ТТН у BAS: дані, зв’язок із реалізацією та контроль

Карта реквізитів: хто що підтверджує в ланцюгу доставки

Хто використовує ТТН і де проходить межа роботи бухгалтера

Які дані перевірити за чинною формою № 1-ТН

Контрольна таблиця зв’язків із реалізацією

Кейс: у реалізації 10 місць, а в ТТН — 9

Як зафіксувати зв’язок у BAS без вигаданих кнопок

Чинна форма, паперовий документ та е-ТТН

Контроль складського руху, взаєморозрахунків і комплектності

Фінальний крок: архів і передача проблеми відповідальній особі

Коротка відповідь: товарно-транспортна накладна стоїть між передачею вантажу перевізнику та підтвердженням його приймання одержувачем. У BAS вона має бути пов’язана з реалізацією так, щоб за однією поставкою можна було пройти весь ланцюг: договір і заявку, видаткову накладну, ТТН, підтвердження доставки та обліковий документ. Сама ТТН не створює бухгалтерських проведень автоматично: їх формує документ конфігурації, а ТТН підтверджує обставини перевезення і допомагає контролювати рух товару.

Тому завдання бухгалтера — не просто побачити номер ТТН у примітці, а переконатися, що всі документи описують одну й ту саму господарську подію: ті самі сторони, вантаж, кількість місць, напрямок, дату і результат доставки.

Карта реквізитів: хто що підтверджує в ланцюгу доставки

Перевірку зручно починати не з окремих полів, а з ролей. Така карта швидко показує, до кого звертатися, якщо дані не збігаються.

Якщо потрібно відпрацювати не окреме поле, а повний цикл — від первинного документа до перевірки результату операції, корисним буде практичний курс BAS Бухгалтерія: сторінка українською описує роботу з документами, торговельними операціями, проведеннями та стандартними звітами.

Хто використовує ТТН і де проходить межа роботи бухгалтера

Одна ТТН потрібна кільком учасникам, але кожен читає її по-своєму. Логіст перевіряє маршрут, транспорт і виконання заявки. Склад підтверджує фактичне відвантаження, кількість місць, пакування та масу. Перевізник фіксує прийняття вантажу і виконану роботу. Одержувач засвідчує приймання або зазначає проблему. Бухгалтер зводить ці свідчення з реалізацією, складським рухом і розрахунками.

Межа відповідальності бухгалтера важлива. Він може виявити суперечність, зафіксувати її, призупинити завершення внутрішнього контрольного кроку та передати питання власнику процесу. Але бухгалтер не повинен самостійно вигадувати фактичну кількість місць, змінювати маршрут, підміняти дані перевізника чи «підганяти» первинний документ під BAS. Виправлення факту має підтвердити та сторона, яка відповідає за відповідну ділянку: склад, логістика, вантажовідправник, перевізник або одержувач.

Пошукове формулювання «ТТН в 1С» часто стосується того самого контрольного завдання у старих або звично названих системах; у сучасній роботі конкретні об’єкти й поля залежать від конфігурації BAS.

Які дані перевірити за чинною формою № 1-ТН

Станом на 26 вересня 2026 року загальна форма товарно-транспортної накладної наведена в додатку 7 до Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом в Україні. Форма та стаття 48 Закону «Про автомобільний транспорт» задають обов’язкове ядро даних, але для окремих вантажів і видів перевезення можуть діяти спеціальні вимоги. Тому наведений нижче алгоритм — робочий контроль звичайної внутрішньої поставки, а не універсальний юридичний висновок для кожної ситуації.

1. Ідентифікація документа й учасників

• номер ТТН, дата і місце складання;
• повні дані вантажовідправника, автомобільного перевізника і вантажоодержувача;
• відомості про водія та номер посвідчення без перенесення цих персональних даних у зайві робочі таблиці;
• підписи або належні електронні підписи відповідальних осіб на відповідних етапах.

У BAS насамперед звіряйте організацію, контрагента і договір. Схожі назви різних юридичних осіб — типове джерело помилки: документ може виглядати логічно, але належати іншій поставці.

2. Транспорт і точки маршруту

• марка, модель, тип і реєстраційні дані автомобіля, а за наявності — причепа або напівпричепа;
• довжина, ширина, висота, загальна маса з вантажем і маса брутто у передбаченому формою блоці;
• пункти навантаження і розвантаження;
• час прибуття, вибуття та простою у блоці вантажно-розвантажувальних операцій.

Бухгалтер не оцінює технічну справність автомобіля, але помічає логічні конфлікти: інший пункт розвантаження, відсутність причепа, хоча його вказано у заявці, або дата доставки раніше за дату відвантаження.

3. Вантаж і кількісні показники

• найменування вантажу та одиниця виміру;
• кількість вантажних місць і вид пакування;
• маса брутто та її узгодженість із підсумковим блоком;
• ціна без ПДВ за одиницю і загальна сума з ПДВ у формі — лише як предмет звірки з первинними документами, без самостійного висновку про податкові наслідки;
• перелік документів, що їдуть із вантажем;
• спеціальні відомості, якщо вони потрібні для конкретного вантажу, наприклад температурний режим для відповідних харчових продуктів.

Не порівнюйте числа без одиниць. Десять одиниць товару можуть бути упаковані у дев’ять вантажних місць, а одна палета може містити кілька коробок. Спочатку встановіть, чи в ТТН і реалізації справді вимірюється одне й те саме.

Контрольна таблиця зв’язків із реалізацією

Кейс: у реалізації 10 місць, а в ТТН — 9

Навчальна ситуація: у складському підтвердженні та видатковій накладній зазначено 10 окремих вантажних місць, а в ТТН — 9. Товар ще не списуємо як «втрачений», ТТН не редагуємо вручну і реалізацію не перепроводимо лише для того, щоб цифри збіглися.

Крок 1. Перевірити, чи однаковий показник порівнюється

З’ясуйте, що означають 10 і 9: одиниці товару, коробки, палети або інші вантажні місця. Перевірте специфікацію пакування. Якщо десять товарних одиниць справді об’єднані у дев’ять місць, суперечності може не бути, але такий зв’язок має бути зрозумілим із документів.

Крок 2. Відновити факт на складі

Зіставте замовлення покупця, завдання на відбір, складське підтвердження, видаткову накладну та дані про пакування. Попросіть відповідального працівника складу підтвердити, скільки місць фактично передали водієві. Бухгалтер не замінює це підтвердження власним припущенням.

Крок 3. Перевірити первинну ТТН і приймання

Перегляньте не копію з переписаним числом, а первинний примірник або електронний оригінал. Звірте підсумок «кількість місць», рядки вантажного розділу, масу, підпис водія та відмітку одержувача. Якщо одержувач уже зафіксував дев’ять місць або зауваження, це окрема подія, яку має розібрати відповідальна сторона.

Крок 4. Зафіксувати розбіжність і передати її власнику процесу

У внутрішній задачі або реєстрі розбіжностей запишіть номери документів, показники 10 і 9, джерело кожного числа, дату виявлення та поточний статус доставки. Передайте питання керівнику складу або логісту, а за потреби — відповідальній особі вантажовідправника, перевізника чи одержувача. Формат ескалації має відповідати внутрішньому регламенту підприємства.

Крок 5. Вносити зміни лише на підтвердженій підставі

Якщо помилка в ТТН підтверджена, коректний документ або належне виправлення організовує відповідальна сторона. Якщо помилкова реалізація чи складський документ — виправляють саме їх за прийнятою процедурою. В BAS залиште слід: причину, посилання на звернення, нову версію документа або статус урегулювання. Так зберігається історія, а не просто «правильна» цифра без пояснення.

Як зафіксувати зв’язок у BAS без вигаданих кнопок

Єдиного універсального документа «ТТН» для всіх продуктів і редакцій BAS немає. Назви полів, механізми приєднання файлів і логістичні підсистеми залежать від конфігурації, версії, локалізації та доробок. Тому спочатку визначте, який із трьох сценаріїв реально підтримує ваша база.

1. ТТН зберігається як реквізит або файл біля реалізації. Запишіть номер і дату в наявне додаткове поле, призначення або коментар за внутрішнім стандартом. Якщо конфігурація підтримує приєднані файли, додайте скан чи електронний документ, не дублюючи зайві персональні дані в назві файлу.
2. Є окремий логістичний або транспортний документ. Створюйте зв’язок через наявний механізм підстави, пов’язаних документів або структури підпорядкованості. Перевірте, що з картки поставки можна перейти і до реалізації, і до факту доставки.
3. Е-ТТН ведеться у зовнішній системі. У BAS збережіть стабільний ідентифікатор, статус, дату та посилання на внутрішній об’єкт інтеграції, якщо він передбачений. Контроль має працювати навіть тоді, коли файл фізично зберігається поза BAS.

Не створюйте довільне поле з невизначеним призначенням лише заради номера. Краще короткий затверджений регламент: де зберігається ідентифікатор, хто змінює статус, що вважається підтвердженням доставки і як позначається розбіжність.

Чинна форма, паперовий документ та е-ТТН

Перед практичним використанням перевіряйте чинну редакцію Правил перевезень вантажів автомобільним транспортом і форму № 1-ТН. На дату підготовки матеріалу сторінка офіційного порталу показує редакцію Правил від 26.07.2026. У ній ТТН може складатися у паперовій та/або електронній формі, а форма за потреби доповнюється іншими реквізитами з урахуванням особливостей вантажу.

Для е-ТТН важливі не скриншот і не роздруківка самі по собі, а електронний оригінал, належні підписи та доступна історія подій. Для паперової форми — комплект примірників, підписи учасників і відсутність неузгоджених виправлень. Якщо перевезення є небезпечним, великогабаритним, міжнародним або має іншу спеціальну специфіку, загального чек-листа недостатньо: питання передають профільному відповідальному фахівцю.

Контроль складського руху, взаєморозрахунків і комплектності

Після звірки реквізитів перевірте не лише наявність ТТН, а й результат операції в обліку.

• Склад. Кількість і номенклатура у реалізації відповідають фактичному відвантаженню; немає дубльованого списання або залишку, що виник через неправильний склад.
• Взаєморозрахунки. Покупець, договір, замовлення і сума належать одній поставці; доставка не приєднана до документа іншого контрагента.
• Статус доставки. Є підтвердження приймання або зафіксована невирішена розбіжність із відповідальним і строком реакції.
• Комплектність. Наявні договір або погоджені умови, заявка на перевезення, реалізація чи видаткова накладна, ТТН, потрібні супровідні документи та підтвердження доставки.
• Простежуваність. За будь-яким номером із ланцюга можна знайти решту документів без пошуку в особистому листуванні працівників.

Окремо перевірте, який документ у вашій конфігурації формує складський рух і бухгалтерські проведення. ТТН може бути доказом перевезення та джерелом контрольних даних, але не слід приписувати їй автоматичний обліковий результат, якого в конкретній базі немає.

Фінальний крок: архів і передача проблеми відповідальній особі

Закриття поставки — це не дата, коли файл поклали до папки. Встановіть правило іменування без зайвих персональних даних, зберігайте електронний оригінал разом із перевірюваними підписами та статусами, а паперовий комплект — за затвердженим графіком документообігу. Доступ до архіву має відповідати ролям працівників.

Якщо комплект неповний або цифри не узгоджені, зафіксуйте проблему, її джерело, відповідального і строк. Не позначайте доставку завершеною лише тому, що реалізацію вже проведено. Фінальний контрольний запис має відповідати на три запитання: що не збігається, хто підтверджує правильний факт і на підставі якого документа буде оновлено облік.

Після контролю комплектності можна використати програму курсу BAS Бухгалтерія як орієнтир для подальшої практики з первинними документами, торговельними операціями, стандартними звітами та перевіркою проведень.

Підсумок: надійний зв’язок ТТН із реалізацією — це не одне поле з номером, а відтворюваний ланцюг доказів. Сторони, вантаж, транспорт, маршрут і приймання мають складатися в одну історію. Якщо в ній з’являються 10 місць у реалізації та 9 у ТТН, правильна дія — встановити факт, зафіксувати розбіжність і передати її відповідальному, а не виправляти первинні дані навмання.