Анализ расчетов с подотчетными лицами

Как посмотреть, на какую сумму подотчетник купил товаров за наличный расчет?

Программа позволяет контролировать остаток денежных средств у подотчетного лица, а также своевременность представления им авансовых отчетов.

Расчеты с подотчетными лицами контролируются с помощью отчета Остатки и движения денежных средств. Чтобы проанализировать такие расчеты, в отчете следует выбрать вариант Денежные средства у подотчетных лиц.

Этот отчет помогает получить ответы на различные вопросы, возникающие при работе с подотчетными лицами. Ниже приведены примеры ответов на такие вопросы.

Как узнать, полностью ли подотчетник отчитался за выданные ему денежные средства?

• Если подотчетник полностью отчитался за полученные средства, в графе Конечный остаток будет указана нулевая сумма.
• Если подотчетник не представил отчет по выданным суммам, в графе Конечный остаток отобразится сумма, по которой авансовый отчет еще не предоставлен.
• Когда подотчетник израсходовал больше средств, чем получил, в графе Конечный остаток отражается сумма перерасхода. Она выделяется красным цветом и выводится со знаком минус.

Как посмотреть, на какую сумму подотчетник купил товаров за наличный расчет?

• Сумма товаров, закупленных подотчетником, указывается в графе Оприходовано.
• Чтобы просмотреть документы, которыми подотчетник оформил оприходование товаров на склад, необходимо активизировать значение в этой графе и выбрать действие Расшифровать — Регистратор.
• На экране отобразятся документы Поступления товаров и услуг, которыми оформлено поступление на склад товаров, приобретенных подотчетником.

Как определить, обо всех ли покупках за наличный расчет отчитался подотчетник?

• Положительная сумма в графе Не отражено означает, что подотчетник оприходовал товары, но не указал в авансовом отчете расходы на их приобретение.
• Отрицательная сумма в графе Не отражено означает, что в авансовом отчете подотчетник указал расходы на закупку, превышающие сумму оприходования товара на склад, либо не оформил документы поступления товаров на склад (документ Поступление товаров и услуг с установленным видом хозяйственной операции Закупка у подотчетника).

Как группируются данные в отчете при просмотре информации о подотчетных лицах?

В отчете Остатки и движения денежных средств для варианта У подотчетных лиц предусмотрены следующие варианты группировки данных:

• по Организации,
• по валюте учета денежных средств,
• по подотчетному лицу.

Как посмотреть, по каким документам были выданы денежные средства подотчетнику в конкретной организации?

• В настройках быстрого отбора следует установить флажок в поле Организация и выбрать нужную организацию.
• В настройках быстрого отбора необходимо установить флажок в поле Подотчетное лицо и указать подотчетное лицо. Для быстрого выбора в поле ввода можно набрать первые буквы его фамилии.
• Нажмите кнопку Сформировать. Будет создан отчет с отбором по выбранной организации и подотчетнику.
• Установите курсор в поле Выдано и выполните его расшифровку. В качестве параметра расшифровки укажите Платежный документ.
• В результате будет выведен список документов Расходный кассовый ордер, по которым денежные средства выдавались подотчетному лицу в выбранной организации за период, указанный в отчете.