Учреждение утратило бухгалтерские документы: исправляем ситуацию
В соответствии с пунктом 6.2 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24.05.1995 № 88 (далее — Положение № 88), первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив учреждения <b>должны храниться в бухгалтерии</b> в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.В конце месяца бухгалтер бюджетного учреждения обнаружил, что отдельные бухгалтерские документы — утрачены. Кто должен обеспечивать сохранность бухгалтерских документов и какие действия следует предпринять в случае их утраты?
В конце месяца бухгалтер бюджетного учреждения обнаружил, что отдельные бухгалтерские документы — утрачены. Кто должен обеспечивать сохранность бухгалтерских документов и какие действия следует предпринять в случае их утраты?
В соответствии с пунктом 6.2 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24.05.1995 № 88 (далее — Положение № 88), первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Кроме того, именно главный бухгалтер учреждения должен обеспечить хранение первичных документов и учетных регистров, прошедших обработку и являвшихся основанием для составления отчетности, бухгалтерских отчетов и балансов, а также своевременное их оформление и передачу в архив (п. 6.7 Положения № 88).
Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива учреждения работникам других структурных подразделений может осуществляться только по решению главного бухгалтера.
Помните, что изъятие первичных документов, учетных регистров, финансовой отчетности у учреждения может производиться только в случаях, предусмотренных законодательством.
Если же в учреждении произошла ситуация, при которой бухгалтерские документы по каким-либо причинам утрачены, то в соответствии с пунктом 6.10 Положения № 88 руководитель учреждения должен поступить так:
- письменно сообщить о пропаже или уничтожении первичных документов, учетных регистров и отчетов правоохранительным органам;
- приказом назначить комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения.
Для участия в работе комиссии привлекают представителей следственных органов, органов охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель учреждения.
Копию составленного комиссией акта в 10-дневный срок учреждение должно направить:
- органу, в сфере управления которого находится учреждение;
- местному финансовому органу.
Как предусмотрено частью третьей статьи 8 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 № 996-XIV, ответственность за организацию бухгалтерского учета, обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах и сохранность обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет, несет руководитель учреждения в соответствии с законодательством.
