Аналітичний облік

Механізм субконто

У п. 5 ст. 8 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. №– 996-Х1У встановлено, що підприємство самостійно затверджує технологію обробки облікових даних, допоміжну систему рахунків і регістрів аналітичного обліку. А в п. 3 ст. 9 цього Закону → що дані про господарські операції групуються в регістрах синтетичного та аналітичного обліку методом подвійного запису на пов'язаних рахунках бухгалтерського обліку і що інформація аналітичних рахунків має дорівнювати відповідним рахункам синтетичного обліку на перше число кожного місяця.

Відповідно до Інструкції з експлуатації Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарської діяльності підприємств та організацій, прийнятої наказом Мінфіну України від 30.11.99 р. №– 291, ведення аналітичного обліку має гарантувати кількісно-сумові та якісні (марка, сорт, розмір тощо) дані про наявність і рух об'єктів бухгалтерського обліку на відповідному синтетичному рахунку.

Механізм субконто

Для ведення аналітичного обліку в «1С: Бухгалтерії» використовується механізм субконто.

Субконто → це БУДЬ-ЯКИЙ об'єкт, за яким ведеться аналітичний облік, при цьому довільно у кількісному вираженні (основні засоби, нематеріальні активи, малоцінні та швидкозношувані предмети, матеріали, організації, підзвітні особи, договори, бюджети). Вид субконто → це множина однорідних субконто, обраних за певними параметрами. Наприклад, менеджер з продажу ТОВ «Добро» Коваленко А. Н. → це субконто, а «Співробітники» → вид субконто.

В інформаційній базі даних, не заповненій проводками, ще немає жодного субконто. Розробник не може знати заздалегідь, з якими організаціями підприємство буде вести справи, який у нього буде штат співробітників тощо. Але види субконто заздалегідь налаштувати можна. До типової конфігурації «1С: Бухгалтерії» внесено 45 видів субконто. Знаходяться вони в плані видів характеристик «Види субконто госпрозрахункові» (меню «Операції - Плани видів характеристик»). До зазначених видів субконто можна додати нові. Розглянемо це на прикладі.

Приклад:

Засновниками підприємства ТОВ «Добро» є контрагенти ТОВ «Каспер» (40000 грн.), ТОВ «Біла акація» (30000 грн.) і співробітники організації Абдулов Ю. В. (11000 грн.) та Авдєєв М. І. (20000 грн.). Необхідно ввести залишки за рахунком 40 «Статутний капітал».

Проблема полягає в наступному. Список сторонніх юридичних осіб базується на довіднику «Контрагенти», а штат співробітників організації → на довіднику «Фізичні особи». Серед наявних у системі видів субконто немає потрібного нам, який би гарантував зберігання єдиного списку значень цих різних типів. Створимо його. Для цього командою «Операції - Плани видів характеристик» сформуємо новий вид субконто «Засновники».

Для формування об'єкта «Вид субконто» можна застосовувати не лише довідники, а й інші об'єкти конфігурації. Так, наприклад, субконто «Документи реалізації» посилається на низку документів «Акт про надання виробничих послуг», «Звіт комісіонера про продажі», «Реалізація товарів і послуг».

Тому, визначаючи тип значення нового виду субконто, обираємо довідники «Контрагенти» та «Фізичні особи».

Важливо! Обов'язково потрібно встановити прапорець навпроти параметра «Складовий тип даних».

Командою «Операції - Плани рахунків» План рахунків бухгалтерського обліку» відкриємо План рахунків, знайдемо в ньому рахунок 40 і замість субконто «Контрагенти» встановимо для нього облік за субконто «Засновники».

У результаті при формуванні операції в полі субконто з'являтиметься діалогове вікно «Вибір типу даних», у якому потрібно вибрати, який із двох довідників використовувати.

Якщо типів значень для видів субконто, вже створених у конфігурації, мало, варто застосовувати спеціальний довідник «Субконто». Цей довідник повністю може заповнюватися користувачем за потреби. Довідник підпорядкований все тому ж плану видів характеристик «Види субконто госпрозрахункові».

Завдяки такому механізму можна формувати необмежену кількість видів субконто, кожному з яких співвіднесено необмежену кількість значень субконто (елементів довідника «Субконто»).

Важливо! Формувати нові види субконто до рахунків краще до того, як будуть зроблені проводки за ними.