Господарські операції з підзвітними особами

Будь-яка операція з отримання підзвітною особою грошових коштів із каси проводиться за документом «Видатковий касовий ордер» («Видача грошових коштів підзвітній особі» (рисунок нижче). Аванси оформлюються і в національній валюті, і в іноземній (з рахунку 301 → видаються кошти в гривнях, з рахунку 302 → в іноземній валюті).

Заповнюючи документ, необхідно в шапці документа зазначити суму, що видається під звіт. На вкладці «Реквізити платежу» зазначимо співробітника, якому видаємо гроші (поле «Підзвітна особа»), статтю руху грошових коштів і призначення грошових коштів. Після проведення документ формує бухгалтерські проведення, зразок яких наведено на наступному рисунку.

Наступна операція → закупівля товару підзвітною особою у контрагента та звіт про використання грошових коштів → оформлюється документом «Авансовий звіт». Документ заповнюють у валюті видаткового ордера, яку визначено для працівника під час видачі йому грошових коштів.

На вкладці «Аванси» відображаються видані підзвітній особі аванси.

Важливо! Якщо грошові кошти підзвітною особою були отримані авансом, але в авансовому звіті не вибрано відповідний касовий ордер, то сума авансу буде видна в друкованій формі документа «Авансовий звіт» у реквізиті «Залишок попереднього авансу».

Якщо необхідно заповнити авансовий звіт в іноземній валюті, то її можна встановити за кнопкою «Ціни і валюта» (Механізм «Ціни і валюта»).

Перелік і вартість придбаних товарів зазначаються на вкладці «Товари» (нижче). Обов'язково зазначте контрагента і договір, це потрібно для реєстрації очікуваного ПДВ, а також діяльність щодо оподаткування ПДВ, у якій передбачається використовувати придбані ТМЦ (поле «Податк. признач. ПДВ»).

Після проведення документ формує бухгалтерські проведення (дивіться наступний за текстом рисунок).

На підставі авансового звіту співробітника можна ввести вхідний податковий документ, показаний на рисунку нижче.

Зразок друкованої форми документа «Авансовий звіт» наведено на наступному рисунку.

Невитрачена сума у розмірі оприбутковується до каси організації документом «Прибутковий касовий ордер» з видом операції «Повернення грошових коштів підзвітною особою». Прибутковий ордер можна ввести на підставі документа «Авансовий звіт» (рисунок з аналогічною назвою), завдяки чому буде заповнено реквізити ПКО і його залишиться просто провести.

Після проведення документ формує бухгалтерські проведення, наведені на наступному рисунку.

Оформивши звіт «Оборотно-сальдова відомість за рахунком 3721», можна переконатися, що розрахунки між організацією та працівником закриті.