Чи потрібно бухгалтеру знати Excel?

Уже давно ні для кого не секрет, що лінь — це рушійна сила прогресу. Хтось не погодиться й скаже, що це нісенітниця, але насправді, для чого існують усі винаходи людства? Так, саме для полегшення життя, хоча часом деяким людям здається, що полегшувати життя вже нікуди. Однак, як кажуть, досконалості немає меж, і, отже, людській ліні немає ні кінця, ні краю.

Якщо замислитися, то все навколо нас слугує для того, щоб звести проблеми буття до мінімуму. Бухгалтерська справа теж не є винятком, хоча основа для спрощення в цій сфері дещо інша.

Річ у тім, що така посада, як «бухгалтер», передбачає величезну кількість обов’язків і доручень, більшість з яких ґрунтується на розрахунках, аналізі, диференціації, контролі та звітності. Загалом бухгалтер виконує колосальну роботу з числами. Рахувати не так уже й просто, особливо коли маєш справу з масивом даних. Більше того, помилки в розрахунках можуть дорого коштувати як підприємству, так і безпосередньо самому бухгалтеру. У результаті працівники, роботодавці, а також держава зацікавлені у швидкому, якісному і, головне, правильному виконанні розрахунків та веденні бухгалтерії. Крім калькуляторів, програм для розрахунків тощо, актуальною та зручною є програма Microsoft Excel.

Ця програма є однією з найпопулярніших серед застосунків Майкрософт. Це й не дивно, адже за допомогою цього застосунку можна виконати практично всі наявні розрахунки. Більше того, ця програма не лише прискорює та спрощує розрахунки, а й оживляє щоденну рутинну роботу, адже використання її функцій потребує навичок і знань, за допомогою яких можна «гори звернути» в бухгалтерській справі.

Наприклад, статистика — досить складна наука, яка не кожному дається. Ще з давніх часів статистику, хоч і на примітивному рівні, вели лише найвидатніші й найдосвідченіші уми — і це не дивно, адже, хоча людський мозок має аналітичні здібності, але в широкому масштабі використовувати такі навички дано далеко не кожному. Часи минали, усе змінювалося. Водночас збільшувалася потреба у веденні статистики, урізноманітнювалися методи її аналізу та викладення. Статистичні звіти — це громіздкий процес, який потребує неабиякої витримки, сталевих нервів, виваженості, точності й уважності. Саме такими якостями повинен володіти бухгалтер, адже ведення статистики також входить до його безпосередніх обов’язків. До того ж він ще повинен не лише вести складні розрахунки, а й виконувати їх вчасно, що є надскладним завданням у таких умовах. Тут на допомогу бухгалтеру приходить програма Excel, яка не лише може допомогти в розрахунках, а й дасть змогу зобразити результати як у табличному вигляді, так і у вигляді графіків різного типу. Такий підхід не лише спростить сприйняття інформації користувачем, а й привнесе креативність у нудну, хоч і складну роботу бухгалтера.

Наступним обов’язком бухгалтера є облік надходжень усіх матеріальних цінностей на підприємство, стеження за тим, щоб ці активи нікуди не зникли. Це завдання є відповідальним процесом, адже, як показує практика, якщо матеріальні цінності безслідно зникають і немає винних, то винним завжди залишається бухгалтер. Тому виконання цієї функції є вкрай важливим не лише для підприємства, а й безпосередньо для бухгалтера, оскільки навряд чи бухгалтеру хочеться нести матеріальну, а іноді й кримінальну відповідальність за те, що хтось збагатиться. Врятувати ситуацію допоможе диво-програма Excel, адже в ній можна створювати таблиці та поля, пов’язані між собою. Більше того, логічно поєднавши всі дані й показники, мінімальні рухи матеріальних і нематеріальних потоків впливатимуть не лише на кінцевий результат, а й на інші економічні показники.

Не секрет, що надскладним завданням для бухгалтера є процес проведення інвентаризації, метою якого є перевірка та документальне підтвердження наявності всіх цінностей, що обліковуються на підприємстві. Бухгалтер не лише уповноважений проводити цю процедуру, а й зобов’язаний звітувати про будь-які переміщення матеріальних ресурсів, повинен давати коректну оцінку всіх наявних запасів підприємства. Цю роботу бухгалтеру допоможе здійснити програма Excel. По-перше, не потрібно витрачати тонни паперу на збереження цієї інформації, адже вона може бути збережена в електронному вигляді, що значно спрощує роботу з нею. По-друге, завжди можна, натиснувши кілька клавіш на клавіатурі, знайти потрібну інформацію. Швидкість і якість виконання бухгалтерських операцій — успіх усього підприємства.

Ось на прикладі таких, як може здатися, елементарних, але актуальних обов’язків і функцій бухгалтера можна спостерігати необхідність використання програми Microsoft Excel у бухгалтерських завданнях. Насправді ця програма, крім перелічених, може виконувати такі функції:

• проводити складні обчислювальні операції з великим масивом даних;
• здійснювати автоматизацію вихідних обчислень;
• проводити пошук даних;
• виконувати підстановку числових значень;
• створювати бази даних і виконувати їх аналіз;
• будувати графіки та діаграми;
• створювати, обробляти й аналізувати табличні значення та показники.

То чи варта ця програма уваги та ретельного вивчення з боку бухгалтера, якщо вона заощаджує час, сили й кошти будь-якого працівника?

Пересічному користувачеві ця програма не «по зубах», але недарма в народі кажуть: «Вік живи — вік учись». Важко не погодитися з цим твердженням, оскільки саморозвиток — це одна з основних цілей людського життя, яка приносить непогані дивіденди. Це пов’язано не лише з тим, що всебічно розвинена особистість, якого б віку вона не була, цінується на всіх рівнях соціально-економічного простору, а й з тим, що саме ця риса називається мудрістю. Мудрість буває різною, але лише з її допомогою можна чогось досягти в житті, лише маючи мудрість можна стати не тільки хорошим професіоналом, а й хорошою людиною загалом. Тому саморозвитку особистості приділяється особлива увага, і цей процес можна з упевненістю назвати обов’язком не лише перед самим собою, а й перед фірмою, керівництвом, персоналом. На сьогодні цей процес особливо актуальний, оскільки ми живемо у 21 столітті — столітті небувалих темпів розвитку всіх галузей господарства.

Унаслідок вищевикладеного необхідно зазначити, що відбувається поступовий перехід від людського до механічного, автоматизованого процесу виконання будь-якої роботи, особливо у сфері обчислень, аналізу, статистики та обліку. Комп’ютери поступово витісняють людську працю, полегшуючи та прискорюючи розрахунки, вони є надійним гарантом цих обчислень, даючи змогу працювати ефективно, результативно й швидше та якісніше аналізувати роботу підприємства.

У сучасних умовах комп’ютерна неграмотність неприпустима, тому вивчення різних програм — це основний обов’язок не лише бухгалтера, а й будь-якого громадянина нашої країни.

Крамарова Анна