Квартальная зарплатная отчетность ФЛП с 2026 года: периодичность, приложения и помесячные данные

Что именно изменилось в 2026 году

ФЛП и юридическое лицо: одно название отчета, разный календарь

Переходный период: как закрывали I и II кварталы

Первый обычный квартальный пакет — за III квартал 2026 года

Из чего состоит Расчет ФЛП / НПД

Пример: два работника и выплата физлицу

Как перестроить учет в BAS без квартального аврала

Типичные ошибки после перехода на квартальную форму

Контрольный список ФЛП перед подачей

У предпринимателя есть три работника, зарплата начисляется ежемесячно, налоги уплачиваются в обычные сроки, а отчет с 2026 года называют квартальным. Отсюда возникает опасный вопрос: можно ли в конце квартала просто сложить все суммы вместе? Нет. Периодичность подачи действительно изменилась, но внутри расчета каждый месяц остается отдельной учетной единицей.

Кратко: ФЛП и лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность, отчитываются как налоговые агенты за квартал в течение 40 календарных дней после его завершения. Юридические лица и другие налоговые агенты продолжают подавать расчет за месяц в течение 20 календарных дней. Для ФЛП штатное применение новой квартальной формы начинается с отчетности за III квартал 2026 года.

Что именно изменилось в 2026 году

С 1 января 2026 года вступили в силу изменения в пункт 51.1 Налогового кодекса, внесенные Законом Украины №4536-IX. Они разделили налоговых агентов на две группы по периодичности подачи объединенного расчета по НДФЛ, военному сбору и ЕСВ:

• физические лица — предприниматели и лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность, получили квартальный отчетный период с разбивкой по месяцам квартала;
• юридические лица и другие налоговые агенты остались на месячном отчетном периоде.

Однако сама норма о квартальном периоде появилась раньше, чем техническая форма для ее реализации. Приказ Минфина от 7 мая 2026 года №243, уточненный приказом №284, ввел отдельные формы Расчета ЮЛ и Расчета ФЛП / НПД. Они вступили в силу 17 июля 2026 года и применяются с 1 августа. Поэтому первое полугодие имело переходный порядок, а полноценный обычный цикл новой квартальной формы для ФЛП начинается с III квартала.

Это уже не проект и не будущая инициатива: по состоянию на 11 сентября 2026 года нормы действуют, новые электронные формы опубликованы, а ГНС принимает их. Для электронной подачи Расчет ФЛП / НПД имеет идентификатор F0500111, а его приложение ФИЗ-4ДФ — F0510411. Перед формированием пакета стоит убедиться, что бухгалтерская программа или сервис отчетности поддерживает именно актуальные версии форм.

ФЛП и юридическое лицо: одно название отчета, разный календарь

Это разграничение зависит от статуса налогового агента, а не от количества работников, системы налогообложения или того, кто ведет учет. Если одна бухгалтер обслуживает ООО и ФЛП, она готовит для них разные пакеты по разному календарю. Копировать настройки периода из базы предприятия в базу ФЛП или наоборот нельзя.

Квартальная подача не означает квартальное начисление зарплаты. Табель, кадровые документы, больничные, отпускные, зарплата и удержания обрабатываются ежемесячно. Не переносятся автоматически и сроки уплаты: НДФЛ, военный сбор и ЕСВ перечисляют по правилам, привязанным к начислению или выплате, а не ждут предельного дня квартального расчета.

По состоянию на 11 сентября 2026 года для обычной зарплаты общие ставки остаются такими: НДФЛ — 18%, военный сбор — 5%, ЕСВ, который начисляет работодатель, — 22%. Для отдельных категорий застрахованных лиц закон предусматривает специальные ставки и условия. Минимальная зарплата в 2026 году составляет 8 647 грн в месяц, а 22% от нее — 1 902,34 грн. Эти показатели влияют на расчеты, но не изменяют главного правила: отчет ФЛП подается раз в квартал с данными каждого месяца.

Переходный период: как закрывали I и II кварталы

Первые два квартала 2026 года не стоит использовать как шаблон для последующих. Из-за отсутствия новой квартальной формы ГНС принимала от ФЛП расчеты за январь–июнь по действовавшей на тот момент месячной форме.

I квартал

За январь, февраль и март ФЛП могли подать три месячных расчета в пределах квартального срока. Поскольку сороковой день пришелся на выходной, официальный предельный срок был перенесен на 11 мая 2026 года.

II квартал

Для апреля, мая и июня действовало специальное переходное правило:

• если месячные расчеты поданы за все три месяца, повторный квартальный расчет не нужен;
• если месячные расчеты поданы лишь за часть квартала, после 1 августа квартальный пакет формировали только за месяцы, которых не хватало;
• дублировать уже принятые помесячные сведения в новой форме не следует.

Для текущей работы это важно преимущественно при исправлениях: прежде чем формировать уточнение за первое полугодие, нужно проверить квитанции и выяснить, за какие месяцы данные уже приняты. Уточняющий расчет подают по форме, действующей на дату подачи.

Первый обычный квартальный пакет — за III квартал 2026 года

За июль, август и сентябрь ФЛП формирует один Расчет ФЛП / НПД. Общий срок — 40 календарных дней после завершения квартала. Для III квартала сороковой день приходится на 9 ноября 2026 года, следовательно, отправить отчет нужно не позднее этой даты. Практически безопаснее запланировать подписание и отправку на несколько рабочих дней раньше, чтобы иметь время получить обе квитанции и исправить технический отказ.

Квартал в форме не превращает три месяца в одну сумму. В заголовочных реквизитах приложений указывают год, номер квартала, номер месяца в квартале и номер приложения. Для III квартала соответствие такое:

• месяц 1 — июль;
• месяц 2 — август;
• месяц 3 — сентябрь.

Лучший рабочий принцип — не ждать окончания квартала. После закрытия июля сформируйте контрольный регистр июля, после августа — августа, после сентября — сентября. В конце квартала останется объединить проверенные блоки, а не восстанавливать историю выплат за три месяца.

Из чего состоит Расчет ФЛП / НПД

Новая форма имеет основную часть и четыре приложения. В главной части указывают тип расчета, данные плательщика, отчетный период, сведения о приложениях и обобщенные показатели. Приложения раскрывают персонифицированные и кадровые данные.

ФИЗ-Д1: зарплата и ЕСВ по каждому застрахованному лицу

ФИЗ-Д1 содержит сведения о начисленной зарплате и других выплатах, базе начисления и сумме ЕСВ в разрезе работников. Здесь важны категория застрахованного лица, количество дней, признаки неполного времени, суммы разницы до минимальной базы и типы начислений, если они нужны.

Каждый месяц квартала формируется отдельно. Если работник весь III квартал получал зарплату, его июльскую, августовскую и сентябрьскую строки нельзя заменить одним квартальным итогом. Основная часть должна согласовываться с суммами соответствующих месячных ФИЗ-Д1.

ФИЗ-4ДФ: доходы, НДФЛ и военный сбор

ФИЗ-4ДФ показывает по физическим лицам начисленный и выплаченный доход, начисленный и перечисленный НДФЛ, а также военный сбор. Для каждой выплаты нужно правильно определить признак дохода и не смешивать зарплату работника с вознаграждением по гражданско-правовому договору или выплатой другому контрагенту-физлицу.

Это приложение также формируется помесячно. Если показатели были только в одном месяце квартала, ФИЗ-4ДФ подают за этот месяц; за месяцы без показателей пустые приложения не формируют. Начисленный, но еще не выплаченный доход не исчезает из отчета: в форме отдельно предусмотрены графы для начисления и выплаты.

ФИЗ-Д5: кадровые события и трудовые отношения

ФИЗ-Д5 предназначен для сведений о трудовых отношениях и других кадровых событиях, предусмотренных формой: прием и увольнение, начало или завершение гражданско-правовых отношений и другие случаи, влияющие на реестр застрахованных лиц. Его заполняют по первичным документам — приказам, договорам и датам событий, а не только по данным зарплатной ведомости.

Если в течение квартала соответствующих событий не было, добавлять пустой ФИЗ-Д5 только «для комплекта» не нужно. Если событие было, важно отнести его к правильному месяцу квартала.

ФИЗ-Д6: специальный стаж

ФИЗ-Д6 подают, когда есть основания отражать периоды работы, которые по специальному законодательству засчитываются в стаж для отдельных категорий лиц. У большинства небольших ФЛП-работодателей такого приложения не будет, но игнорировать его при наличии соответствующих должностей или условий труда нельзя.

Пример: два работника и выплата физлицу

Представим ФЛП, у которого два работника работали весь III квартал. В августе одного работника уволили и на следующий день приняли другого, а в сентябре предприниматель оплатил разовую услугу физическому лицу по гражданско-правовому договору.

Пакет за квартал логично собирать так:

1. в ФИЗ-Д1 отразить начисления по работникам отдельно за июль, август и сентябрь;
2. в ФИЗ-4ДФ за каждый месяц показать соответствующие доходы, НДФЛ и военный сбор, а в сентябре добавить выплату по гражданско-правовому договору с правильным признаком дохода;
3. в ФИЗ-Д5 за август отразить кадровые события увольнения и приема, а при необходимости — даты гражданско-правовых отношений;
4. ФИЗ-Д6 не создавать, если оснований для специального стажа нет;
5. сверить итоги приложений с основной частью и регистрами учета.

Если доход физическим лицам в определенном месяце не начислялся, следует оценить требование к конкретному приложению, а не автоматически создавать пустой файл. Сам Расчет ФЛП / НПД подают при наличии начисления или выплаты доходов физлицам в отчетном периоде; факт более поздней выплаты не отменяет обязанности показать начисление.

Как перестроить учет в BAS без квартального аврала

Программа должна накапливать данные помесячно, даже если финальный пакет отправляется раз в квартал. В BAS стоит оставить ежемесячное закрытие зарплатного блока, а квартал использовать только как контейнер отчетности. Если нужно системно отработать кадровые документы, начисления, удержания и контроль отчетных показателей, полезным будет практический курс «Расчет заработной платы + BAS».

Рабочий регламент может выглядеть так:

1. Ежемесячно провести кадровые документы, табели, больничные, отпуска, начисления и выплаты.
2. До выплаты проверить НДФЛ, военный сбор и ЕСВ и выполнить платежи в установленные сроки.
3. После закрытия месяца сохранить персональный контрольный отчет по работникам и отдельный реестр доходов физлиц.
4. После завершения квартала сформировать один Расчет ФЛП / НПД, но проверять его последовательно по месяцам 1, 2 и 3.
5. Перед подписанием обновить модуль регламентированной отчетности, сверить идентификатор формы и выполнить встроенные проверки.
6. После отправки сохранить первую и вторую квитанции вместе с копией пакета и контрольными регистрами.

Типичные ошибки после перехода на квартальную форму

• Перенести квартальный график ФЛП на ООО. Юридическое лицо отчитывается ежемесячно, даже если владелец, бухгалтер или программа те же.
• Показать только квартальный итог. Каждое приложение должно сохранять надлежащую помесячную привязку.
• Отложить платежи до подачи отчета. Квартальная отчетность не делает зарплатные налоги и ЕСВ квартальными платежами.
• Использовать старую месячную форму для III квартала. Нужен актуальный Расчет ФЛП / НПД, а не форма юридического лица или архивный шаблон первого полугодия.
• Продублировать II квартал. Уже принятые месячные данные за апрель–июнь не нужно повторять в квартальном пакете.
• Путать ЕСВ за работников и ЕСВ предпринимателя за себя. ФИЗ-Д1 в зарплатном расчете касается персонифицированных начислений застрахованным лицам; собственные обязательства ФЛП имеют другой порядок декларирования.
• Не проверить кадровые события. Суммы могут совпадать, но пропущенная дата приема, увольнения или начала договора вызовет проблему в реестре застрахованных лиц.

Контрольный список ФЛП перед подачей

• подтверждено, что отчитывается именно ФЛП или лицо с независимой профессиональной деятельностью, а не юридическое лицо;
• выбран актуальный Расчет ФЛП / НПД за нужный квартал;
• для каждого приложения правильно указаны год, квартал и номер месяца 1, 2 или 3;
• ФИЗ-Д1 сверено с начислениями зарплаты и ЕСВ по каждому лицу;
• ФИЗ-4ДФ сверено с доходами, признаками дохода, НДФЛ и военным сбором;
• проверены кадровые события для ФИЗ-Д5 и основания для ФИЗ-Д6;
• суммы приложений согласуются с основной частью, бухгалтерскими регистрами и платежами;
• программа отчетности обновлена, а квалифицированные электронные подписи действительны;
• после отправки получена квитанция о принятии пакета.

Перед каждым предельным сроком целесообразно еще раз просмотреть календарь, реестр электронных форм и свежие разъяснения на официальном веб-портале ГНС Украины. Это особенно важно в первый год применения новой формы, когда налоговые нормы уже действуют, а бухгалтерские программы и практические подсказки продолжают обновляться.

Главное изменение для ФЛП в 2026 году — меньше отправок, но не меньше учетной дисциплины. Если закрывать зарплату ежемесячно, сохранять отдельные регистры и не путать форму ФЛП с формой юридического лица, квартальный расчет становится техническим объединением трех проверенных месяцев, а не большим отчетом, который приходится собирать с нуля.