Методика отражения начисления материальной помощи сотруднику организации

Общие положения

Пример 1

Пример 2

В данной статье предоставлен порядок действий, который позволяет выполнить отражение начислений материальной помощи сотруднику организации, а также порядок удержания налогов с этой суммы. Приведенные в методиках рекомендации моделировались в конфигурации «Управление торговым предприятием для Украины», редакция 1.2.

Общие положения

1. Согласно п 2.3.3 Инструкции по статистике заработной платы материальная помощь, носящая систематический характер, предоставленная всем или большинству работников (на оздоровление, в связи с экологическим состоянием, кроме сумм, указанных в п. 3.31), относится к заработной плате как другие поощрительные и компенсационные выплаты.

Согласно п.1 ч.1 ст.7 Закона Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» единый взнос начисляется на сумму заработной платы по видам выплат, включающих основную и дополнительную заработную плату, другие поощрительные и компенсационные выплаты, в том числе в натуральной форме, которые определяются в соответствии с Законом Украины «Об оплате труда», и сумму вознаграждения физическим лицам за выполнение работ (оказание услуг) по гражданско-правовым договорам.

Соответственно, такая материальная помощь является базой для начисления и удержания единого взноса.

• В соответствии с п. 14 разд. I Постановления КМУ от 22.12.2010 г. №1170 материальная помощь разового характера, предоставляемая отдельным работникам в связи с семейными обстоятельствами, на оплату лечения, оздоровление детей, погребение, не является базой для начисления единого взноса.
• Согласно п.п. 170.7.3 п. 170.7 ст. 170 НКУ не подлежит налогообложению сумма нецелевой благотворительной помощи, в том числе материальной, предоставляемой налогоплательщикам резидентами - юридическими или физическими лицами.

При этом размер такой помощи в течение отчетного налогового года не должен превышать сумму предельного размера дохода, определенного в соответствии с абз. 1 п.п. 169.4.1 п. 169.4 ст. 169 НКУ (месячный прожиточный минимум для трудоспособного лица, установленный на 1 января текущего отчетного года, умноженный на 1,4 и округленный до ближайших 10 грн.). В 2012 году сумма предела составляет 1500 грн.

Соответственно, при начислении, например, материальной помощи в размере 5000 грн, облагается НДФЛ только сумма 3500 грн (5000-1500).

Рассмотрим примеры начисления ежемесячной материальной помощи и разовой материальной помощи.

Пример 1

Сотруднику Абдулову Ю.В. ежемесячно начисляется материальная помощь (см. п.1 раздела «Общие положения») в размере 5000 грн.

Для начала необходимо в справочнике «Виды доходов НДФЛ» (рисунок 1) создать новый вид дохода с кодом 126, установить основную ставку НДФЛ, а также установить флаг «Вычитать НСЛ и взносы». Необлагаемая материальная помощь с кодом 169 создана предопределенно, соответственно ставка «Не облагается».

Рисунок 1 – справочник «Виды доходов НДФЛ»

Поскольку сумма превышает предельный размер дохода (см. п. 3 раздела «Общие положения»), необходимо создать два начисления по необлагаемой и облагаемой материальной помощи.

Для этого заходим в меню «Операции» - «План видов расчета» - «Основные начисления организации» и создаем новый элемент, вводим наименование «Мат.помощь (необл.). На закладке «Основные» указываем код дохода НДФЛ 169 (рисунок 2).

Рисунок 2 – Начисление организации по необл.мат.помощи (закладка «Основные»)

На закладке «Формула» указываем «Последовательность расчета» – Первичное начисление, «Способ расчета» - Фиксированной суммой (рисунок 3).

Рисунок 3 – Начисление организации по необл.мат.помощи (закладка «Формула»)

На закладке «Параметры базы» (рисунок 4) необходимо указать Виды расчетов, для которых данное начисление будет являться базой для расчетов.

Рисунок 4 – Начисление по необл.мат.помощи (закладка «Параметры базы»)

Аналогично предыдущему начислению создаем начисление для облагаемой НДФЛ материальной помощи, только код дохода НДФЛ указываем 126 (рисунок 5).

Рисунок 5 – Начисление организации по обл.мат.помощи (закладка «Основные»)

Поскольку это ежемесячное начисление, назначить его необходимо документом «Прием на работу в организацию». Если же сотрудник уже работает на предприятии дополнительно назначить данный вид начисления необходимо документом «Кадровое перемещение организаций» (рисунок 6).

Поскольку сумма дохода (5000 грн.), описанная в примере, превышает предельный размер дохода (см. п.3 раздела Общие положения), необходимо самостоятельно разбить данную сумму на 1500 и 3500.

Рисунок 6 – Кадровое перемещение организаций (закладка «Начисления»)

Далее начисляем сумму материальной помощи документом «Начисление зарплаты работникам организаций» (рисунок 7). В шапке документа необходимо указать месяц начисления, а в табличной части документа необходимо выбрать работника. Далее необходимо заполнить документ и рассчитать суммы начисленной зарплаты и материальной помощи. Для этого используем кнопки «Заполнить» и «Рассчитать» соответственно.

Рисунок 7 – Закладка «Начисления» документа «Начисление зарплаты работникам организации»

На закладках «Взносы» (рисунок 8) и «Взносы ФОТ» (рисунок 9) начисляется и удерживается ЕСВ со всего начисленного дохода.

Рисунок 8 – Закладка «Взносы» документа «Начисление зарплаты работникам организации»

Рисунок 9 – Закладка «Взносы ФОТ» документа «Начисление зарплаты работникам организации»

На закладке «НДФЛ» (рисунок 10) видим, что НДФЛ разделен по разным кодам и по необлагаемой части материальной помощи (код дохода 169) НДФЛ не рассчитывается.

Рисунок 10 – Закладка «НДФЛ» документа «Начисление зарплаты работникам организации»

Для формирования проводок по начислениям работникам в бухгалтерском и налоговом учете необходимо, перейдя на закладку «Отражение в регл.учете» (рисунок 11) сформировать проводки (кнопка «Сформировать проводки»).

Рисунок 11 – Закладка «Проводки» документа «Начисление зарплаты работникам организации»

Пример 2

Сотруднику Абдулову Ю.В. начислена разовая материальная помощь (см. п. 2 раздела «Общие положения») в размере 5000 грн.

Необходимо создать начисления (см.выше, начисления «Мат.помощь (необл.)» (рисунок 2,3) и «Мат.помощь (обл.)») (рисунок 5). Поскольку это разовая материальная помощь, она не облагается ЕСВ, закладку «Параметры базы» (рисунок 12) не заполняем.

Рисунок 12 – закладка «База для расчетов» начисления по необл.мат.помощи (а также по обл.мат.помощи)

Для начисления разовой материальной помощи создаем документ «Невыходы и одноразовые выплаты в организациях» (рисунок 13).

Рисунок 13 – документ «Невыходы и одноразовые выплаты в организациях»

В шапке документа необходимо указать месяц начисления, а в табличной части документа необходимо выбрать работника и добавить два вида расчета: «Мат.помощь (обл.)» и «Мат.помощь (необл.)». Размер начисленной сотруднику суммы материальной помощи рассчитывается вручную и указывается в столбце »Показатели для расчета начисления». Соответственно, сумму материальной помощи необходимо самостоятельно разбить на 1500 и 3500 (см. п 3 раздела »Общие положения»).

Выполнить расчет начислений работника необходимо при помощи кнопки «Рассчитать по работнику».

Далее создаем документ «Начисление зарплаты работникам организаций», где начисляем зарплату и рассчитываем налоги, в том числе и по материальной помощи. На закладке «Начисления» отразится только сумма начисленной зарплаты (рисунок 14).

Рисунок 14 – Закладка «Начисления» документа «Начисление зарплаты работникам организации»

На закладках «Взносы» (рисунок 15) и «Взносы ФОТ» (рисунок 16) начисляется и удерживается ЕСВ только с основной зарплаты.

Рисунок 15 – Закладка «Взносы» документа «Начисление зарплаты работникам организации»

Рисунок 16 – Закладка «Взносы ФОТ» документа «Начисление зарплаты работникам организации»

На закладке «НДФЛ» видим, что НДФЛ разделен по разным кодам и по необлагаемой части материальной помощи (код дохода 169) НДФЛ не рассчитывается.

Рисунок 17 – Закладка «НДФЛ» документа «Начисление зарплаты работникам организации»

Для формирования проводок по начислениям работникам в бухгалтерском и налоговом учете необходимо, перейдя на закладку «Отражение в регл.учете» (рисунок 18) сформировать проводки (кнопка «Сформировать проводки»).

Рисунок 18 – Закладка «Отражение в регл.учете» документа «Начисление зарплаты работникам организации»