Управління взаєморозрахунками з контрагентами.

Концепція підсистеми

Облік фактичної та прогнозованої заборгованості.

Концепція підсистеми

Функція управління взаєморозрахунками є важливим елементом, коли працюєш із контрагентами. А реалізується вона за допомогою підсистеми управління взаєморозрахунками. Завдяки гнучкій кредитній політиці підвищується привабливість підприємства не лише для клієнтів, а й конкурентоспроможність підприємства на ринку. Ця підсистема використовується у фінансових, постачальницьких і збутових структурах підприємства, а також надає можливість оптимізації фінансових і матеріальних потоків.

Основне призначення підсистеми взаєморозрахунків:

• фіксування часу виникнення та суми заборгованості між підприємством і контрагентом;

• аналіз ситуації із заборгованістю на будь-який момент часу;

• облік причин виникнення заборгованості;

• облік варіантів погашення боргу.

Організація системи взаєморозрахунків заснована на принципі подвійного запису, що дає можливість забезпечити повноту та узгодженість обліку. Принципами подвійного запису, з погляду взаєморозрахунків, пов'язані такі підсистеми типової конфігурації:

• облік коштів;

• облік операцій реалізації та постачання;

• комісійна торгівля;

• прогнозування рухів коштів;

• облік замовлень покупців і постачальникам.

Оформлюючи господарську операцію за одним із розділів, як заведено, стан обліку в інших розділах змінюється. Знаючи загальні принципи, за якими формуються ці зміни, можна легко розбиратися з фізичним змістом документів та їхнім впливом на облік взаєморозрахунків.

Звідси випливає, що управління взаєморозрахунками –“ це не відокремлена підсистема, а перетин підсистем управління коштами та управління запасами. Саме під час проведення документів цих підсистем і відбувається зміна сум заборгованостей.

Основні принципи обліку взаєморозрахунків

Облік взаєморозрахунків з контрагентами в межах типової конфігурації ведеться з дотриманням таких основних принципів:

• Немає поділу на розрахунки з покупцями та з постачальниками. Тобто інформація накопичується в одному місці в розрізі контрагентів і договорів, укладених із ними. Ким є контрагент — покупцем чи постачальником, визначається в межах конкретного договору;

• такий підхід полегшує розв'язання управлінських завдань;

• крім того, якщо ведуться операції зустрічних поставок, то важливо знати результуючу заборгованість з урахуванням усіх напрямів розрахунків;

• Система не оперує поняттями "авансів" і "першої події", тому важливо відстежувати не форму заборгованості (грошова чи товарна), а її напрям (хто кому винен);

  • під час проведення документів, що впливають на зміну взаєморозрахунків, оцінюється лише те, як ця операція вплине на взаєморозрахунки. Тобто визначається — збільшить ця операція борг контрагента (надходження заборгованості) чи зменшить (витрачання заборгованості). Вхідне на момент відображення операції сальдо жодним чином не впливає на зареєстровану інформацію. Результуючу суму заборгованості можна побачити у відповідних звітах;

• Договір є обов'язковим параметром взаєморозрахункових операцій;

навіть за відсутності "паперового" юридичного договору з контрагентом в інформаційній базі належить створити хоча б один договір;

• • для одного контрагента може бути створено будь-яку кількість договорів. При цьому за одним договором контрагент може виступати в ролі покупця, а за іншим — як постачальник або комітент;

• Для деяких договірних відносин може знадобитися докладніша деталізація взаєморозрахунків –“ у розрізі рахунків, замовлень, розрахункових документів. Така можливість передбачена в конфігурації та визначається параметром договору;

  • у цьому разі для обліку й аналізу взаєморозрахунків буде використано додаткову аналітику —” "угода";

• У межах типової конфігурації відстежуються взаєморозрахунки не лише за реальними господарськими операціями, а й за намірами;

  • усю інформацію про фактичні взаєморозрахунки реєструють в одному сховищі інформації (регістрі накопичення "Взаєморозрахунки з контрагентами");

  • усю інформацію про заплановані взаєморозрахунки реєструють в іншому сховищі інформації (регістрі накопичення "Розрахунки з контрагентами").

Від'ємні залишки у звітах за взаєморозрахунками означають борг підприємства перед контрагентом або "кредиторську заборгованість" підприємства, додатні — борг контрагента перед підприємством або "дебіторську заборгованість" перед підприємством. Причому під "дебіторською заборгованістю" мається на увазі:

• борг покупця за відвантажені йому товари,

• борг постачальника за перерахованою йому підприємством передоплатою.

Зустрічні заборгованості за господарськими операціями в різних значеннях не змішуються між собою, оскільки обов'язковим розрізом аналітичного обліку є договір, а додатковим — конкретна угода.

Облік фактичної та прогнозованої заборгованості.

Оскільки типове рішення дає змогу, крім облікових операцій, здійснювати календарне планування закупівель, продажів і рухів коштів, то й підсистема управління взаєморозрахунками оперує двома видами заборгованості —” фактичною та планованою (відкладеною).

Фактична заборгованість узгоджена з операціями фактичної оплати та моментами переходу прав власності на товари (отримання послуги). У термінах об'єктів прикладного рішення (назва звітів, регістру накопичення) така заборгованість називається "взаєморозрахунки"

Відкладена заборгованість (або, інакше кажучи, планована) є поняттям лише управлінського обліку. Вона з'являється під час відображення в системі таких подій, як оформлення замовлень на постачання або реалізацію, передавання на комісію товарно-матеріальних цінностей, оформлення заявок на витрачання коштів або планування надходжень коштів, тобто під час відображення намірів, потенційно можливої зміни взаєморозрахунків, а не фактично здійснених операцій. У термінах прикладного рішення така заборгованість називається "розрахунки".

Необхідність обліку планової заборгованості пов'язана з веденням обліку намірів. Якщо покупець має намір купити у підприємства товар, то оформлюється "Замовлення покупця". Цей факт не є підставою для нарахування фактичної заборгованості, але за цими даними можна планувати, що відвантаження відбудеться і заборгованість покупця збільшиться. Тому за документом "Замовлення покупця" формується "відкладена" заборгованість (або планована).

Можна сказати, що в цьому регістрі ведеться оптимістичний облік взаєморозрахунків. Тобто звіт "Відомість за розрахунками з контрагентами" показує — у якому стані будуть наші відносини з контрагентами (у сумовому вимірі), якщо всі заплановані події відбудуться. Інакше кажучи, весь замовлений товар надійде та буде проданий, усі заплановані надходження коштів здійсняться, усі заявки на витрачання коштів буде задоволено, а всі платіжні документи буде оплачено ("акцептовано").