Электронный учет внеоборотных активов в системе «BAS: Бухгалтерия»

Что такое основные средства и их учет

Процедура поступления основных средств

Ввод основных средств в эксплуатацию

Модернизация и ремонт основных средств

 

Что такое основные средства и их учет

Основные средства — это материальные активы, которые предприятие использует с целью производства или предоставления услуг, сдачи в аренду, выполнения административных или социально-культурных функций. Срок полезного использования каждого такого объекта должен превышать один год (или быть больше операционного цикла, если он длительнее года).

Чтобы отнести актив к основным средствам в бухгалтерском учете, он должен соответствовать следующим условиям:

• иметь материальную форму;
• быть средством труда (не изменять значительно свою форму в процессе деятельности);
• предназначаться для длительного использования (более года);
• иметь стоимость не меньше той, которая установлена учетной политикой предприятия.

В программе «BAS: Бухгалтерия» для учета основных средств имеется ряд специальных разделов, которые охватывают все необходимые операции:

• «Поступление основных средств» — здесь создаются документы для оприходования оборудования и дополнительных расходов, которые увеличивают стоимость актива, а также оформляется ввод его в эксплуатацию;
• «Учет основных средств» — позволяет формировать документы для фиксации перемещения, модернизации или инвентаризации активов;
• «Выбытие основных средств» — содержит документы для списания или передачи активов;
• «Амортизация основных средств» — обеспечивает расчет и начисление амортизации.

Параметры учета основных средств

Параметры учета основных средств настраиваются в соответствующем разделе программы.

Процедура поступления основных средств

В большинстве случаев поступление нового объекта основных средств оформляется с помощью двух документов:

• «Поступление товаров и услуг» (или «Поступление оборудования»);
• «Ввод в эксплуатацию ОС».

Создание документа «Поступление товаров и услуг»

Документ «Поступление товаров и услуг» с видом операции «Оборудование» можно создать через разделы:

• «Покупки» ? «Поступление товаров и услуг»
• «ОС и НМА» ? «Поступление оборудования»

На вкладке «Оборудование» нужно указывать полученные объекты основных средств и их количество, выбирая необходимую информацию из справочника «Номенклатура».

Счет учета подставляется автоматически в зависимости от вида номенклатуры (по умолчанию для оборудования — это счет 1521 «Приобретение основных средств»), но его всегда можно изменить вручную.

После проведения документа выбранная первоначальная стоимость основного средства отражается на счете 1521, пока объект не будет введен в эксплуатацию.

Учет дополнительных расходов при формировании стоимости основного средства

Первоначальная стоимость оснащения состоит не только из цены покупки, но и из расходов на монтаж и других связанных с приобретением расходов. Для этого создают документ «Поступление доп. расходов». Его можно оформить в разделе «ОС и НМА» ? «Поступление доп. расходов» или непосредственно на основании документа «Поступление товаров и услуг».

Этот документ используют для учета сторонних услуг, влияющих на себестоимость объекта. В графах «Контрагент» и «Договор» указывается поставщик дополнительных услуг. На вкладке «Оборудование» отмечаются объекты, расходы, их количество и сумма.

Суммы дополнительных расходов могут распределяться между объектами по разному принципу:

• пропорционально стоимости товаров («По сумме»);
• пропорционально количеству оборудования («По количеству»).

Документ позволяет автоматически заполнять данные по оборудованию согласно другим документам о поступлении.

При проведении эти расходы зачисляются на счет 1521.

Ввод основных средств в эксплуатацию

Ввод в эксплуатацию оформляется документом «Ввод в эксплуатацию ОС», который создается через меню «ОС и НМА» ? «Ввод в эксплуатацию ОС».

Документ также можно создать на основании документа «Поступление товаров и услуг».

Основные реквизиты: наименование организации, события по основному средству, подразделение, в котором средство будет использоваться. В табличной части указывается перечень объектов ОС, каждый получает инвентарный номер (заполняется автоматически).

Для удобства список можно быстро заполнить несколькими аналогичными объектами.

Детали учета при вводе в эксплуатацию

Вкладка «Учетные данные» содержит:

• материально ответственное лицо (МОЛ);
• счет учета ОС (обычно субсчет 10 или 11);
• счет начисления амортизации (из 13 группы);
• опцию для автоматического начисления амортизации (устанавливается в случае, когда объект амортизируется);
• выбор способа отражения расходов по амортизации с указанием счетов и аналитики (статья расходов, подразделение и т. п.);
• метод и параметры амортизации согласно стандартам (срок полезного использования, ликвидационная стоимость, объем, график и т. п.);
• налоговое назначение (для плательщиков НДС: указать, участвует ли объект в налоговых или неналоговых операциях).

Для основных средств, подлежащих амортизации в налоговом учете, дополнительно указываются налоговая группа, срок и метод амортизации в соответствии с требованиями налоговой службы. Если средство используется в хозяйственной деятельности, отметка «необлаг. НДС, нехоз.» остается незаполненной.

Документирование передачи и приема ОС и комиссии

На вкладке «Дополнительно» фиксируется, кто сдал и кто принял основное средство. Для этого используется справочник «Физические лица».

Вкладка «Комиссия» позволяет указать состав комиссии, которая вводит в эксплуатацию объекты. Используется справочник «Физические лица» и кнопка «Выбрать состав комиссии» для автоматизации выбора.

Отражение операции в бухгалтерском учете

После проведения документа «Ввод в эксплуатацию ОС» вся первоначальная стоимость переносится на соответствующий бухгалтерский счет учета основного средства.

Отчеты по основным средствам

Подробную информацию о номере, документе, дате принятия, подразделении и другую информацию об основном средстве можно получить из отчета «Инвентарная книга ОС».

Модернизация и ремонт основных средств

Для повышения конкурентоспособности предприятия модернизируют оборудование или другие объекты основных средств. Это увеличивает их первоначальную стоимость на сумму расходов, связанных с улучшением объекта (модернизация, дооборудование, достройка и т. п.), что обеспечивает большую экономическую выгоду.

Учет материалов для модернизации

Операцию по поступлению материалов для модернизации фиксируют через «Поступление товаров и услуг» с видом операции «Покупка, комиссия»: меню «Покупки» ? «Поступление товаров и услуг».

В документе важно указать правильные реквизиты — контрагента, договор, на вкладке «Товары» указать номенклатуру, количество, цену, НДС и счет учета.

Передача материалов для модернизации

Для передачи материалов оформляется документ «Требование-накладная»: меню «Производство» ? «Требования-накладные».

В документе следует внимательно заполнить необходимые данные: на вкладке «Счет затрат» выбирается счет 1522, объект строительства, статья затрат «Модернизация оборудования».

После проведения документа формируется проводка: материал списывается с кредита счета 201 в дебет счета 1522.

Модернизация силами сторонних организаций

Если модернизацию выполняет стороннее предприятие, оформляется документ «Поступление товаров и услуг» с видом операции «Объекты строительства».

В нем последовательно указываются контрагент, договор, объект строительства (можно выбрать из справочника или создать новый), цена, НДС, счет учета расходов (1522) и статья.

Отражение модернизации в системе

Для списания накопленных расходов на увеличение стоимости основного средства используется документ «Модернизация и ремонт ОС», который создается через раздел «ОС и НМА».

В документе определяются тип операции (модернизация или ремонт), связанное событие, объект строительства. На вкладке «Основные средства» указываются накопленные расходы — их можно автоматически рассчитать с помощью кнопки «Рассчитать суммы» или ввести вручную. Новый срок использования объекта ОС можно откорректировать вручную.

После проведения документа все расходы, накопленные на модернизацию, относятся на повышение стоимости основного средства.