Автоматизоване введення бюджетних операцій
Під час ручного формування фінансового плану суми оборотів за кожною статтею та кожним поєднанням додаткових аналітик (ЦФВ, проєкт, номенклатура, контрагент) повинні бути сформовані окремими документами "Бюджетна операція". Для полегшення процесу ручного заповнення великої кількості однотипних документів призначено різні сервіси групового формування (зміни) документів.Пакетне введення бюджетних операцій. Зміна документів бюджетування. Копіювання даних бюджетування. Копіювання з інтервалу в інтервал. Розподіл нормованих значень. Заповнення аналітик бюджетування. Виконання обробки
Пакетне введення бюджетних операцій
Копіювання з інтервалу в інтервал
Заповнення аналітик бюджетування
Під час ручного формування фінансового плану суми оборотів за кожною статтею та кожним поєднанням додаткових аналітик (ЦФВ, проєкт, номенклатура, контрагент) повинні бути сформовані окремими документами "Бюджетна операція". Для полегшення процесу ручного заповнення великої кількості однотипних документів призначено різні сервіси групового формування (зміни) документів.
Пакетне введення бюджетних операцій
Обробка призначена для введення групи бюджетних операцій. Порівняно з ручним введенням бюджетних операцій, обробка надає додаткові можливості:
- автоматичне заповнення значень аналітик бюджетування, що збігаються для групи операцій;
- введення групи операцій в одній екранній формі.
Пакетне введення бюджетних операцій починається із заповнення значень реквізитів, що збігаються для всіх або більшості введених бюджетних операцій. Ці значення вносяться на вкладці "Загальні реквізити бюджетних операцій". Під час заповнення загальних реквізитів слід розрізняти два моменти:
- призначення реквізиту загальним — для цього реквізит позначається прапорцем;
- визначення непорожнього значення загального реквізиту.
Якщо реквізит позначено як загальний, але для нього не задано значення, це означає, що для всіх сформованих бюджетних операцій цей реквізит матиме порожнє значення.
Сценарій завжди є загальним реквізитом бюджетних операцій. Усі бюджетні операції в одному пакеті формуються в межах одного сценарію, який задається в заголовку обробки.
Як загальні реквізити можуть бути вибрані всі реквізити документа "Бюджетна операція", крім кількості, ціни та суми; формування групи бюджетних операцій з однаковою кількістю (сумою) не видається доцільним.
Потім здійснюється введення запланованих оборотів бюджету на вкладці "Бюджетні операції". Кожен заповнюваний рядок відповідає одному документу "Бюджетна операція". Для кожного рядка заповнюються лише ті реквізити, які не віднесені до загальних. Загальні реквізити заповнюються автоматично і не виводяться на вкладку.
Під час пакетного введення бюджетних операцій при виборі статті оборотів інші аналітики бюджетування (ЦФВ, проєкт, номенклатура, контрагент) не заповнюються значеннями за замовчуванням, зазначеними для статті оборотів. Це пояснюється логікою роботи обробки: ті аналітики, значення яких мають повторюватися для різних бюджетних операцій, уже визначені як загальні реквізити; решта аналітик будуть заповнені різними значеннями для різних бюджетних операцій, тому немає сенсу заповнювати їх значенням за замовчуванням.
Для кожної бюджетної операції автоматично визначаються та виводяться на екран залежні обороти.
У процесі пакетного введення користувач може змінювати склад загальних реквізитів обробки. При цьому:
- якщо реквізит позначено як загальний, то для всіх раніше введених операцій значення цього реквізиту перестане бути видимим на вкладці "Бюджетні операції", але не зміниться;
- якщо з реквізиту знято позначку загальності, то для всіх раніше введених операцій значення цього реквізиту відображатиметься на вкладці "Бюджетні операції".
ПРИКЛАД: Під час запуску обробки реквізит "Валюта" позначено як загальний, йому присвоєно значення USD. Кілька бюджетних операцій потрібно ввести у гривнях. Для цього можна зняти позначку загальності з реквізиту "Валюта" та внести нові бюджетні операції у валюті "грн".
Після цього можна знову позначити реквізит "Валюта" як загальний і продовжити введення операцій у USD. При цьому до завершення роботи обробки інформація про те, у якій валюті введено кожну операцію, зберігається.
Для запису внесених бюджетних операцій до інформаційної бази потрібно натиснути кнопку "Виконати".
Під час запису бюджетних операцій реквізити, позначені як загальні, заповнюються значеннями, зазначеними на вкладці "Загальні реквізити бюджетних операцій", навіть якщо під час введення для цих реквізитів було зазначено інші значення
ПРИКЛАД: У наведеному раніше прикладі, щоб правильно сформувати бюджетні операції, перед натисканням кнопки "Виконати" обов'язково потрібно зняти позначку загальності з реквізиту "Валюта". Якщо цього не зробити, усі бюджетні операції буде сформовано в USD.
Сформовані бюджетні операції можна побачити на вкладці "Сформовані документи". На вкладці можна переглянути кожен документ, провести або очистити (видалити) позначені документи.
Зміна документів бюджетування
Обробка призначена для зміни за однаковим принципом реквізитів групи документів бюджетування, зокрема й документів "Бюджетна операція".
ПРИКЛАД: Переглянуто прайс-лист підприємства. У зв'язку з цим необхідно змінити суми оборотів бюджету за статтями "Оптова торгівля" і "Роздрібна торгівля". Для цього можна за допомогою обробки "Зміна документів бюджетування" відібрати бюджетні операції за цими статтями оборотів і потрібною номенклатурою, потім змінити ціну одразу для всіх документів, при цьому сума документів буде перерахована автоматично.
Обробку можна використовувати для одночасної зміни документів "Бюджетна операція", введених у межах одного сценарію. Під час запуску обробки, окрім сценарію, потрібно зазначити вид документа "Бюджетна операція" та період відбору документів. Крім того, можна накласти додаткові відбори за значеннями реквізитів документа.
Після цього потрібно сформувати список документів, що відповідають відбору. Для цього потрібно натиснути кнопку "Заповнити".
Зміни виконуватимуться для всіх документів, що потрапили до списку, і будуть незворотними. Тому до початку змін потрібно перевірити список документів; у разі потреби видалити зайві документи зі списку або повторити формування списку, наклавши додатковий відбір
Виконувані зміни визначаються дією, уточненням дії та параметром дії. Для документа "Бюджетна операція" можливі такі дії:
- Змінити суму, кількість або ціну;
- Змінити інший реквізит документа;
- Змінити стан документа (провести, скасувати проведення, позначити або зняти позначку на видалення).
Для дій "Змінити суму операції (кількість, ціну)" можна вибрати уточнення дії:
- Відносна зміна — множення суми (кількості, ціни) операції на коефіцієнт, заданий у колонці "Параметр дії";
- Абсолютна зміна — додавання до суми (кількості, ціни) операції числа, заданого у колонці "Параметр дії";
- Установити значення — присвоєння сумі (кількості, ціні) операції значення, заданого у колонці "Параметр дії".
ПРИКЛАД: Слід зменшити суму документів, що потрапили до списку, на 10%. Для цього потрібно вибрати дію "Змінити суму операції", уточнення дії "Відносна зміна" та параметр дії 0,9. Зазначення параметра дії -10 призведе до того, що сума всіх документів буде помножена на -10.
Під час зміни кількостей або цін у документах їх сума перераховується автоматично.
Для дії "Змінити реквізит документа" у колонці "Уточнення дії" вибирається реквізит зі списку реквізитів документа "Бюджетна операція"; у колонці "Параметр дії" вводиться значення цього реквізиту.
Для дії "Змінити стан документа" у колонці "Уточнення дії" вибирається дія, яку потрібно виконати (провести, скасувати проведення, позначити або зняти позначку на видалення); параметр дії не вибирається.
Налаштовані таким чином зміни виконуються після натискання кнопки "Виконати". Документи, для яких виконано зміни, автоматично видаляються зі списку.
Щоб перевірити правильність виконаних змін, потрібно повторно заповнити список. При цьому, якщо не виконувалися дії "Змінити реквізит документа", не потрібно змінювати налаштування відбору. Якщо ж такі дії виконувалися, потрібно змінити налаштування відбору так, щоб до них потрапили змінені документи
ПРИКЛАД: Для зміни було відібрано бюджетні операції за ЦФВ "Відділ оптового продажу" та порожнім проєктом. Було виконано зміну реквізиту "Проєкт": заповнення його значенням "Оптова торгівля". Щоб побачити результат зміни, потрібно змінити відбір, зазначивши в ньому ЦФВ "Відділ оптового продажу" і проєкт "Оптова торгівля", та повторно заповнити список.
Копіювання даних бюджетування
Обробка призначена для створення нових документів бюджетування, зокрема й документів "Бюджетна операція", на підставі оборотів за статтями бюджету, уже зафіксованих у системі. Обробка може застосовуватися, наприклад:
- для формування бюджету на період меншої тривалості на підставі бюджету періоду більшої тривалості (наприклад, бюджет на місяць формується копіюванням квартального бюджету з пропорційним зменшенням сум і кількостей);
- для формування бюджету на наступний період на підставі бюджету минулого періоду;
- для формування бюджету на наступний період на підставі фактичних даних минулого періоду.
За допомогою обробки можна формувати документи "Бюджетна операція" та "Розрахунок за моделлю бюджетування". Щоб скопіювати бюджетні операції, потрібно встановити прапорець "бюджетні операції".
Як вихідні дані бюджетування під час копіювання бюджетних операцій можуть виступати:
- обороти бюджетів, сформовані документами "Бюджетна операція";
- фактичні дані, трансльовані до підсистеми бюджетування документами "Облік фактичних даних за бюджетами".
Слід зазначити, що копіюються не документи "Бюджетна операція" та "Облік фактичних даних за бюджетами", а саме обороти, сформовані цими документами. Це означає, що незалежно від кількості вихідних документів, які задовольняють відбір, накладений під час копіювання, буде сформовано один документ "Бюджетна операція" для кожного унікального поєднання аналітик бюджетування.
Слід також зазначити, що обороти, сформовані документами "Розрахунок за моделлю бюджетування", не беруться до уваги під час копіювання бюджетних операцій.
Копіювання даних може здійснюватися двома способами:
- копіювання з інтервалу в інтервал. Цим способом вихідні дані бюджетування буде перенесено на новий (приймальний) період з урахуванням поправочного коефіцієнта і може бути рівномірно розподілено всередині цього періоду;
- розподіл нормованих значень. Цим способом вихідні дані бюджетування змінюватимуться від періоду до періоду за заданими в обробці правилами, тобто на різні періоди буде заплановано суми (кількості), розраховані виходячи з одних і тих самих даних, але з різними поправочними коефіцієнтами.
Незалежно від вибраного способу копіювання, потрібно зазначити вихідний і приймальний сценарій, вихідний і приймальний період (інтервал). Якщо потрібно скопіювати фактичні дані, зазначається порожній вихідний сценарій. Приймальний сценарій завжди заповнюється, оскільки в результаті копіювання завжди формуються документи "Бюджетна операція", для яких сценарій має бути зазначений.
Зрозуміло, що зазначені періоди мають бути кратними періодичності відповідних сценаріїв. Спосіб копіювання "З інтервалу в інтервал" висуває додаткову вимогу: тривалість вихідного та приймального періоду повинна збігатися, оскільки за такого способу відбувається саме копіювання даних бюджетування, таке копіювання не має сенсу під час копіювання в довший або коротший сценарій. Спосіб копіювання "розподіл нормованих значень" таких вимог не висуває: під час динамічного планування на тривалий період як підстава може бути вибраний період будь-якої тривалості.
Скопійовані можуть бути або всі дані бюджетування вихідного періоду за вихідним сценарієм, або дані, відібрані за певними значеннями аналітик бюджетування: статей оборотів, ЦФВ, проєктів, номенклатур (номенклатурних груп) і контрагентів.
Періоди планування, а також суми та кількості документів "Бюджетна операція", які будуть сформовані під час копіювання, визначатимуться залежно від вибраного способу копіювання.
Копіювання з інтервалу в інтервал
Вихідний період розбивається на інтервали, що відповідають періодичності вихідного сценарію. На інтервали тієї самої тривалості розбивається приймальний період, після чого відбувається копіювання: з першого вихідного інтервалу — у перший приймальний, з другого — у другий тощо. Для кожного вихідного інтервалу та для кожного унікального поєднання аналітик (стаття оборотів, ЦФВ, проєкт, номенклатура, контрагент) визначається загальна кількість і сума оборотів за всіма вихідними документами "Бюджетна операція". Потім вихідні кількість і сума оборотів перераховуються з урахуванням заданих користувачем абсолютної та відносної зміни.
Кількість сформованих документів "Бюджетна операція" під час копіювання "З інтервалу в інтервал" залежить від заповнення прапорця "Розподіляти за періодами нових даних". Якщо прапорець не встановлено, для кожного вихідного інтервалу та унікального поєднання вихідних аналітик формується один документ "Бюджетна операція" з перерахованими кількістю та сумою. Якщо прапорець встановлено, для кожного вихідного інтервалу та унікального поєднання вихідних аналітик формується по одному документу на кожен інтервал, що відповідає періодичності приймального сценарію. При цьому перераховані раніше кількість і сума оборотів розподіляються між цими інтервалами рівномірно.
ПРИКЛАД: Потрібно запланувати обороти за статтею оборотів "Оптова торгівля" на 2007 р. виходячи з оборотів за тією самою статтею з бюджету 2006 р. за сценарієм "Основний квартальний". Суми оборотів потрібно збільшити на 10%. Вибирається спосіб планування "З інтервалу в інтервал". Як вихідний період зазначається 2006 р., як приймальний період — 2007 р. Вихідний і приймальний сценарії збігаються. Виконується відбір за статтею оборотів "Оптова торгівля". Зазначається коефіцієнт відносної зміни 1.1. Прапорець "Розподілити за періодами нових даних" можна не встановлювати, оскільки для кожного кварталу 2007 р. як підстава вибираються дані аналогічного періоду 2006 р., їх детальніший розподіл (наприклад, за місяцями) не виконується.
На рисунках наведено вихідні дані та результати копіювання.
Розглянемо алгоритм розрахунку. Вихідний період 2006 р. розбивається на квартали відповідно до періодичності сценарію "Основний квартальний". Так само розбивається на квартали приймальний період 2007 р. Це означає, що дані 1-го кварталу 2006 р. буде скопійовано в бюджетну операцію за 1-й квартал 2007 р., дані 2-го кварталу 2006 р. — у бюджетну операцію за 2-й квартал 2007 р. тощо.
Визначається сума оборотів за статтею "Оптова торгівля" та контрагентом "Агроімпульс" на 1-й квартал 2006 р. Сума становить 1822,40 USD ("Бюджетна операція" 0000103). Формується документ "Бюджетна операція" 00000000159 на 1-й квартал 2007 р. за контрагентом "Агроімпульс", її сума становить 1822,40 * 1,1 = 2004,64 USD. Сума оборотів за контрагентом "Бєлявський-приватна особа" на 1-й квартал 2006 р. становить 87947,06 грн. Формується документ "Бюджетна операція" 00000000160 на 1-й квартал 2007 р. за контрагентом "Бєлявський-приватна особа", її сума становить 87947,06* 1,1 = 96741,77 грн. Аналогічно формуються бюджетні операції на 2-4 квартали 2007 р.
ПРИКЛАД: Потрібно запланувати обороти бюджету на місяці квітень — червень 2007 р. виходячи з оборотів за тією самою статтею на 2-й квартал 2007 р. Вибирається спосіб планування "з інтервалу в інтервал". Як вихідний сценарій і період зазначається "Основний квартальний" на 2-й квартал 2007 р., як приймальний сценарій і період — "Основний помісячний" на 2-й квартал 2007 р. Прапорець "Розподілити за періодами нових даних" встановлюється, оскільки потрібно сформувати обороти на кожен місяць приймального періоду.
На рисунку наведено результати копіювання.
Розглянемо алгоритм розрахунку. Вихідний період — 1-й квартал 2007 р., періодичність сценарію — квартал. Це означає, що вихідні дані буде повністю перенесено на 1-й квартал 2007 р. за сценарієм "Основний помісячний". Сума оборотів за контрагентом "Агроімпульс" на 1-й квартал 2007 р. становить 2004,64 USD. Якби прапорець "Розподілити за періодами нових даних" не було встановлено, була б сформована одна бюджетна операція на січень 2007 р. на ту саму суму. Але оскільки прапорець встановлено, формуються три документи "Бюджетна операція" (00000000165 - 00000000167) за сценарієм "Основний помісячний" і контрагентом "Агроімпульс" на січень, лютий і березень 2007 р. Сума кожної операції становить 2004,64 / 3 = 668,21 USD. Аналогічно формуються три бюджетні операції за контрагентом "Бєлявський-приватна особа", сума кожної операції становить 96741,77 грн. / 3 = 32247,26 грн.
Розподіл нормованих значень
Нормовані значення для суми та кількості визначаються як середнє значення у вихідному періоді, що припадає на інтервал, який відповідає періодичності приймального сценарію. Це означає, що обороти за весь вихідний період буде поділено на кількість інтервалів, що відповідають періодичності приймального сценарію та вкладаються у вихідний інтервал.
Формується по одному документу "Бюджетна операція" для кожного унікального поєднання аналітик бюджетування на кожен інтервал приймального періоду. Суми та кількості сформованих документів розраховуються виходячи з нормованих значень, типу заповнення та типу розрахунку.
Якщо вибрано тип заповнення "За періодами рівномірно", то сума та кількість бюджетної операції дорівнюють нормованим значенням, помноженим на зазначений користувачем базовий коефіцієнт. Таким способом плануються обороти, що дорівнюють (пропорційні) середнім оборотам за вихідний період.
Якщо вибрано тип заповнення "За періодами зі змінами", то спочатку розраховуються "еталонні обороти" кількості та суми — значення, починаючи з яких розраховуються зміни. "Еталонні обороти" дорівнюють нормованим значенням, помноженим на зазначений користувачем базовий коефіцієнт. Далі кількості та суми бюджетних операцій розраховуються за алгоритмами:
- для типу розрахунку "Базова зміна" сума та кількість кожної наступної бюджетної операції дорівнюють сумі та кількості попередньої бюджетної операції, збільшеним на абсолютний приріст: нормоване значення, помножене на заданий користувачем коефіцієнт зміни; сума та кількість першої бюджетної операції дорівнюють "еталонним оборотам", збільшеним на абсолютний приріст;
- для типу розрахунку "Ланцюгова зміна" сума та кількість кожної наступної бюджетної операції дорівнюють сумі та кількості попередньої бюджетної операції, збільшеним на відносний приріст: значення попередньої бюджетної операції, помножене на заданий користувачем коефіцієнт зміни; сума та кількість першої бюджетної операції дорівнюють "еталонним оборотам", помноженим на коефіцієнт зміни.
ПРИКЛАД: Потрібно запланувати помісячні обороти за статтею оборотів "Оптова торгівля" на 1-й квартал 2007 р. виходячи із середніх оборотів за 2006 р. Суми оборотів потрібно збільшити на 10%. Вибирається спосіб планування "Розподіл нормованих значень". Як вихідний сценарій і період зазначається "Основний квартальний" на 2006 р., як приймальний сценарій і період — "Основний помісячний" на 1-й квартал 2007 р. Виконується відбір за статтею оборотів "Оптова торгівля". Вибирається тип заповнення "За періодами рівномірно". Зазначається "Коефіцієнт баз." 1.1.
На рисунку наведено результати копіювання.
Розглянемо алгоритм розрахунку. Нормоване значення суми за статтею оборотів "Оптова торгівля" за контрагентом "Агроімпульс" визначається як середньомісячний оборот за 2006 р.: періодичність приймального сценарію — місяць, вихідний період — рік, у рік вкладається 12 місяців, тому оборот за 2006 р. має бути поділений на 12 і становить 4528,74 / 12 = 377,39 USD. Отримане значення збільшується на базовий коефіцієнт 1,1 і становить 377,39 * 1,1 = 415,13 USD. Формуються три документи "Бюджетна операція" (00000000171 - 00000000173) за сценарієм "Основний помісячний" і контрагентом "Агроімпульс" на січень, лютий і березень 2007 р. Сума кожної операції дорівнює отриманому нормованому значенню з урахуванням базового коефіцієнта. Аналогічно середньомісячний оборот за 2006 р. за контрагентом "Бєлявський-приватна особа" становить 98490,70 / 12 = 8207,56 грн. З урахуванням базового коефіцієнта нормоване значення становить 8207, 56 * 1,1 = 9028,31 грн. Формуються три документи "Бюджетна операція" (00000000174 - 00000000176) за контрагентом "Бєлявський-приватна особа" з такою сумою.
ПРИКЛАД: Потрібно запланувати щомісячний приріст оборотів 10% за статтею оборотів "Оптова торгівля" на 1-й квартал 2007 р. від середніх оборотів за 2006 р. Вибирається спосіб планування "Розподіл нормованих значень". Як вихідний сценарій і період зазначається "Основний квартальний" на 2006 р., як приймальний сценарій і період — "Основний помісячний" на 1-й квартал 2007 р. Виконується відбір за статтею оборотів "Оптова торгівля". Вибирається тип заповнення "За періодами зі змінами" і тип розрахунку "Базова зміна". Зазначається "Зміна за період" (коефіцієнт зміни) 0.1. "Коефіцієнт баз." залишається рівним 1.
На рисунку наведено результати копіювання.
Розглянемо алгоритм розрахунку. Нормоване значення за контрагентом "Агроімпульс" дорівнює 377,39 USD. "Еталонне значення" дорівнює тій самій сумі, оскільки встановлено базовий коефіцієнт 1. Абсолютний приріст дорівнює нормованому значенню, помноженому на коефіцієнт "Приріст за період", і становить 377,39 * 0,1 = 37,74. Сума "Бюджетної операції" на січень 2007 р. (00000000171) дорівнює "еталонному значенню", збільшеному на абсолютний приріст, і становить 377,39 + 37,74 = 415,13 USD. Сума "Бюджетної операції" на лютий 2007 р. (00000000172) дорівнює значенню січня, збільшеному на абсолютний приріст, і становить 415,13 + 37,74 = 452,87 USD. Сума "Бюджетної операції" на березень 2007 р. (00000000173) дорівнює 452,87 + 37,74 = 490,61 USD. Документи за контрагентом "Бєлявський-приватна особа" формуються аналогічно.
Заповнення аналітик бюджетування
Значення всіх аналітик бюджетування сформованих бюджетних операцій, за винятком сценарію та періоду планування, можуть бути задані користувачем під час копіювання. Для аналітик, значення яких не задані під час копіювання, при формуванні бюджетних операцій залишаються ті значення, які було встановлено у вихідному періоді.
Під час вибору аналітик, для яких буде задано нові значення під час копіювання, слід розрізняти два моменти:
- призначення нового значення аналітики — для цього реквізит позначається прапорцем;
- визначення непорожнього значення аналітики.
Якщо аналітику позначено прапорцем, але для неї не задано значення, це означає, що для всіх сформованих бюджетних операцій ця аналітика матиме порожнє значення.
Виконання обробки
Для копіювання бюджетних операцій потрібно натиснути кнопку "Виконати". Сформовані бюджетні операції можна побачити на вкладці "Сформовані документи". На вкладці можна переглянути кожен документ, провести або очистити (видалити) позначені документи.
Сформовані бюджетні операції проводяться за загальними правилами. Це означає, що під час проведення автоматично формуються обороти за залежними статтями оборотів відповідно до залежностей, заданих на період планування сформованих документів, тобто на приймальний період.
