Хозяйственные операции с подотчетными лицами

Любая операция по получению из кассы подотчетным лицом денежных средств, проходит по документу «Расходный кассовый ордер» («Выдача денежных средств подотчетнику» (рисунок ниже). Авансы оформляются и в национальной валюте, и в иностранной (со счета 301 → выдаются средства в гривнах, со счета 302 → в иностранной валюте).

Заполняя документ, необходимо в шапке документа указать сумму, выдаваемую под отчет. На закладке «Реквизиты платежа» укажем сотрудника, которому выдаем деньги (поле «Подотчетник»), статью движения денежных средств и назначение денежных средств. После проведения документ формирует бухгалтерские проводки, образец которых представлен на следующем рисунке.

Следующая операция → закупка товара подотчетным лицом у контрагента и отчет об использовании денежных средств → оформляется документом «Авансовый отчет». Документ заполняют в валюте расходного ордера, которая определена для работника при выдаче ему денежных средств.

На закладке «Авансы» отображаются выданные подотчетному лицу авансы.

Важно! Если денежные средства подотчетным лицом были получены авансом, но в авансовом отчете не выбран соответствующий кассовый ордер, то сумма аванса будет видна в печатной форме документа «Авансовый отчет» в реквизите «Остаток предыдущего аванса».

Если необходимо заполнить авансовый отчет в иностранной валюте, то ее можно установить по кнопке «Цены и валюта» (Механизм «Цены и валюта»).

Перечень и стоимость приобретенных товаров указываются на закладке «Товары» (ниже). Обязательно укажите контрагента и договор, это нужно для регистрации ожидаемого НДС, а также деятельность относительно обложения НДС, в которой предполагается использовать приобретенные ТМЦ (поле «Нал. назн. НДС»).

После проведения документ формирует бухгалтерские проводки (смотрите следующий по тексту рисунок).

На основании авансового отчета сотрудника можно ввести входящий налоговый документ, показанный на рисунке ниже.

Образец печатной формы документа «Авансовый отчет» приведен на следующем рисунке.

Неизрасходованная сумма в размере приходуется в кассу организации документом «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат денежных средств подотчетником». Приходный ордер возможно ввести на основании документа «Авансовый отчет» (рисунок с аналогичным названием), благодаря чему будут заполнены реквизиты ПКО и его останется просто провести.

После проведения документ формирует бухгалтерские проводки, приведенные на следующем рисунке.

Оформив отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 3721», можно убедиться, что расчеты между организацией и работником закрыты.