Операції заднім числом: проблеми обліку та шляхи її вирішення

1С — це автоматична система, створена для обробки бухгалтерського обліку. За допомогою цієї програми можна працювати з різними системами та методологіями обліку.

У роботі з програмою "1С Бухгалтерія" бухгалтер має можливість для ведення обліку, зробленого для конкретного завдання, і можливість використання планів фінансових рахунків із різними рівнями. Також є можливість роботи в кількох системах обліку одночасно. Кількісний облік проводиться за допомогою механізмів, які автоматично встановлені в програму. У головних бухгалтеріях використовують програми, проводиться узагальнений облік.

Однією з діючих операцій системи є операції заднім числом.

Найбільш популярним цей метод є при заповненні документів. Під час введення документів можна припуститися помилок. Нашим завданням є правильне та своєчасне відображення певних операцій. У зв'язку з цим виникає проблема в необхідності виправлення раніше введених документів, видалення документів, введених помилково, і введення документів, які були введені своєчасно.

У 1С надається можливість «зміни документів заднім числом». Головне правило, якого слід дотримуватися при введенні, зміні документації «заднім числом», полягає в тому, що зміни повинні привести документи у відповідність до послідовності та складу актів господарської діяльності, які відбувалися насправді.

У системі «1С» поняття "документ" набуває більшого значення, ніж просто друкована форма доручення, рахунку або накладної. Документ існує як механізм, призначений для відображення в системі актів господарської діяльності. Внесення інформації про минулі акти госп. діяльності є основним завданням документа.

Однією з проблем зміни документів заднім числом є те, що цю функцію не можна використовувати для відображення пізніших подій. Наприклад, якщо видаткова накладна оформлена, а того ж дня ввечері клієнт повернув частину товару, то буде помилкою внесення виправлення у видаткову накладну з метою зменшити кількість відданого товару на ту кількість, яку повернув клієнт.

Правильним у цій ситуації буде відображення повернення товарів окремим документом або операцією.

Якщо ж для управлінського обліку наведене вище правило поширюється на всю історію документів, які зберігаються в інформаційній базі, то при веденні бухгалтерського обліку зміна в документі заднім числом не може виконуватися за тими датами, за якими вже була здана звітність, якщо тільки це може призвести до змін бухгалтерських підсумків. У таких випадках зазвичай використовують сортування.

Також 1С дає можливість заборони проведення операції заднім числом. Наприклад, зміни документа заднім числом.

Саме заборона на зміни документа може допомогти з вирішенням заміни документа заднім числом.

У 1С існує таке поняття, як перепроведення документів, що являє собою зміну послідовності документації. При цій дії можна використовувати звичайний режим проведення документів, при цьому вибравши інтервал, який відповідає певному звітному періоду, і вибрати всі можливі види вже проведених документів.

Таким чином, до операцій заднім числом можна віднести операції, пов'язані зі зміною документа. Як я вже згадувала раніше, головним правилом, якого слід дотримуватися при введенні, зміні документації «заднім числом», є: зміни повинні привести документи у відповідність до послідовності та складу актів господарської діяльності, які відбувалися насправді.