Установа втратила бухгалтерські документи: виправляємо ситуацію
Відповідно до пункту 6.2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88 (далі — Положення № 88), первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх до архіву установи <b>мають зберігатися в бухгалтерії</b> у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.Наприкінці місяця бухгалтер бюджетної установи виявив, що окремі бухгалтерські документи — втрачені. Хто має забезпечувати збереження бухгалтерських документів та які дії слід вчинити у разі їх втрати?
Наприкінці місяця бухгалтер бюджетної установи виявив, що окремі бухгалтерські документи — втрачені. Хто має забезпечувати збереження бухгалтерських документів та які дії слід вчинити у разі їх втрати?
Відповідно до пункту 6.2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 № 88 (далі — Положення № 88), первинні документи та облікові регістри, що пройшли обробку, бухгалтерські звіти і баланси до передачі їх до архіву установи мають зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером.
До того ж саме головний бухгалтер установи має забезпечити зберігання первинних документів та облікових регістрів, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, бухгалтерських звітів та балансів, а також вчасне їх оформлення і передачу до архіву (п. 6.7 Положення № 88).
Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії та з архіву установи працівникам інших структурних підрозділів може провадитися лише за рішенням головного бухгалтера.
Пам’ятайте, що вилучення первинних документів, облікових регістрів, фінансової звітності в установи може проводитися лише у випадках, передбачених законодавством.
Якщо ж в установі трапилася ситуація, за якої бухгалтерські документи з якихось причин втрачено, то відповідно до пункту 6.10 Положення № 88 керівник установи має вчинити так:
- письмово повідомити про пропажу або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів правоохоронні органи;
- наказом призначити комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення.
Для участі в роботі комісії залучають представників слідчих органів, органів охорони та державного пожежного нагляду. Результати роботи комісії оформляють актом, який затверджує керівник установи.
Копію складеного комісією акта в 10-денний строк установа має надіслати:
- органу, в сфері управління якого перебуває установа;
- місцевому фінансовому органу.
Як передбачено частиною третьою статті 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV, відповідальність за організацію бухгалтерського обліку, забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах та збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе керівник установи відповідно до законодавства.