Заповнення ОСВ за даними ВІБ
Обробка "ОСВ з ВІБ" призначена для автоматизованого формування звітів, що містять залишки й обороти за вибраними рахунками звітів, аналогічних звіту "Оборотно-сальдова відомість".
Оновлено: 20.03.2008
Обробка "ОСВ з ВІБ" призначена для автоматизованого формування звітів, що містять залишки й обороти за вибраними рахунками - звітів, аналогічних звіту "Оборотно-сальдова відомість". Під час формування звіту за допомогою обробки користувач визначає склад імпортованої фінансової інформації (склад рахунків, що включаються до звіту) та ступінь деталізації інформації (склад субконто, за якими розкриваються ці рахунки). Водночас автоматично здійснюється формування атрибутів звіту:
- складу показників;
- груп розкриття
- макета;
- правила обробки, що передбачають імпорт залишків і оборотів з ВІБ.
Обробку реалізовано як майстер, що складається з 5 кроків.
На 1-му кроці обробки вносяться основні відомості про новий вид звітів: його код і найменування, тип ВІБ і регістр бухгалтерії, з якого вилучаються дані. Крім того, можуть бути задані параметри нового виду звіту.
На 2-му кроці визначається список рахунків, що включаються до звіту. До звіту можна включити всі рахунки, вибрані рахунки та всі рахунки, крім вибраних. Рекомендується включати до звіту лише ті рахунки, залишки й обороти за якими використовуються під час заповнення звітів: необґрунтоване включення до звіту всіх рахунків призведе до суттєвого збільшення обсягу бази та часу заповнення звіту "ОСВ".
Якщо до звіту потрібно включити всі балансові рахунки, можна вибрати режим відбору "Включати всі рахунки". Аналогічно, якщо до звіту потрібно включити багато балансових рахунків, можна вибрати режим відбору "Виключати рахунки зі списку" і внести до списку лише балансові рахунки, що не використовуються. Позабалансові рахунки автоматично виключаються зі списку. Якщо все ж необхідно включити до списку позабалансові рахунки, на 3-му кроці обробки встановлюється прапорець "Виводити дані за позабалансовими рахунками".
На 3-му кроці визначений раніше список рахунків деталізується за рахунками та субконто. Визначення переліку використовуваних субрахунків і субконто аналогічне визначенню переліку рахунків на попередньому кроці: до переліку можна включити всі субрахунки (субконто); лише вибрані; усі, крім вибраних. Список використовуваних (або, навпаки, невикористовуваних) субконто визначається у два етапи. Спочатку до списку включаються рахунки, субконто яких мають увійти до списку; на цьому етапі до списку включаються всі субконто вибраних рахунків. Потім зі списку можна виключити окремі субконто окремих рахунків:
На 2-му кроці обробки визначається список рахунків звіту, на 3-му кроці - список субрахунків. При цьому чітка межа між рахунками та субрахунками не проводиться: можна на 2-му кроці повністю сформувати список, що включає, зокрема, і субрахунки будь-якого рівня; можна на 2-му кроці ввести лише рахунки та далі деталізувати їх на 3-му кроці.
На 4-му кроці обробки налаштовується відповідність між аналітиками консолідації та ВІБ. Кожній аналітиці (виду субконто) ВІБ має бути поставлена у відповідність аналітика (вид субконто) консолідації. Для кожної пари аналітик має бути задана відповідність реквізитів. Таблиця налаштування відповідності реквізитів викликається подвійним клацанням мишею по аналітиці консолідації.
Налаштування відповідності кожної пари аналітик завершується встановленням прапорця "Перевірено". Встановлення прапорця "Зберегти налаштування" означає, що налаштування відповідності буде збережено не лише в правилі обробки нового звіту, а й у довіднику "Відповідність зовнішнім ІБ", тобто використовуватиметься для всіх нових правил обробки.
До списку субконто ВІБ можуть бути включені субконто, яким не можна поставити у відповідність наявні аналітики консолідації. У такому разі нові аналітики консолідації можуть бути сформовані автоматично після натискання кнопки "Заповнити - Додати відсутні види субконто". Рядки, що містять такі аналітики, виділяються блакитним кольором.
На 5-му кроці визначається структура звіту. Користувач, який формує звіт, має перевірити структуру звіту, а також додаткову інформацію, яку буде внесено до ІБ під час формування звіту. Інформацію про звіт згруповано за вкладками.
Групи розкриття виводяться на однойменній вкладці. Передбачається, що буде сформовано по одній групі розкриття для кожного рахунку, для якого на 3-му кроці обробки були визначені розкриття за субконто. Рядки та колонки звіту також виводяться на однойменних вкладках. Звіт являє собою оборотно-сальдову відомість, отже, його рядки - це вибрані на 2-му та 3-му кроці обробки рахунки й субрахунки; його колонки - це дебетові та кредитові сальдо й обороти.
На вкладці "Налаштування відповідності" виводяться лише ті відповідності аналітик консолідації та ВІБ, які буде включено до довідника "Відповідність зовнішнім ВІБ". Це ті відповідності, для яких на 4-му кроці обробки встановлено прапорець "Зберегти налаштування". Це не означає, що інші відповідності буде втрачено: усі відповідності буде включено до правила обробки, призначеного для автоматичного заповнення звіту.
На вкладці "Додатково" виводяться новостворювані види субконто. Це ті види субконто (аналітики), які на 4-му кроці обробки виділено блакитним кольором.
Після натискання кнопки "Сформувати" у поточній ІБ формується новий вид звіту; його макет; правило обробки, що містить формули заповнення всіх показників звіту за регістром бухгалтерії ВІБ.
Автоматично згенерований звіт згодом може бути змінений вручну: наприклад, може бути змінено склад його показників і груп розкриття, макет звіту, формули заповнення показників.Екземпляри автоматично згенерованого звіту формуються у загальному порядку: звіт включається до шаблону процесу; або екземпляри звіту формуються вручну та заповнюються за правилом обробки.
