Особенности учета основных средств в электронной бухгалтерии: процессы выбытия, инвентаризации, перемещения и отражения операций в отчетности

Определение продажи основных средств согласно Налоговому кодексу

Продажа основных средств: организация и документирование

Оформление документации при передаче (продаже)

Инвентаризация основных средств: электронный документооборот

Автоматическое закрытие месяца и начисление амортизации

Контроль движения основных средств через отчетность

Типовые корреспонденции счетов по учету основных средств

 

Определение продажи основных средств согласно Налоговому кодексу

Согласно Налоговому кодексу Украины, к продаже основных средств относятся любые операции, которые сопровождаются переходом права собственности на соответствующие активы на основании купли-продажи, мены, поставки или других договоров. По этим операциям может происходить оплата или компенсация независимо от сроков ее предоставления, сюда же относятся и безвозмездные передачи. Не признаются продажей операции по договорам, которые не предусматривают передачу права собственности, например комиссия, консигнация, договор хранения, поручение, оперативный лизинг и т. п.

Продажа основных средств: организация и документирование

Оформление операции в один или два этапа

Продажу основного средства можно оформить по-разному, в зависимости от интервала времени между принятием решения и фактической продажей:

• Если решение о продаже и сама операция происходят в пределах одного месяца, достаточно оформить документ «Передача ОС» со всеми необходимыми операциями:
  • Доначисление амортизации за месяц выбытия;
  • Списание основного средства с учета;
  • Отражение задолженности по расчетам.
• Если между решением о продаже и самой операцией проходит больше времени, процесс осуществляется в два этапа:
  • Перевод основного средства на счет 286 «Необоротные активы и группы выбытия, удерживаемые для продажи» — документ «Подготовка к передаче ОС»;
  • Продажа — документ «Передача ОС».

Создание документа «Подготовка к передаче ОС»

Данный документ создается через одноименный журнал в пункте меню «ОС и НМА».

Для включения основного средства в документ нужно выбрать его из списка в справочнике «Основные средства». По каждому объекту указывается текущая балансовая стоимость, сумма накопленной амортизации на начало месяца и сумма амортизации за текущий месяц.

Для упрощения заполнения таблицы следует использовать кнопку «Подбор», а для автоматического расчета информации — «Заполнить».

Результат проведения документа по учету

При проведении документа формируются бухгалтерские и налоговые проводки, в частности:

• Доначисление амортизации (если нужно);
• Списание амортизационных начислений и балансовой стоимости.

Оформление документации при передаче (продаже)

Документ «Передача ОС» создают либо на основании «Подготовки к передаче ОС», либо как отдельный документ со ссылкой на подготовительный документ.

Заполнение реквизитов и стоимости

В документе указываются:

• Наименование предприятия;
• Покупатель основного средства (контрагент);
• Договор (тип — «С покупателем»);
• Ссылка на подготовительный документ;
• Тип события с основными средствами (ранее подготовленные ОС, продажа без подготовки и т. п.).

На вкладке «Основные средства» для объекта автоматически подтягивается инвентарный номер. Кнопкой «Заполнить» стоимостные данные рассчитываются отдельно для каждого вида учета (балансовая стоимость, начисленная амортизация, остаточная стоимость, амортизация за месяц).

Стоимость продажи вносится в графу «Сумма без НДС»; она может быть равна, больше или меньше балансовой.

В процессе проведения документа проводки по доходам (счета 7 класса) и расходам (счета 9 класса) отражаются только в бухгалтерском учете.

Обязательство по НДС оформляется через «Налоговую накладную», созданную на основании «Передачи ОС».

Инвентаризация основных средств: электронный документооборот

Общий порядок инвентаризации

Инвентаризация основных средств — это регулярная контрольная процедура, позволяющая проверить наличие и состояние активов на определенную дату. Для этого используется документ «Инвентаризация ОС» в разделе «ОС и НМА».

Заголовок документа включает номер (автоматически), дату, наименование организации, подразделение (можно оставить пустым для всей организации).

На вкладке «Основные средства» автоматически отображаются данные об объектах на момент инвентаризации, по ответственному лицу и счету учета. В таблице указаны наименование, инвентарный номер и стоимость.

Отражение отклонений при инвентаризации

• Если объект не выявлен — снимается отметка «Фактическое наличие».
• Если объект появился, но отсутствует в учете — добавляется вручную, снимается отметка «Наличие по данным учета».

Заполнение дополнительных данных и состава комиссии

На вкладке «Дополнительно» нужно указать основание, даты начала и окончания инвентаризации и причину. Если комиссия уже создана — выбери состав из справочника, иначе сформируй вручную.

Документ «Инвентаризация ОС» не формирует проводок, а лишь фиксирует первичную информацию.

Оприходование излишков и оформление ввода в эксплуатацию

В случае выявления излишних объектов они приходуются через документ «Ввод в эксплуатацию ОС», создаваемый на основании инвентаризации.

Обязательные поля: номер, дата, вид операции (например, «По результатам инвентаризации»), событие ОС, организация. Документ содержит вкладки с разбивкой: основные средства (счет доходов, подразделение, стоимость, статья доходов, наименование и инвентарный номер), учетные данные, дополнительно, комиссия.

Действия при выявлении недостач и перемещении ОС

Если при инвентаризации выявлена недостача — оформляется документ «Списание ОС» на основании инвентаризации.

В таблице документа автоматически заполняются инвентарный номер и наименование объекта. Кнопкой «Заполнить» данные заполняются полностью. На вкладке «Дополнительно» указывается счет и статья неоперационных расходов, а в «Комиссия» — ответственные лица.

Если нужно переместить основное средство — используют «Перемещение ОС» с автоматическим внесением изменений по материально ответственному лицу и подразделению для всех указанных объектов:

Документ не формирует проводок, а лишь регистрирует новые значения для подразделений и ответственных лиц.

Автоматическое закрытие месяца и начисление амортизации

В конце месяца создается документ «Закрытие месяца» из меню «ОС и НМА» — «Амортизация ОС». В документе устанавливается дата и отметками обозначаются операции, в частности амортизация.

Контроль движения основных средств через отчетность

Чтобы проверить правильность операций с основными средствами, формируют оборотно-сальдовую ведомость по счету. В отчете детализируют объекты по субсчетам, аналитике, периодам (месяц, год и др.), отображается развернутое сальдо по всем уровням.

Для контроля по счетам можно использовать отчет «Карточка счета» по выбранному субсчету за определенный период. В параметрах задают аналитику и виды отражения — бухгалтерский, налоговый учет, временные разницы и т. п.

Чтобы получить детализированную аналитическую информацию — сформируйте отчет «Анализ счета», выбрав соответствующий период и включив «Развернутое сальдо».

Типовые корреспонденции счетов по учету основных средств

Типовые корреспонденции счетов по учету основных средств

№ п/п	Содержание хозяйственных операций	Наименование электронного документа	Наименование бумажного документа	Дебет	Кредит
1	Отражение стоимости безвозмездно полученных основных средств	Операции, введенные вручную	Бухгалтерская справка	10	424
2	Оприходование ранее не учтенных на балансе основных средств	Ввод в эксплуатацию ОС	Акт приема-передачи (внутреннего перемещения)	10	746
3	Зачисление объектов капитальных инвестиций после ввода в эксплуатацию	Ввод в эксплуатацию ОС	Акт приема-передачи (внутреннего перемещения)	10	15
4	Зачисление расходов на транспортировку и монтаж в состав первоначальной стоимости безвозмездно полученных основных средств	Ввод в эксплуатацию ОС	Акт приема-передачи (внутреннего перемещения)	10	15
5	Начислена амортизация основных средств на объекты производственного назначения	Закрытие месяца	Ведомость амортизации ОС	23	131
6	Оприходован безвозмездно полученный объект нематериальных активов	Операции, введенные вручную	Бухгалтерская справка	12	424
7	Начислена амортизация на объекты административного назначения	Закрытие месяца	Ведомость амортизации ОС	91	131
8	Начислена амортизация на объекты общехозяйственного назначения	Закрытие месяца	Ведомость амортизации ОС	92	131
9	Зачислены затраты на улучшение основных средств	Модернизация и ремонт ОС	Акт приема-сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов	10	15
10	Результаты дооценки первоначальной стоимости основных средств	Переоценка ОС	-	10	411
10	Результаты дооценки износа	Переоценка ОС	-	411	131
11	Результаты уценки износа	Переоценка ОС	-	131	10
11	Результаты уценки остаточной стоимости	Переоценка ОС	-	975	10
12	Включено основное средство в группу выбытия (сумма износа)	Передача ОС	Расходная накладная	13	10
	Сумма превышения остаточной стоимости над справедливой	Передача ОС	Расходная накладная	949	10
	Остаточная стоимость объекта	Передача ОС	Расходная накладная	286	10
	Списание остаточной стоимости реализованных ОС	Передача ОС	Расходная накладная	972	10
13	Отражение результатов демонтажа основных средств: оплата труда	Начисление зарплаты; Зарплата к выплате	Ведомость на выплату денег	976	66
	Услуги подрядчика, других организаций	Поступление товаров и услуг	-	976	685