Електронний документообіг, перспективи розвитку.

У нинішній бурхливий час життєво необхідною є можливість організації швидко реагувати на постійні зміни. Саме цей показник значною мірою залежить від досконалості бізнес-процесів організації та ступеня їх автоматизації.

Електронний документообіг — це механізм для роботи з електронними документами, технологічний підхід, який підвищує ефективність роботи органів державної та місцевої влади. Гарантією успішності роботи завжди є ефективна робота державних службовців. Учорашні методи обробки інформації не лише є неефективними, а й надалі не зможуть якісно обслуговувати потреби громадян країни. Сьогодні потрібно мати доступ до інформації та скоротити час на вирішення поставлених завдань, які ніяк не пов'язані з обслуговуванням населення. Автоматичний контроль за виконанням робіт з документами значно підвищує якість роботи співробітників, скорочує терміни підготовки документів, дає можливість кращого їх прогнозування та управління. Також немає потреби вручну розмножувати документи, стежити за їх переміщенням усередині організації. Усе це зменшує трудові витрати діловодів.

Для того, щоб систематизувати й об'єднати в одне ціле інформацію, полегшити її аналіз і написання звітів, необхідно використовувати систему електронного діловодства, сховища інформації. У роботі з великою кількістю даних виникає проблема швидкого ефективного прийняття рішення, щоб її уникнути потрібно застосовувати технології отримання інформації з даних. А все це можливо лише в тій системі, яка базується на основі електронного документообігу.

Безпаперові технології обробки інформації роблять легким процес управління знаннями. Вони забезпечують автоматизований обмін інформацією та отримують з усіх джерел лише необхідне.

Система електронного діловодства сприяє появі нової організаційної культури, адже вона полегшує роботу державних службовців, робить її цікавою, значущою. За допомогою інформаційних технологій вони не лише виконують внутрішні завдання, а й вирішують ширше коло державних проблем. Завдяки таким технологіям органи можуть підвищити рівень взаємодії з населенням, ставитися до них як до клієнтів, відповідаючи на їхні запити.

До системи електронного обігу документів висуваються такі вимоги:

Масштабованість необхідна для того, щоб система могла нарощувати свої потужності, підтримувати велику кількість користувачів. У системі мають бути інтегровані модулі. Модульність потрібна, якщо користувач використовує спектр завдань вужчий, ніж усі компоненти системи документообігу. Також система повинна відкрити інтерфейс для майбутньої обробки з іншими розподіленими системами.

Для ефективного впровадження електронного документообігу в організаціях необхідно знати про кілька стандартних помилок з метою їх запобігання. Найчастіше компанії припускаються помилок, коли відмовляються від консультацій фахівців, економлять на проєкті.

Можна сказати, що документообіг — це система, яка матеріалізує такі процеси, як збір, обробка, зберігання інформації, прийняття рішень і контроль. Як елемент електронного управління ця інтегрована система значно поліпшить становище підприємств і держави, тому її роль надзвичайно важлива.

На підприємствах, в установах, організаціях є спеціально створені служби для допомоги адміністрації у вирішенні поставлених завдань, при цьому вони займаються підготовкою, доставкою документів до виконавців. Такими службами в установах є бухгалтерія, архів, відділ кадрів та інші.

Електронні документи повинні зберігатися на електронних носіях, які забезпечили б їх збереження. Термін зберігання електронного документа повинен бути таким самим, як і для паперових документів.

Під час впровадження автоматизованої системи очікуються такі результати: можливість ефективного управління документами, оскільки діяльність на всіх рівнях є прозорою; відсутнє багаторазове перетворення інформації; комерційна інформація авторизована, через що підвищується відповідальність працівників за свої дії, можливість проведення внутрішніх розслідувань, оцінити діяльність структурних одиниць організації; виключення з обігу паперових документів.

Рішення щодо автоматизації діловодства дає можливість розгалуженому підприємству виконувати свої функції в єдиному інформаційному середовищі. Це забезпечується, якщо на підприємстві створена актуальна центральна база даних, яка оновлює інформацію з баз даних управлінь. Усі документи вводяться в базу один раз і вже після того, як збереглися, вони доступні для інших підсистем.

Використовуючи електронний документообіг забезпечуються такі переваги: удосконалюються управлінські, бізнес-процеси; зменшується ймовірність втрат документів; присутній зв'язок електронного та паперового архівів, заощаджується час на обробку документів; поліпшується виконавська дисципліна; прискорюється пошук документів, інформація додатково захищена; документ реєструється один раз; є можливість одночасно виконувати різні операції;

Експерти стверджують, що ми відстаємо в плані впровадження системи електронного обігу документів від країн Західної Європи майже на п'ять років. Їхній досвід показує нам, що за масового впровадження виникатиме й попит на всі продукти: від найпростіших до найскладніших. У нас, напевно, найближчим часом будуть застосовувати існуючі системи, не сподіваючись на їх подальший розвиток.

Розвиток електронного обігу документів в Україні сьогодні має особливе значення, адже документообіг є важливою складовою в процесі прийняття управлінських рішень. Найскладнішою сферою впровадження інформаційних систем є документообіг державних підрозділів. А це велика проблема для нашої держави, тому що документообіг — це система, яка реєструє інформацію, передає її працівникам організації, здійснює контроль.

Підсумовуючи вищевикладений матеріал, можна сказати, що тенденція розвитку програмних автоматизованих систем полягає в їх універсалізації. Розробляючи інформаційні системи, вчені не будуть звертати увагу на вузько орієнтовані сфери діяльності. У майбутньому програмне забезпечення являтиме собою не банківські чи бухгалтерські програми, а корпоративні системи. Дуже виражена тенденція до децентралізації під час зберігання інформації, а точніше сказати майбутні системи — це корпоративні мережі. Зроблені вони як автоматизовані системи документообігу, представлені трирівневою структурою, і як системи, що роблять можливим обіг документів у глобальному автоматизованому просторі.