Бухгалтерія без паперу — автоматизований бухгалтерський облік на комп'ютері: технології та майбутнє

Комп'ютеризація та автоматизація сьогодні посідають провідне місце в усіх видах діяльності підприємств і установ. З розвитком технологій поліпшується та спрощується ведення бухгалтерії, відбувається перехід від паперової документації до документації на комп'ютері. Поліпшити будь-який процес як виробничий, так і невиробничий (наприклад, бухгалтерську діяльність) неможливо без застосування нових інформаційних і комп'ютерних технологій.

Бухгалтерський облік є основою управління будь-якого підприємства, тож якщо потрібно здійснити автоматизацію управління діяльністю підприємства, то насамперед потрібно починати з комп'ютеризації бухгалтерського обліку.

Є багато чинників, які свідчать про необхідність автоматизації бухгалтерського обліку. Одними з найвагоміших чинників є:

• Безліч паперової документації, яка займає багато місця та часу на пошук потрібної інформації;
• Внесення великого обсягу інформації до бази даних;
• Написання звітів (в електронній формі набагато простіше, адже є певні трафарети та шаблони написання), необхідних для подання їх до державних органів та інших підприємств, що є партнерами;
• Виконання різних операцій, які на комп'ютері виконують спеціальні програми, достатньо лише внести дані — і розрахунки будуть готові за кілька секунд.

Бухгалтерський облік включає багато різних операцій, він охоплює всі сфери діяльності та веде контроль за операціями, що відбуваються на підприємстві й стосуються введення інформації, фінансових операцій, видачі даних і складання звітності. Саме тому бухгалтерський облік має бути автоматизований для його ефективної та кращої роботи, а це, своєю чергою, поліпшить і прискорить роботу всього підприємства. Бухгалтерський облік також стосується фінансових справ підприємства та зарплати працівників, тому дуже важливо, щоб уся інформація про справи підприємства була оформлена та згрупована правильно для можливості отримання тієї інформації, яка потрібна в цей момент.

Завдяки впровадженню автоматизації можна розв'язати багато проблем і поліпшити роботу бухгалтерії. Наприклад, можна скоротити час на виконання розрахунків та інших завдань, прискорити роботу співробітників, збільшити продуктивність і допомогти уникнути помилок як під час розрахунків, так і під час передавання даних, адже часто працівники помиляються при виконанні розрахунків вручну або можуть випадково чи навмисно вносити неправдиву інформацію. Достовірна інформація є першою запорукою успіху підприємства.

Не менш важливою є надійність системи, що означає її постійне обслуговування та роботу без перебоїв і помилок.

Захист інформації від сторонніх користувачів, які можуть скористатися нею для власної вигоди. Інформація має бути захищена від проникнення сторонніх. У певний момент часу потрібно мати можливість змінити інформацію відповідно до змінених умов. Адже інформація змінюється постійно й дуже швидко, тому доступ до неї повинні мати уповноважені на це працівники, щоб внести зміни в потрібний момент.

Звісно, переходячи на автоматизовану бухгалтерську систему, потрібно враховувати всі особливості конкретного підприємства й на основі цього впроваджувати автоматизацію, спираючись на процеси та діяльність, що виконується цим підприємством. Перед тим як здійснювати автоматизацію, потрібно правильно оцінити необхідність змін і, звісно, підготувати до цього персонал підприємства, а якщо потрібно, то провести перепідготовку кадрів.

У функціональному аспекті бухгалтерські системи повинні, принаймні, безпомилково виконувати арифметичні розрахунки; забезпечувати підготовку, заповнення, перевірку та друк первинних і звітних документів довільної форми; здійснювати безпомилкове перенесення даних з однієї друкованої форми в іншу; виконувати накопичення підсумків та обчислення відсотків довільного ступеня складності; забезпечувати звернення до даних і звітів за минулі періоди.

Автоматизація відбувається шляхом упровадження нової інформаційної системи, але перед цим потрібно провести підготовку до автоматизації, без якої не може бути ефективної автоматизації. Така підготовка складається з п'яти етапів:

1. Оптимізація (проведення аналізу стану підприємства та пошук проблем і процесів, що потребують змін);
2. Вибір масштабу автоматизації (це стосується того, наскільки велике саме підприємство: на малому підприємстві легко провести повну автоматизацію, а на великому не можна одразу проводити повну автоматизацію, лише частинами);
3. Вибір мети (потрібно чітко визначати, що саме очікується від автоматизації після її завершення, тобто поставити певну мету, якої потрібно досягти). Постановка завдання полягає в тому, що фіксується конкретний перелік усіх документів і регістрів, необхідних на підприємстві, які має видавати автоматизований бухгалтерський облік, вимоги до них.;
4. Вибір програмного засобу (потрібно вибрати саме ту систему, яка підходить конкретному підприємству та максимально відповідатиме його процесам);
5. Технічні питання (вибір комп'ютера).

Провівши попередню підготовку, можна починати сам процес автоматизації бухгалтерського обліку.

Отже, автоматизація бухгалтерського обліку — дуже важливий процес сьогодні, переведення паперової бухгалтерії на комп'ютер дає можливість поліпшити якість, ефективність і продуктивність роботи бухгалтерії та всього підприємства. З кожним роком системи вдосконалюються та поліпшуються, і все це заради ефективного функціонування, тому потрібно просто визначити наявні проблеми та сформулювати мету для вибору потрібної автоматизованої системи.