнятий користувачем для редагування;
• команда Редагувати відкриває файл у режимі редагування, а також виконує захоплення файлу в інформаційній базі. Захоплений файл буде недоступний для редагування іншим користувачам системи та позначається у списку зеленим кольором;
• команда Закінчити редагування звільняє файл, зберігає його в інформаційній базі та знімає позначку зайнятості для редагування;
• команда Скасувати редагування звільняє файл без збереження його в інформаційній базі та знімає позначку зайнятості для редагування. Команда може бути корисною, коли необхідно відмовитися від результатів редагування файлу;
• за командою Зберегти як файл зберігається у зазначеному каталозі на жорсткому або мережевому диску;
• командою Оновити з файлу на диску можна оновити файл з оригінального файлу на диску, з якого його спочатку було створено в інформаційній базі.