Как выбрать программное обеспечение для автоматизации управленческого учёта?

Выбор программы

Подготовительный этап

Выбор поставщика программы

Заключение контракта

 

Для преображения отчетности многими фирмами уже давно и благополучно применяется продукт Audit Expert, предоставляемый российским предприятием Про-Инвест. Цена данной программы колеблется от 300 до 1100 долларов, зависимо от версии.

Для ведения учета в общей базе данных в нынешнее время предоставляется большое количество программных комплексов разной мощности и цены. Зачастую, это непростые и недешевые корпоративные системы, которые поддерживают стандарты MRP/ERP, каждая из которых требует индивидуального подробного объяснения. Если исключить дорогостоящих монстров, как SAP/R3, Oracle Applications, Baan, то можно разделить условно эти продукты на зарубежные и отечественные:

Зарубежные системы: Exact, Axapta, Hansa Solutions, Platinum, Scala, SunSystems, Accpac.

Системы производства СНГ: Галактика, БОСС-Корпорация, Магнат, Эталон, Парус, Альфа, Инотек.

Цена зарубежных составляет от десяти до нескольких сот тысяч долларов, в то время как российские системы можно приобрести в несколько раз дешевле. Однако при покупке таких программ нужно принимать во внимание не только лишь цену, но прежде всего надежность, функциональность, адаптированность, а также наличие центра поддержки.

Трансформация проводок между несколькими планами счетов может поддерживаться в небольших бухгалтерских программах, например, БЭСТ, некоторые конфигурации 1С-Предприятия (к примеру, производства компаний Пиби и Рарус). Их цена с внедрением может колебаться от одной до нескольких тысяч долларов.

Для схемы с применением нескольких программ возможным есть использование любых учетных комплексов, от Excel и до отдельных модулей крупных корпоративных систем. Как программу именно для управленческого учета можно применять небольшие зарубежные комплексы (к примеру, MYOB Accounting, Sage, BS/1), или же специально настроенные Инфо-Бухгалтер, 1С-Предприятие или даже Access.

Выбор программы

Человеку, не знающему премудростей программирования, может показаться, что правильно выбрать программное обеспечение почти невозможно, не ошибившись при этом несколько раз. В этом его чаще всего убеждает неудачный опыт знакомых. В действительности же, чтобы сделать правильный выбор программы, не нужны знания программиста. Главным является определение для себя цепочки действий и достаточных критерий выбора.

Прежде всего, нужно сформировать рабочую группу, которая будет отвечать за процесс выбора, покупки и внедрения программы. Необходимо включить в нее представителей всех задействованных отделов.

Подготовительный этап

На начальном этапе нужно описать бизнес-процессы, имеющиеся в информационной системе фирмы и выделить участки, которые нуждаются в автоматизации. Это позволяет Вам представить масштабность автоматизации, учитывая собственные потребности. Следует ответить на такие вопросы:

• Как будет организован процесс обучения, кто будет пользоваться системой?
• Будет ли будущая система объединена с нынешними автоматизированными системами?
• С какого времени и в какой период планируется использование новой системы?
• Каков бюджет выделен на закупку программы, внедрение и сопровождение, а также для обучения сотрудников?

Далее нужно определить требования к будущей программе, среди которых:

перечень необходимых и желательных возможностей системы, производительность и масштабируемость системы; полный перечень операций, подлежащие автоматизации, полный перечень входных и выходных форм отчетности; желательная гибкость в настройках системы.

Выбор поставщика программы

Имея перечисленную информацию, можно приступить к исследованию рынка, то есть составить перечень действующих учетных программ для предприятий, схожих с вашим по количеству рассматриваемой информации. На данном этапе можно руководствоваться всяческими источниками информации: рекомендациями коллег, публикациями в печатных изданиях, аналитическими обзорами, рекламными материалами компаний-разработчиков. Учитывая полученную информацию, необходимо построить рейтинг программных продуктов по таким параметрам:

• стоимость предлагаемого решения;
• соответствие сформулированным вами требованиям;
• простота системы в поддержке и управлении,
• история компании и ее стабильность на рынке.

Необходимо определить "точку отделения" и сократить свой список до 2-4 компаний-поставщиков. Пригласите каждого из выбранных поставщиков сделать представление их продукта в офисе вашей фирмы для рабочей группы. Потребуйте у поставщиков перечень их клиентов и нанесите визит 2-3 компаниям из их числа.

Заключение контракта

Прежде всего, удостоверьтесь, что в предоставляемом контракте установлено обязательство поставщика за соблюдение сроков исполнения работ. Необходимо дополнить шаблонный контракт поставщика вашими условиями, можно также поторговаться о сумме и условиях оплаты.

Как приложение к контракту, добавьте лицензионное соглашение, а также план внедрения системы и план пробных испытаний, содержащий в себе описание как типичных, так и нетипичных ситуаций. Также необходимо согласовать расписание рабочих встреч и точек контроля.