Алкоголь, тютюн і пальне: операційний чекліст малого магазину на осінь 2026 року

Спочатку розділіть товарні контури

Ліцензія: перевіряємо не документ, а безперервність права торгівлі

Каса: кожний чек повинен описувати реальний товар

Зарплатний критерій: контроль до закриття місяця

еАкциз: чинний календар і законопроєкт — не одне й те саме

Залишки: від накладної до полиці без «сірої зони»

Як перенести контроль у BAS без зайвої бюрократії

План на найближчі 30 днів

Чекліст перед відкриттям зміни

У невеликому магазині підакцизна торгівля часто виглядає як одна полиця, одна каса й один відповідальний працівник. Для контролю це щонайменше три різні контури. Перший — право продавати товар за конкретною адресою. Другий — правильна реєстрація кожної операції через касову техніку. Третій — походження та рух кожної одиниці від накладної постачальника до чека, повернення або списання. Окремо стоїть зарплатний критерій, порушення якого може коштувати ліцензії.

Станом на 11 вересня 2026 року до цього додається перехідний етап еАкцизу. Тут особливо небезпечно керуватися заголовком новини або проєктом закону: поки запропоноване перенесення не стало чинним законом, операційний календар магазину має спиратися на чинну дату запуску. Тому корисно вести два плани — обов’язковий за чинними нормами та резервний на випадок офіційної зміни строків.

Спочатку розділіть товарні контури

Найпростіша робоча модель — окремий контрольний аркуш для кожної групи:

• Алкоголь. Ліцензія, адреса місця торгівлі, кожен зареєстрований РРО або ПРРО, код УКТ ЗЕД, паперова акцизна марка в перехідний період, майбутня електронна марка.
• Тютюнові вироби та рідини для електронних сигарет. Окрема ліцензія за місцем торгівлі, точна номенклатура та код УКТ ЗЕД у касовій системі, документи походження й контроль залишків.
• Пальне. Окрема ліцензія, спеціальні правила обліку та касової техніки. ПРРО для оптової або роздрібної торгівлі пальним застосовувати не можна.

Це розділення потрібно зберегти не лише в папці бухгалтера, а й у довідниках товарів, касових налаштуваннях, матриці доступів працівників та щомісячному контрольному звіті. Тоді зміна правила для однієї групи не зламає весь процес.

Ліцензія: перевіряємо не документ, а безперервність права торгівлі

Нові роздрібні ліцензії за Законом № 3817-IX є безстроковими, але це не скасовує регулярної плати та контролю відомостей у реєстрі. Для алкоголю, тютюнових виробів і рідин для електронних сигарет платіж вноситься щокварталу рівними частинами до початку наступного кварталу. Для роздрібної торгівлі пальним плата є річною.

У 2026 році мінімальна заробітна плата, від якої обчислюються ліцензійні платежі, становить 8 647 грн. Практична таблиця для планування бюджету має такий вигляд:

Пільговий розмір не можна обирати лише тому, що магазин розташований у селі. Перед оплатою треба звірити точну адресу, адміністративний статус населеного пункту, відстань до обласного центру та площу торговельного залу: передбачені законом винятки можуть повернути об’єкт до загальної ставки.

Для заяви використовуйте актуальну версію форми, а не файл, збережений минулого року. На 11 вересня 2026 року для роздрібної торгівлі алкоголем, тютюном і рідинами застосовуються електронні ідентифікатори J1303406 для юридичних осіб та F1303406 для ФОП; для роздрібної торгівлі пальним — J1304505 і F1304505. Порядок подання визначає постанова Кабінету Міністрів № 374.

Що звірити до подання заяви або наступного платежу

1. Магазин і склад відображені у повідомленні за формою № 20-ОПП з правильними адресами та станом об’єкта.
2. У заяві зазначені саме ті РРО або ПРРО, які фактично працюють у точці продажу алкоголю.
3. В електронному кабінеті є чинний витяг, а в інтегрованій картці — правильно зарахований платіж.
4. Календар бухгалтера нагадує про оплату завчасно, а не в останній банківський день.
5. Зміна адреси, каси, найменування чи інших реєстрових даних одразу запускає процедуру актуалізації.

Каса: кожний чек повинен описувати реальний товар

Продаж проводять на повну суму через зареєстрований РРО або дозволений для цього виду діяльності ПРРО, а покупцеві надають паперовий чи електронний розрахунковий документ. Для підакцизного товару загальна назва на кшталт «алкоголь» або «сигарети» не забезпечує належного обліку. У касовій номенклатурі мають бути точна назва позиції, ціна, кількість і код товарної підкатегорії за УКТ ЗЕД. Для маркованого алкоголю в чеку також відображають цифрове значення штрихового коду паперової акцизної марки, доки діє паперова модель.

Перед першим продажем нового SKU бухгалтер або адміністратор звіряє картку товару з накладною постачальника, кодом УКТ ЗЕД і видом марки, а касир проводить тестову операцію за внутрішнім регламентом. Після зміни корисно зіставити:

• оборот РРО з готівкою, еквайрингом і поверненнями;
• кількість проданих підакцизних одиниць зі списанням у товарній системі;
• відкриття та закриття зміни, Z-звіт і службові операції;
• скасовані чеки та повернення з підтвердними документами;
• помилки сканування марок, які не можна залишати «на завтра» без зафіксованої причини.

Пальне не можна додати до загального сценарію ПРРО

Для пального працює окреме обмеження: використання ПРРО в оптовій та роздрібній торгівлі пальним заборонене. Отже, навіть якщо ПРРО зручний для магазинної частини об’єкта, відпуск пального треба реєструвати через належно зареєстрований фізичний РРО у спеціальному комплексі та з урахуванням профільних вимог до паливороздавального обладнання. Одна адреса і один власник не роблять ці касові сценарії взаємозамінними.

Практична помилка виникає, коли бухгалтер бачить загальний денний оборот, але не має окремого звіряння між лічильниками колонки, даними РРО, оплатою та фактичним залишком у резервуарі. Для пального такий контроль потрібно закладати окремим регламентом і не переносити на нього правила, написані для пляшки або пачки.

Зарплатний критерій: контроль до закриття місяця

Із 1 жовтня 2025 року для суб’єктів із роздрібними ліцензіями на алкоголь, сидр і перрі, тютюнові вироби, рідини для електронних сигарет або пальне діє вимога до середньої щомісячної заробітної плати. У 2026 році базовий поріг становить дві мінімальні зарплати, тобто 17 294 грн. Знижений поріг — півтори мінімальні зарплати, або 12 970,50 грн, — можливий лише за одночасного виконання територіальних і площинних умов для всіх місць роздрібної торгівлі: віддаленість не менш як 50 км від відповідного адміністративного центру та площа торговельної зали не більш як 500 кв. м.

Середню зарплату рахують за всіма працівниками суб’єкта господарювання, а не лише за продавцями конкретного магазину. Для ФОП без найманих працівників контролюють загальний місячний оподатковуваний дохід за тим самим порогом. Якщо перевірка зафіксує невідповідність протягом трьох повних календарних місяців поспіль, це може стати підставою для припинення ліцензії.

Тому контрольна дата — не день подання зарплатної звітності, а приблизно 20–25 число поточного місяця. До цього моменту треба сформувати прогноз фонду оплати праці, середньої зарплати та доходу ФОП, врахувати кадрові зміни, неповний час, відпустки, лікарняні та виплати, що входять у розрахунок. Якщо прогноз нижчий за поріг, у керівника ще залишається час на законне управлінське рішення, а не на виправлення вже закритого періоду.

еАкциз: чинний календар і законопроєкт — не одне й те саме

За чинним на 11 вересня 2026 року регулюванням повноцінний запуск Електронної системи обігу алкогольних напоїв, тютюнових виробів і рідин для електронних сигарет запланований на 1 листопада 2026 року. Пальне до цієї системи не належить. До 12 жовтня триває тестовий режим, а з 12 до 31 жовтня передбачено перехідний етап реєстрації користувачів, електронних кабінетів, об’єктів і налаштування обміну даними.

Законопроєкт № 15532 пропонує перенести запуск на 1 липня 2027 року. Профільний комітет 10 вересня 2026 року рекомендував його ухвалити, але станом на 11 вересня законопроєкт очікує розгляду і ще не змінив чинні строки. Операційне рішення просте: технічну підготовку не зупиняти, а дату в робочому календарі змінювати лише після ухвалення, підписання та офіційного опублікування закону.

До запуску магазин має підготувати:

• електронні підписи та ролі працівників, які працюватимуть у кабінеті оператора;
• ідентифікатори оператора, місць діяльності й об’єктів з однаковими адресами в податкових і товарних довідниках;
• зв’язок між електронною акцизною маркою, товарною карткою, надходженням, переміщенням і продажем;
• процедуру приймання акцизного електронного документа та дій у разі розбіжності;
• сканери, резервний інтернет і сценарій дій касира, якщо код не читається або система недоступна.

Паперові марки дозволено замовляти та використовувати до дати повного запуску. Товари, вироблені або імпортовані до запуску та марковані паперовими марками, матимуть перехідний строк обігу до 18 місяців. Це означає, що «старі» залишки не слід механічно змішувати з новими: для них потрібні окрема ознака в обліку, інвентаризація на контрольну дату та зрозумілий план продажу.

ДПС і в 2026 році продовжує окремі роз’яснення для підакцизної торгівлі. Для перевірки календаря, нових повідомлень і навчальних матеріалів варто регулярно переглядати навчальну сторінку ДПС про контроль обігу підакцизних товарів. Саме офіційне оновлення, а не переказ у соціальних мережах, має бути підставою для зміни регламенту.

Залишки: від накладної до полиці без «сірої зони»

Інвентаризація підакцизного товару потрібна не тільки для фінансового результату. Вона доводить походження товару, пояснює розбіжність між закупівлею та продажем і дозволяє відокремити помилку касира від нестачі або неправильного оприбуткування.

У картці руху або аналітичному регістрі доцільно зберігати постачальника, номер і дату первинного документа, точну назву SKU, код УКТ ЗЕД, партію, тип і стан акцизного маркування, кількість, місце зберігання, продажі, повернення, переміщення та списання. Під час приймання відповідальний працівник звіряє не лише коробки, а й маркування, відповідність накладній та відсутність пошкоджень. Сумнівну партію краще відокремити до з’ясування, ніж спочатку поставити на полицю, а потім шукати продані одиниці.

Для дорогих і ризикових позицій працює циклічна інвентаризація раз на тиждень, для всього підакцизного асортименту — повна щомісячна. Результат звіряють одразу у трьох площинах: фізична наявність, товарний облік і продажі РРО. Розбіжність повинна завершуватися документом та виправленням причини, а не ручним коригуванням цифри до бажаного залишку.

ФОП окремо перевіряє, чи поширюється на його статус і систему оподаткування форма обліку товарних запасів за наказом Мінфіну № 496. Але навіть коли конкретна форма не є обов’язковою, первинні документи та простежуваний рух підакцизного товару залишаються необхідною основою ліцензійного й касового контролю.

Як перенести контроль у BAS без зайвої бюрократії

Програма не замінює закон і первинний документ, але прибирає розриви між закупівлею, складом, касою та взаєморозрахунками. У довіднику номенклатури варто зробити обов’язковими тип підакцизного товару, код УКТ ЗЕД, одиницю виміру, ознаку маркування та заборону продажу неактивної позиції. Для складів і магазинів потрібні окремі місця зберігання, а права на зміну кодів, проведення заднім числом і ручне коригування залишку — лише у визначених відповідальних осіб.

Керівнику корисний короткий щоденний звіт із п’яти показників: продажі за групами, нерознесені надходження, від’ємні залишки, повернення й касові розбіжності. Бухгалтеру — щомісячний звіт про строки ліцензійних платежів, середню зарплату та позиції без повних реквізитів. Побудову такого наскрізного процесу — від закупівлі й складу до продажу, коштів та взаєморозрахунків — можна відпрацювати на курсі «BAS Управління торгівлею». Для магазину цінність тут не в кількості документів у базі, а в тому, що одна господарська операція залишає узгоджений слід у всіх контурах.

План на найближчі 30 днів

1. Дні 1–3. Скласти реєстр усіх місць торгівлі, ліцензій, кас, видів підакцизних товарів і відповідальних осіб. Окремо виділити пальне.
2. Дні 4–7. Звірити витяги, 20-ОПП, адреси, каси та платежі. Визначити загальну або пільгову ставку для кожної точки на підставі її фактичних умов.
3. Тиждень 2. Провести контрольну інвентаризацію, очистити дублікати номенклатури, заповнити коди УКТ ЗЕД і перевірити тестові чеки нових позицій.
4. Тиждень 3. Розрахувати прогноз середньої зарплати або доходу ФОП, оформити внутрішній щомісячний контроль і резервну процедуру на період відпусток та лікарняних.
5. Тиждень 4. Пройти тестовий сценарій еАкцизу: доступ, об’єкти, приймання документа, сканування, продаж, повернення та збій зв’язку. Якщо законодавча дата зміниться, зберегти готовність і лише пересунути календар.

Чекліст перед відкриттям зміни

• Ліцензійний витяг чинний, адреса та каса відповідають фактичній точці.
• Черговий ліцензійний платіж зарахований, а наступна дата стоїть у календарі.
• РРО або ПРРО працює для дозволеної групи товарів; продаж пального не проводиться через ПРРО.
• У нових товарів заповнені точна назва, ціна, код УКТ ЗЕД і потрібна ознака марки.
• На кожну партію є первинні документи, а сумнівний товар не потрапив у продаж.
• Фізичні залишки збігаються з обліком або розбіжність уже зафіксована й розслідується.
• Прогноз зарплатного показника за місяць не нижчий за потрібний поріг.
• Відповідальні особи знають, що робити при поверненні, помилці марки, збої каси або втраті зв’язку.

Стійка робота малого магазину починається не з великої папки інструкцій, а з кількох контрольних точок, які неможливо оминути. Ліцензія підтверджує право торгувати, каса фіксує реальний продаж, зарплатний моніторинг захищає ліцензію, а облік залишків з’єднує постачання з полицею. Якщо ці контури розділені за правилами, але сходяться в одному щоденному звіті, зміни законодавства стають керованим завданням, а не раптовою кризою.