Работа с файлами

Общие настройки работы с файлами

Персональные настройки пользователя

Работа с присоединенными файлами

Прикладное решение позволяет хранить и использовать файлы и изображения при работе с объектами информационной базы.

Использование функционала работы с файлами предусматривает три этапа:

• общая настройка конфигурации;
• персональные настройки пользователя;
• работа с файлами.

Первый этап выполняет администратор системы. Второй этап выполняет пользователь с помощью администратора. Работу с файлами осуществляют пользователи конфигурации.

Общие настройки работы с файлами

Настройку выполняет администратор системы с подключенной ролью Полные права.

Общая настройка конфигурации для работы с файлами выполняется в разделе НСИ и администрирование – Администрирование – Настройка работы с файлами.

В настройках можно указать максимальный размер файла, ограничить загрузку файлов с определенным расширением (при необходимости можно добавить собственные расширения), определить способ хранения файлов (в информационной базе или на дисках). При изменении способа хранения файлов перенос файлов из информационной базы в тома и обратно не происходит.

Для работы с файлами предусмотрены следующие возможности:

• хранение файлов в томах на дисках — определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Администрирование – Настройка работы с файлами – Хранить файлы в томах на диске. Для настройки подключения к томам (папкам) хранения файлов на файловом сервере предусмотрена гиперссылка Тома хранения файлов. Для каждого тома необходимо указать его наименование, порядок заполнения и путь к каталогу тома для сервера под управлением Microsoft Windows и/или путь к каталогу для сервера под управлением Linux. При создании нового тома проверяется доступ к указанному каталогу;
• установка ограничений на загрузку файлов (по размеру) — поле НСИ и администрирование – Администрирование – Настройка работы с файлами – Максимальный размер файла. Если суммарный размер файлов в томе превышает установленную квоту, будет использован следующий по порядку заполнения том. Если ни в одном из доступных томов не будет достаточно места для размещения файла, информация об этом будет записана в журнал регистрации и пользователю будет выдано сообщение. Если квота равна нулю, ограничение на размер тома не действует;
• установка запрета на загрузку файлов с указанными расширениями — определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Администрирование – Настройка работы с файлами – Запретить загрузку файлов с расширениями. Указываются расширения файлов, для которых будет запрещена загрузка в папки программы;
• использование файлов ODF (открытый формат документов для офисных приложений) — поле НСИ и администрирование – Администрирование – Настройка работы с файлами – Расширения файлов ODF;
• использование текстовых файлов (TXT) — поле НСИ и администрирование – Администрирование – Настройка работы с файлами – Расширения текстовых файлов .

Персональные настройки пользователя

Персональные настройки пользователя для работы с файлами выполняются в форме НСИ и администрирование – Сервис – Персональные настройки.

В форме Мои настройки можно выполнить следующие настройки:

• Действие при выборе файла — поле определяет, что должна делать система при выборе файла: открывать файл или открывать его карточку;
• Выбор режима открытия при выборе файла — если флажок установлен, перед открытием файла система запросит у пользователя, в каком режиме открывать файл: в режиме просмотра или в режиме редактирования;
• Показывать подсказки при редактировании файлов (только веб-клиент) — если флажок установлен, при работе через веб-клиент система будет выводить подсказки о том, как удобнее открыть файл для просмотра или редактирования и как обновить его в информационной базе;
• Показывать занятые файлы при завершении работы — если флажок установлен и текущий пользователь занял один или несколько файлов, при завершении работы системы отображается список этих файлов. Пользователь может открыть файл для просмотра, закончить редактирование, открыть карточку файла;
• Показывать колонку "Размер" в списках файлов — если флажок установлен, в списках файлов отображается колонка Размер;
• Показывать информацию, что файл не был изменен — если флажок установлен, будет выведена подсказка об отсутствии изменений данных в файле;
• Сравнивать версии с помощью. Функционал работы с файлами позволяет сравнивать между собой версии файлов форматов ODT, DOC, RTF, TXT. Заполнение поля позволяет определить по умолчанию текстовый редактор, который будет использоваться для сравнения версий файлов между собой. Если поле не указано, текстовый редактор необходимо выбирать каждый раз при сравнении версий.

Команда Настройка основного рабочего каталога открывает форму, в которой можно:

• указать Расположение основного рабочего каталога. Оно устанавливается системой автоматически. При необходимости путь к каталогу можно изменить;
• в поле Максимальный размер (Мб) указать ограничение суммарного объема всех файлов в основном рабочем каталоге (по умолчанию 100 Мб). Если максимальный размер равен нулю, объем файлов не ограничен;
• установить флажок Удалять файлы при завершении редактирования. Если флажок установлен, после переноса файла в информационную базу он будет удален из основного рабочего каталога. Этот функционал можно использовать, например, для экономии места на жестком диске или с целью повышения безопасности;
• командой Очистить основной рабочий каталог удалить файлы в основном рабочем каталоге, кроме тех, которые используются в данный момент. Если установлен флажок Подтверждать при удалении из основного рабочего каталога, перед удалением каждого файла пользователю будет выдан запрос на удаление;
• командой Открыть список файлов открыть список файлов основного рабочего каталога. В списке можно удалить ненужные файлы; если файл открыт для редактирования — завершить его; открыть каталог в "Проводнике" Windows.

Прикладное решение позволяет хранить файлы, полученные непосредственно со сканера. Для этого необходимо подключить сканер к компьютеру и установить компонент для работы со сканером (команда Настройка сканирования).

Работа с присоединенными файлами

Для работы с файлами пользователям должны быть установлены роли: Настройка синхронизации файлов, Добавление и изменение папок и файлов.

Работа с файлами, присоединенными к объекту, выполняется в списке Присоединенные файлы. Список можно открыть соответствующей командой на панели навигации объекта.

Новый файл можно создать в списке соответствующей командой из уже имеющегося файла на диске. После выбора файла на диске откроется карточка файла. Карточка файла содержит различные сведения о файле и команды основных действий с ним.

С файлами можно выполнить следующие действия:

• команда Просмотреть открывает файл внешней программой для просмотра или редактирования — в зависимости от того, отмечен ли файл как занятый пользователем для редактирования;
• команда Редактировать открывает файл в режиме редактирования, а также выполняет захват файла в информационной базе. Захваченный файл будет недоступен для редактирования другим пользователям системы и отмечается в списке зеленым цветом;
• команда Закончить редактирование освобождает файл, сохраняет его в информационной базе и снимает отметку занятости для редактирования;
• команда Отменить редактирование освобождает файл без сохранения его в информационной базе и снимает отметку занятости для редактирования. Команда может быть полезной, когда необходимо отказаться от результатов редактирования файла;
• по команде Сохранить как файл сохраняется в указанном каталоге на жестком или сетевом диске;
• командой Обновить из файла на диске можно обновить файл из оригинального файла на диске, из которого он первоначально был создан в информационной базе.