Введення залишків ТМЦ

Період введення залишків

Рахунки бухгалтерського обліку

Механізм введення початкових залишків

Документ «Введення початкових залишків» для ТМЦ

Номенклатура

Не кожен бухгалтер має можливість розпочати облік «з нового аркуша» і встановити початковою операцією формування статутного фонду знову створеної компанії. Найчастіше бухгалтерську програму встановлюють у вже діючій фірмі. До її активації стартовою господарською операцією необхідно оформити початкове сальдо за рахунками та субконто на момент початку роботи з ПЗ.

Період введення залишків

Найзручнішим буде введення залишків на початок року та почати облік з 1-го числа цього року. Тоді в ІБ буде зареєстрована вся потрібна для побудови регламентованих звітів інформація, та й вручну складати звіти буде набагато зручніше. Якщо ПЗ вводиться у використання не з самого початку року, а трохи пізніше, правильніше буде внести залишки на 1 січня і перенести в програму господарські операції, які вже були здійснені в цьому році.

У «1С:Бухгалтерії 8 для України» існує спосіб подвійного запису за рахунками, здійснити проведення або в дебет, або в кредит балансового рахунку окремо не можна. Проведення, завдяки яким вводяться залишки, можна записувати будь-якою датою раннього звітного періоду. Наприклад, залишки на 1 січня поточного року вносять проведеннями від 31 грудня попереднього року або ще більш ранньою датою. Сальдо за рахунками на початку періоду (місяця, кварталу) буде дорівнювати нулю, а наприкінці → таким, яке необхідно сформувати.

Незважаючи на те, що внесення початкових залишків є стартовою дією, почати використовувати систему можна і без них. Для цього необхідно у вікні налаштувань параметрів системи (вкладка «Підприємство - Налаштування параметрів обліку») у вкладці «Запаси» поставити галочку біля «Дозволяється списання запасів за відсутності залишків за даними обліку».

Результатом буде те, що всі товарні документи прикладного рішення зможуть проводитися не під контролем поточного стану залишків. Але наслідком цього буде поява численних від'ємних залишків на рахунках обліку ТМЦ, неправильних сум витрат і, згодом, результатів діяльності. З іншого боку, можна буде не втрачати час, очікуючи внесення всіх залишків у систему.

Увага! Якщо ви користуєтеся цією послугою, то, після того як усі залишки вже будуть внесені, необхідно перепровести внесені документи.

Це потрібно для впорядкування інформації та правильної роботи механізму списання собівартості. Потім галочку «Дозволяється списання запасів за відсутності залишків за даними обліку» можна буде вимкнути й продовжити облік у штатному режимі роботи системи → повністю контролюючи поточний стан залишків на рахунках щодо кожної господарської дії з ТМЦ.

Рахунки бухгалтерського обліку

Бухгалтерський облік запасів ведеться виключно за допомогою проведень на рахунках госпрозрахункового Плану рахунків. Він використовує такі рахунки:

→ «022» → матеріали, які прийняті для переробки від особи замовника з умовою давальницької сировини;

→ «024» → товар, прийнятий на комісію, товар комітента;

→ «20» → виробничі запаси, необхідні для використання під час господарської діяльності;

→ «22» → малоцінні предмети та предмети, які швидко зношуються, зі строком використання до року;

→ «25» → напівфабрикати;

→ «26» → готовий товар;

→ «28» → продукція на складах, у роздрібній торгівлі, передана на комісію, і тара під продукцією.

Аналітичний облік у розрізі номенклатури на цих рахунках ведеться постійно. Винятком вважається лише сумовий облік у роздрібній торгівлі на складах, який має вид «НТТ» (неавтоматизована торгова точка), який ведеться без аналітичного обліку в розрізі номенклатури. Інші розрізи аналітичного обліку (склади та партії), якщо це необхідно, можна налаштувати самостійно за допомогою «Налаштувань параметрів обліку». Проведення щодо цих рахунків створюються або за замовчуванням за документами, або вручну → за допомогою операцій.

Податковий облік запасів ведеться за допомогою регістрів накопичення та на бухгалтерських рахунках.

Тобто система має дворівневий механізм обліку. Результатом цього є те, що, з одного боку, відбувається глибока автоматизація облікових процесів, але з іншого → під час ведення в інформаційній базі податкового обліку складно скоригувати дані вручну.

Тому, щоб змінити будь-яку суму собівартості ТМЦ, потрібно по черзі внести необхідні коригування:

→ до регістрів податкового обліку;

→ до проведень бухгалтерського обліку.

Механізм введення початкових залишків

Внести залишки можна за допомогою обробки «Введення початкових залишків», яку можна відкрити у вкладці «Підприємство - Введення початкових залишків». На «Введення початкових залишків» відображено вигляд цієї обробки. Вона дозволяє вносити стартові залишки в одному вікні та схожа на оборотно-сальдову відомість.

У неї є дві вкладки: «Основні рахунки плану рахунків» і «Позабалансові рахунки». І вони обидві не є активними. Це ґрунтується на тому, що залишки вносять на певну дату, і перш ніж приступити до внесення інформації, необхідно визначити дату внесення залишків.

Введення початкових залишків

Щоб внести дату внесення початкових залишків, потрібно клацнути мишею на напис «Встановити дату введення початкових залишків» з правого боку вікна. Після цього відкриється вікно («Встановлення дати введення початкових залишків»), у якому потрібно ввести дату введення залишків.

Встановлення дати введення початкових залишків

Потім можна починати вводити залишки.

Основні принципи роботи:

→ у списку рахунків потрібно вибрати рахунок, за яким слід внести початкові залишки (є можливість вибрати і субрахунок, і рахунок), і натиснути іконку «Ввести залишки за рахунком»

→ результатом буде відкриття журналу «Введення початкових залишків». Розділ обліку, за яким вводяться залишки, вибирається за замовчуванням за зазначеним раніше рахунком;

→ у журналі потрібно натиснути іконку «Додати» і заповнити відкритий документ «Введення початкових залишків».

Тепер подивимося на принцип роботи цього механізму.

Документ «Введення початкових залишків» для ТМЦ

Спробуємо разом внести залишки ТМЦ за субрахунком 281. Відкриємо журнал документів «Введення початкових залишків», виберемо розділ обліку «Запаси за собівартістю», натиснемо іконку «Додати». У документі, що відкрився, знову натиснемо іконку «Додати» та почнемо вводити інформацію.

У графі «Рахунок обліку» потрібно зазначити рахунок, за яким ми вносимо залишки. Натискаємо на іконку, де зображено три крапки, і перед нами відкривається План рахунків бухгалтерського обліку з доступним виключно 2 класом рахунків («Введення початкових залишків»). Вибираємо субрахунок 281.

Згадаємо, що в Плані рахунків працює механізм пошуку та внесення рахунку за його номером.

Введення початкових залишків

Номенклатура

Довідник «Номенклатура» відкривається при натисканні на кнопку вибору довідника, «Номенклатура».

Номенклатура

Довідник «Номенклатура» потрібен для ведення списку номенклатурних позицій запасів, послуг і не введених у використання необоротних активів. У новій інформаційній базі цей довідник має такі групи: «Матеріали», «Обладнання до встановлення», «Напівфабрикати», «Продукція» і «Товари» («Номенклатура»). Ці групи з'являються за замовчуванням під час початкового внесення даних до бази. До кожної групи номенклатури належить певний запис у регістрі відомостей «Рахунки обліку номенклатури». Наприклад, група «Матеріали» у регістрі відомостей має субрахунок обліку 201, через це під час оприбуткування ТМЦ, які існують у цій групі, у документ надходження за замовчуванням буде підставлено субрахунок 201. Цей перелік груп можна доповнювати.

У «1С:Бухгалтерії 8 для України» немає потреби вносити до списку одну й ту саму матеріальну цінність не один раз, якщо вона одночасно може бути і товаром, і продукцією, і виробничим запасом. Пов'язано це з тим, що рахунок обліку визначається явним чином у документах надходження. Крім того, не потрібно вводити матеріальну позицію до списку кілька разів, якщо вона надходить від постачальника за іншою ціною, оскільки в програмі в цьому разі автоматично формується нова партія номенклатурної позиції.

Про створення нової групи в меню довідника ми говорили в минулому розділі. А тепер подивимося, яким чином можна ввести номенклатурні позиції ТМЦ до довідника. Якщо ми оприбутковуємо продукцію, то потрібно зайти до необхідної групи і за допомогою кнопки «Insert» додати новий елемент («Елемент Номенклатура»).

Елемент Номенклатура