Управление взаиморасчетами с контрагентами.

Концепция подсистемы

Учет фактической и прогнозируемой задолженности.

Концепция подсистемы

Функция управления взаиморасчетами является важным элементом, когда работаешь с контрагентами. А реализуется она, при помощи подсистемы управления взаиморасчетами. Из-за гибкой кредитной политики, повышается привлекательность предприятия не только для клиентов, но и конкурентоспособность предприятия на рынке. Данная подсистема используется в финансовых, снабженческих и сбытовых структурах предприятия, а также дает возможность оптимизацию финансовых и материальных потоков.

Основное назначение подсистемы взаиморасчетов:

• фиксирование времени возникновения и суммы задолженности, меж предприятием и контрагентом;

• анализ ситуации задолженности на любой момент времени;

• учет причин возникновения задолженности;

• учет вариантов погашения долга.

Организация системы взаиморасчетов основана по принципу двойной записи, что дает возможность обеспечить полноту и согласованность учета. Принципами двойной записи, по суждению взаиморасчетов, связаны следующие подсистемы типовой конфигурации:

• учет денежных средств;

• учет операций реализации и снабжения;

• комиссионная торговля;

• прогнозирование движений денежных средств;

• учет заказов покупателей и поставщикам.

Оформляя хозяйственную операцию по одному из разделов, как принято, состояние учета в других разделах меняется. Зная общие принципы, по которым формируются эти изменения, можно легко разбираться с физическим смыслом документов и их влиянием на учет взаиморасчетов.

Отсюда следует, что управление взаиморасчетами –“ это не обособленная подсистема, а пересечение подсистем управления денежными средствами и управления запасами. Именно при проведении документов этих подсистем и происходит изменение сумм задолженностей.

Основные принципы учета взаиморасчетов

Учет взаиморасчетов с контрагентами в рамках типовой конфигурации ведется с соблюдением следующих основных принципов:

• Нет деления на расчеты с покупателями и с поставщиками. То есть, информация накапливается в одном месте в разрезе контрагентов и договоров, заключенных с ними. Кем является контрагент - покупателем или поставщиком, определяется в рамках конкретного договора;

• такой подход облегчает решение управленческих задач;

• кроме того, если ведутся операции встречных поставок, то важно знать результирующую задолженность с учетом всех направлений расчетов;

• Система не оперирует понятиями "авансов" и "первого события", поэтому важно отслеживать не форму задолженности (денежная или товарная), а ее направление (кто кому должен);

  • при проведении документов, влияющих на изменение взаиморасчетов, оценивается только то, как эта операция повлияет на взаиморасчеты. То есть, определяется - увеличит данная операция долг контрагента (приход задолженности) или уменьшит (расход задолженности). Входящее на момент отражения операции сальдо никак не влияет на регистрируемую информацию. Результирующую сумму задолженности можно увидеть в соответствующих отчетах;

• Договор является обязательным параметров взаиморасчетных операций;

даже при отсутствии "бумажного" юридического договора с контрагентом, в информационной базе полагается создать хотя бы один договор;

• • по одному контрагенту может быть создано любое количество договоров. При этом по одному договору, контрагент может выступать в роли покупателя, а по другому, в качестве поставщика или комитента;

• Для некоторых договорных отношений может потребоваться более подробная детализация взаиморасчетов –“ в разрезе счетов, заказов, расчетных документов. Такая возможность предусмотрена в конфигурации, и определяется параметром договора;

  • в этом случае для учета и анализа взаиморасчетов будет использована дополнительная аналитика —” "сделка";

• В рамках типовой конфигурации отслеживаются взаиморасчеты не только по реальным хозяйственным операциям, но и по намерениям;

  • вся информация о фактических взаиморасчетах регистрируется в одном хранилище информации (регистре накопления "Взаиморасчеты с контрагентами");

  • вся информация о планируемых взаиморасчетах регистрируется в другом хранилище информации (регистре накопления "Расчеты с контрагентами").

Отрицательные остатки в отчетах по взаиморасчетам, означают долг предприятия перед контрагентом или "кредиторскую задолженность" предприятия, положительные - долг контрагента перед предприятием или "дебиторскую задолженность" перед предприятием. Причем, под "дебиторской задолженностью" подразумевается:

• долг покупателя за отгруженные ему товары,

• долг поставщика, по перечисленной ему предприятием предоплате.

Встречные задолженности, в разных смыслах, хозяйственным операциям не перемешиваются между собой, поскольку обязательным разрезом аналитического учета является договор, а дополнительным - конкретная сделка.

Учет фактической и прогнозируемой задолженности.

Так как типовое решение позволяет, кроме учетных операций, производить календарное планирование закупок, продаж и движений денежных средств, то и подсистема управления взаиморасчетами оперирует двумя видами задолженности —” фактической и планируемой (отложенной).

Фактическая задолженность согласована с операциями фактической оплаты и моментами переходов прав собственности на товары (получения услуги). В терминах объектов прикладного решения (название отчетов, регистра накопления) такая задолженность называется "взаиморасчеты"

Отложенная задолженность (или, иначе говоря, планируемая) является понятием только управленческого учета. Она появляется при отображении в системе таких событий, как оформление заказов на поставку или реализацию, передача на комиссию товарно-материальных ценностей, оформление заявок на расходование денежных средств или планирование поступлений денежных средств, то есть при отражении намерений, потенциально возможного изменения взаиморасчетов, а не фактически состоявшихся операций. В терминах прикладного решения такая задолженность называется "расчеты".

Необходимость учета плановой задолженности связана с ведением учета намерений. Если покупатель намеривается купить у предприятия товар, то оформляется "Заказ покупателя". Этот факт не является основанием для начисления фактической задолженности, но по этим данным можно планировать, что отгрузка состоится, и задолженность покупателя увеличится. Поэтому, по документу "Заказ покупателя" формируется "отложенная" задолженность (или планируемая).

Можно сказать, что в данном регистре ведется оптимистический учет взаиморасчетов. То есть, отчет "Ведомость по расчетам с контрагентами" показывает - в каком состоянии будут наши отношения с контрагентами (в суммовом измерении), если все планируемые события состоятся. Иначе говоря, весь заказанный товар поступит и будет продан, все запланированные поступления денег осуществятся, все заявки на расход денег будут удовлетворены, а все платежные документы будут оплачены ("акцептованы").