Квартальна зарплатна звітність ФОП із 2026 року: періодичність, додатки та помісячні дані

Що саме змінилося у 2026 році

ФОП і юридична особа: одна назва звіту, різний календар

Перехідний період: як закривали I та II квартали

Перший звичайний квартальний пакет — за III квартал 2026 року

З чого складається Розрахунок ФОП / НПД

Приклад: два працівники й виплата фізособі

Як перебудувати облік у BAS без квартального авралу

Типові помилки після переходу на квартальну форму

Контрольний список ФОП перед поданням

У підприємця є три працівники, зарплата нараховується щомісяця, податки сплачуються у звичні строки, а звіт із 2026 року називають квартальним. Звідси виникає небезпечне запитання: чи можна наприкінці кварталу просто скласти всі суми докупи? Ні. Періодичність подання справді змінилася, але всередині розрахунку кожен місяць залишається окремою обліковою одиницею.

Коротко: ФОП і особи, які провадять незалежну професійну діяльність, звітують як податкові агенти за квартал протягом 40 календарних днів після його завершення. Юридичні особи та інші податкові агенти продовжують подавати розрахунок за місяць протягом 20 календарних днів. Для ФОП штатне застосування нової квартальної форми починається зі звітності за III квартал 2026 року.

Що саме змінилося у 2026 році

З 1 січня 2026 року набрали чинності зміни до пункту 51.1 Податкового кодексу, внесені Законом України №4536-IX. Вони розділили податкових агентів на дві групи за періодичністю подання об’єднаного розрахунку з ПДФО, військового збору та ЄСВ:

• фізичні особи — підприємці та особи, які провадять незалежну професійну діяльність, отримали квартальний звітний період із розбивкою за місяцями кварталу;
• юридичні особи та інші податкові агенти залишилися на місячному звітному періоді.

Однак сама норма про квартальний період з’явилася раніше, ніж технічна форма для її реалізації. Наказ Мінфіну від 7 травня 2026 року №243, уточнений наказом №284, запровадив окремі форми Розрахунку ЮО та Розрахунку ФОП / НПД. Вони набрали чинності 17 липня 2026 року й застосовуються з 1 серпня. Тому перше півріччя мало перехідний порядок, а повноцінний звичайний цикл нової квартальної форми для ФОП починається з III кварталу.

Це вже не проєкт і не майбутня ініціатива: станом на 11 вересня 2026 року норми діють, нові електронні форми оприлюднені, а ДПС приймає їх. Для електронної подачі Розрахунок ФОП / НПД має ідентифікатор F0500111, а його додаток ФІЗ-4ДФ — F0510411. Перед формуванням пакета варто переконатися, що бухгалтерська програма або сервіс звітності підтримує саме актуальні версії форм.

ФОП і юридична особа: одна назва звіту, різний календар

Це розмежування залежить від статусу податкового агента, а не від кількості працівників, системи оподаткування чи того, хто веде облік. Якщо одна бухгалтерка обслуговує ТОВ і ФОП, вона готує для них різні пакети за різним календарем. Копіювати налаштування періоду з бази підприємства до бази ФОП або навпаки не можна.

Квартальна подача не означає квартальне нарахування зарплати. Табель, кадрові документи, лікарняні, відпускні, зарплата й утримання опрацьовуються щомісяця. Не переносяться автоматично й строки сплати: ПДФО, військовий збір та ЄСВ перераховують за правилами, прив’язаними до нарахування або виплати, а не чекають граничного дня квартального розрахунку.

Станом на 11 вересня 2026 року для звичайної зарплати загальні ставки залишаються такими: ПДФО — 18%, військовий збір — 5%, ЄСВ, який нараховує роботодавець, — 22%. Для окремих категорій застрахованих осіб закон передбачає спеціальні ставки та умови. Мінімальна зарплата у 2026 році становить 8 647 грн на місяць, а 22% від неї — 1 902,34 грн. Ці показники впливають на розрахунки, але не змінюють головного правила: звіт ФОП подається раз на квартал із даними кожного місяця.

Перехідний період: як закривали I та II квартали

Перші два квартали 2026 року не варто використовувати як шаблон для наступних. Через відсутність нової квартальної форми ДПС приймала від ФОП розрахунки за січень–червень за чинною на той момент місячною формою.

I квартал

За січень, лютий і березень ФОП могли подати три місячні розрахунки в межах квартального строку. Оскільки сороковий день припав на вихідний, офіційний граничний строк був перенесений на 11 травня 2026 року.

II квартал

Для квітня, травня й червня діяло спеціальне перехідне правило:

• якщо місячні розрахунки подано за всі три місяці, повторний квартальний розрахунок не потрібен;
• якщо місячні розрахунки подано лише за частину кварталу, після 1 серпня квартальний пакет формували тільки за місяці, яких бракувало;
• дублювати вже прийняті помісячні відомості у новій формі не слід.

Для поточної роботи це важливо переважно під час виправлень: перш ніж формувати уточнення за перше півріччя, треба перевірити квитанції та з’ясувати, за які місяці дані вже прийняті. Уточнюючий розрахунок подають за формою, чинною на дату подання.

Перший звичайний квартальний пакет — за III квартал 2026 року

За липень, серпень і вересень ФОП формує один Розрахунок ФОП / НПД. Загальний строк — 40 календарних днів після завершення кварталу. Для III кварталу сороковий день припадає на 9 листопада 2026 року, отже відправити звіт потрібно не пізніше цієї дати. Практично безпечніше запланувати підписання й відправлення на кілька робочих днів раніше, щоб мати час отримати обидві квитанції та виправити технічну відмову.

Квартал у формі не перетворює три місяці на одну суму. У заголовних реквізитах додатків зазначають рік, номер кварталу, номер місяця в кварталі та номер додатка. Для III кварталу відповідність така:

• місяць 1 — липень;
• місяць 2 — серпень;
• місяць 3 — вересень.

Найкращий робочий принцип — не чекати закінчення кварталу. Після закриття липня сформуйте контрольний регістр липня, після серпня — серпня, після вересня — вересня. Наприкінці кварталу залишиться об’єднати перевірені блоки, а не відновлювати історію виплат за три місяці.

З чого складається Розрахунок ФОП / НПД

Нова форма має основну частину та чотири додатки. У головній частині зазначають тип розрахунку, дані платника, звітний період, відомості про додатки та узагальнені показники. Додатки розкривають персоніфіковані й кадрові дані.

ФІЗ-Д1: зарплата та ЄСВ за кожною застрахованою особою

ФІЗ-Д1 містить відомості про нараховану зарплату та інші виплати, базу нарахування і суму ЄСВ у розрізі працівників. Тут важливі категорія застрахованої особи, кількість днів, ознаки неповного часу, суми різниці до мінімальної бази та типи нарахувань, якщо вони потрібні.

Кожний місяць кварталу формується окремо. Якщо працівник увесь III квартал отримував зарплату, його липневий, серпневий і вересневий рядки не можна замінити одним квартальним підсумком. Основна частина має узгоджуватися із сумами відповідних місячних ФІЗ-Д1.

ФІЗ-4ДФ: доходи, ПДФО та військовий збір

ФІЗ-4ДФ показує за фізичними особами нарахований і виплачений дохід, нарахований та перерахований ПДФО, а також військовий збір. Для кожної виплати треба правильно визначити ознаку доходу й не змішувати зарплату працівника з винагородою за цивільно-правовим договором або виплатою іншому контрагенту-фізособі.

Цей додаток також формується помісячно. Якщо показники були лише в одному місяці кварталу, ФІЗ-4ДФ подають за цей місяць; за місяці без показників порожні додатки не формують. Нарахований, але ще не виплачений дохід не зникає зі звіту: у формі окремо передбачені графи для нарахування й виплати.

ФІЗ-Д5: кадрові події та трудові відносини

ФІЗ-Д5 призначений для відомостей про трудові відносини та інші кадрові події, передбачені формою: прийняття і звільнення, початок або завершення цивільно-правових відносин та інші випадки, що впливають на реєстр застрахованих осіб. Його заповнюють за первинними документами — наказами, договорами та датами подій, а не лише за даними зарплатної відомості.

Якщо протягом кварталу відповідних подій не було, додавати порожній ФІЗ-Д5 лише «для комплекту» не потрібно. Якщо подія була, важливо віднести її до правильного місяця кварталу.

ФІЗ-Д6: спеціальний стаж

ФІЗ-Д6 подають, коли є підстави відображати періоди роботи, що за спеціальним законодавством зараховуються до стажу для окремих категорій осіб. Для більшості невеликих ФОП-роботодавців такого додатка не буде, але ігнорувати його за наявності відповідних посад або умов праці не можна.

Приклад: два працівники й виплата фізособі

Уявімо ФОП, у якого два працівники працювали весь III квартал. У серпні одного працівника звільнили й наступного дня прийняли іншого, а у вересні підприємець оплатив разову послугу фізичній особі за цивільно-правовим договором.

Пакет за квартал логічно збирати так:

1. у ФІЗ-Д1 відобразити нарахування за працівниками окремо за липень, серпень і вересень;
2. у ФІЗ-4ДФ за кожний місяць показати відповідні доходи, ПДФО та військовий збір, а у вересні додати виплату за цивільно-правовим договором із правильною ознакою доходу;
3. у ФІЗ-Д5 за серпень відобразити кадрові події звільнення та прийняття, а за потреби — дати цивільно-правових відносин;
4. ФІЗ-Д6 не створювати, якщо підстав для спеціального стажу немає;
5. звірити підсумки додатків з основною частиною та регістрами обліку.

Якщо дохід фізичним особам у певному місяці не нараховувався, слід оцінити вимогу до конкретного додатка, а не автоматично створювати порожній файл. Сам Розрахунок ФОП / НПД подають за наявності нарахування або виплати доходів фізособам у звітному періоді; факт пізнішої виплати не скасовує обов’язку показати нарахування.

Як перебудувати облік у BAS без квартального авралу

Програма має накопичувати дані помісячно, навіть якщо фінальний пакет надсилається раз на квартал. У BAS варто залишити щомісячне закриття зарплатного блоку, а квартал використовувати лише як контейнер звітності. Якщо потрібно системно відпрацювати кадрові документи, нарахування, утримання й контроль звітних показників, корисним буде практичний курс «Розрахунок заробітної плати + BAS».

Робочий регламент може виглядати так:

1. Щомісяця провести кадрові документи, табелі, лікарняні, відпустки, нарахування та виплати.
2. До виплати перевірити ПДФО, військовий збір і ЄСВ та виконати платежі у встановлені строки.
3. Після закриття місяця зберегти персональний контрольний звіт за працівниками й окремий реєстр доходів фізосіб.
4. Після завершення кварталу сформувати один Розрахунок ФОП / НПД, але перевіряти його послідовно за місяцями 1, 2 і 3.
5. Перед підписанням оновити модуль регламентованої звітності, звірити ідентифікатор форми та виконати вбудовані перевірки.
6. Після відправлення зберегти першу й другу квитанції разом із копією пакета та контрольними регістрами.

Типові помилки після переходу на квартальну форму

• Перенести квартальний графік ФОП на ТОВ. Юридична особа звітує щомісяця, навіть якщо власник, бухгалтер або програма ті самі.
• Показати тільки квартальний підсумок. Кожний додаток повинен зберігати належну помісячну прив’язку.
• Відкласти платежі до подання звіту. Квартальна звітність не робить зарплатні податки й ЄСВ квартальними платежами.
• Використати стару місячну форму для III кварталу. Потрібен актуальний Розрахунок ФОП / НПД, а не форма юридичної особи чи архівний шаблон першого півріччя.
• Продублювати II квартал. Уже прийняті місячні дані за квітень–червень не треба повторювати у квартальному пакеті.
• Плутати ЄСВ за працівників і ЄСВ підприємця за себе. ФІЗ-Д1 у зарплатному розрахунку стосується персоніфікованих нарахувань застрахованим особам; власні зобов’язання ФОП мають інший порядок декларування.
• Не перевірити кадрові події. Суми можуть збігатися, але пропущена дата прийняття, звільнення або початку договору спричинить проблему в реєстрі застрахованих осіб.

Контрольний список ФОП перед поданням

• підтверджено, що звітує саме ФОП або особа з незалежною професійною діяльністю, а не юридична особа;
• обрано актуальний Розрахунок ФОП / НПД за потрібний квартал;
• для кожного додатка правильно вказано рік, квартал і номер місяця 1, 2 або 3;
• ФІЗ-Д1 звірено з нарахуваннями зарплати та ЄСВ по кожній особі;
• ФІЗ-4ДФ звірено з доходами, ознаками доходу, ПДФО та військовим збором;
• перевірено кадрові події для ФІЗ-Д5 і підстави для ФІЗ-Д6;
• суми додатків узгоджуються з основною частиною, бухгалтерськими регістрами та платежами;
• програма звітності оновлена, а кваліфіковані електронні підписи чинні;
• після відправлення отримано квитанцію про прийняття пакета.

Перед кожним граничним строком доцільно ще раз переглянути календар, реєстр електронних форм і свіжі роз’яснення на офіційному вебпорталі ДПС України. Це особливо важливо в перший рік застосування нової форми, коли податкові норми вже діють, а бухгалтерські програми й практичні підказки продовжують оновлюватися.

Головна зміна для ФОП у 2026 році — менше відправлень, але не менше облікової дисципліни. Якщо закривати зарплату щомісяця, зберігати окремі регістри й не плутати форму ФОП із формою юридичної особи, квартальний розрахунок стає технічним об’єднанням трьох перевірених місяців, а не великим звітом, який доводиться збирати з нуля.