Функціональні можливості

Вступ

Продажі

Продажі в роздріб

Закупівлі

Роботи

Виробництво

Гроші

Зарплата

Компанія

 

Вступ

Ця книга є посібником з роботи з програмним продуктом «1С:Управління невеликою фірмою для України», який є сукупністю технологічної платформи «1С:Підприємство 8» і конфігурації (прикладного рішення) «Управління невеликою фірмою для України».

Конфігурація «Управління невеликою фірмою для України» є комплексним рішенням, що охоплює основні завдання управління й обліку на невеликому підприємстві та дає змогу організувати єдину інформаційну систему для управління різними аспектами його діяльності:

• продажами, зокрема роздрібними продажами;
• закупівлями;
• сервісом;
• виробництвом;
• коштами;
• зарплатою й персоналом;
• фінансами, зокрема майном.

Система призначена лише для ведення управлінського обліку. Для ведення бухгалтерського й податкового обліку рекомендується придбати програму «1С:Бухгалтерія для України». Для спільного використання із цією програмою в прикладному рішенні реалізовано обмін даними на рівні документів, що вивантажуються.

Для підприємств, що складаються з кількох юридичних осіб або індивідуальних підприємців (організацій), можна налаштувати ведення управлінського обліку або за всіма організаціями (за компанією), або за кожною організацією окремо.

Управлінський облік ведеться за даними, зафіксованими в документах. Факт здійснення операції вводиться один раз і надалі відображається в різних розділах управлінського обліку з формуванням управлінського балансу.

Таким чином, конфігурація «Управління невеликою фірмою для України» забезпечує такі можливості:

• керівництву підприємства й керівникам, відповідальним за розвиток бізнесу, — можливості для аналізу, планування та гнучкого управління ресурсами компанії з метою підвищення її конкурентоспроможності;
• керівникам підрозділів, менеджерам і співробітникам, які безпосередньо займаються виробничою, торговельною, постачальницькою та іншою діяльністю із забезпечення процесу виробництва, — інструменти, що дають змогу підвищити ефективність щоденної роботи за своїми напрямами.

Очікується, що найбільший ефект від упровадження конфігурації «Управління невеликою фірмою для України» може дати на малих підприємствах, які здійснюють такі види діяльності:

• підрядні (проєктні) роботи;
• надання послуг;
• виробництво продукції;
• торгівля.

Для таких підприємств характерні такі риси:

• чисельність персоналу від однієї до кількох десятків осіб;
• лінійна організаційна структура;
• нескладні процеси управління;
• поєднання одним співробітником кількох ролей;
• потреба в автоматизації від одного до п'ятнадцяти робочих місць.

Незважаючи на те, що конфігурація «Управління невеликою фірмою для України» є комплексним рішенням, вона не перевантажена складним функціоналом, який найчастіше є зайвим на невеликих підприємствах.

Система дає змогу реєструвати та формувати первинні документи господарської діяльності підприємства: торговельно-закупівельні, фінансові, складські, виробничі. Електронні аналоги паперових документів дають змогу в зрозумілій формі реєструвати господарські операції в системі.

Для підприємств може вестися наскрізний управлінський облік за всіма організаціями, що входять до компанії, або за окремою організацією.

Аналітичні звіти, наявні в прикладному рішенні, дають змогу користувачам отримувати інформацію за всіма розрізами обліку.

Користувач може самостійно задавати (налаштовувати) рівень деталізації, параметри групування й критерії відбору даних у звітах відповідно до специфіки розв'язуваних завдань, а також формувати власні варіанти й налаштування звітів.

Нижче розглянуто особливості кожного розділу програмного продукту «1С:Управління невеликою фірмою для України».

Продажі

«1С:Управління невеликою фірмою для України» підтримує ведення товарних асортиментів, цін і знижок підприємства, планування продажів, а також роботу з покупцями й замовниками.

У програмі автоматизовано операції з товарними асортиментами:

• реєстрація та зберігання номенклатури (товарів і послуг) підприємства;
• реєстрація та зберігання різних видів цін номенклатури, друк різних видів прайс-листів;
• реєстрація видів знижок і націнок;
• установлення та зміна ціни, розрахунок ціни за базовим видом цін, цінами номенклатури або цінами контрагента, округлення.

У програмі підтримується:

• зберігання способів розрахунку ціни (базовий вид цін і відсоток націнки), підтримка динамічних і розрахункових цін;
• зберігання формату видів цін номенклатури, що використовується під час виведення ціни в прайс-лист;
• зберігання інформації про користувача, який змінив ціну номенклатури.

Плани продажів можуть формуватися в натуральному й вартісному вираженні та складатися за підприємством у цілому або за окремими підрозділами.

Для аналізу ефективності продажів формується план-фактний аналіз продажів за окремими підрозділами, номенклатурними групами й товарами.

Підготовка продажів і робота з клієнтами в програмі здійснюються за допомогою таких операцій:

• реєстрація та зберігання контактної інформації клієнтів;
• реєстрація та зберігання списку контактних осіб контрагентів і їхньої контактної інформації;
• реєстрація подій під час взаємодії з покупцями й замовниками (вхідні й вихідні дзвінки, листи, зустрічі тощо);
• реєстрація договорів із покупцями;
• реєстрація замовлень покупців (замовлення фактично є специфікацією до договору, у якій відображено види товарів, робіт, строки поставки/виконання, а також вартість);
• реєстрація замовлень-нарядів (замовлення-наряди є одночасно документом планування виконання робіт і надання послуг та фактичним документом, що підтверджує факт виконання робіт, надання послуг, продажу товарів, обліку матеріальних і трудових витрат);
• об'єднання замовлень покупців у проєкти;
• формування графіка відвантаження товарів, виконання робіт, надання послуг;
• забезпечення потреби в товарах, роботах, послугах, утвореної замовленнями покупців, шляхом резервування вільних залишків товарів на складах, розміщення в замовленнях постачальникам і/або замовленнях на виробництво;
• відстеження забезпечення замовлення покупця товарами, продукцією, роботами й послугами.

У програмі підтримуються такі схеми продажів:

• продажі зі складу та під замовлення;
• відвантаження в кредит або за передоплатою;
• реалізація товарів, прийнятих на комісію;
• передача товарів на реалізацію комісіонерові.

Документальне оформлення продажів продукції, робіт і послуг здійснюється товарними накладними або актами виконаних робіт, а також у замовленні-наряді. На підставі документів продажу створюються податкові накладні.

Продажі в роздріб

Оптові торговельні компанії часто мають автоматизовані й неавтоматизовані роздрібні точки продажу. Роздрібні точки можуть розташовуватися віддалено (на території ринку, торговельного комплексу тощо) або безпосередньо на території офісу компанії.

У торговельних точках може вестися кількісно-сумовий або сумовий облік. Для кількісно-сумового обліку використовуються:

• облікові системи центрального офісу (у випадках, коли магазин розташований на території компанії або має віддалений доступ у режимі Online);
• зошит, до якого продавці періодично вручну вносять записи про продажі.

У випадках, коли в організації немає спеціальних засобів автоматизації, що дають змогу вести кількісно-сумовий облік товарів, або немає можливості періодично проводити інвентаризацію, у торговельній точці ведеться сумовий облік.

Підсистема дає змогу автоматизувати роботу в торговельних точках таких видів:

• точки роздрібного продажу в офісі компанії з фіскальним реєстратором (ККМ Online);
• торговельні точки з автономною ККМ (облік «у зошиті», облік із періодичною інвентаризацією);
• торговельні точки із сумовим обліком.

У межах підсистеми передбачено можливість отримання необхідної звітності:

• за документами надходження/переміщення — накладні в роздрібних цінах;
• товарний звіт;
• звіт за рухами й залишками товару в роздрібних цінах;
• звіт за продажами в роздрібних цінах;
• Друк етикеток і цінників.

Закупівлі

«1С:Управління невеликою фірмою для України» забезпечує підтримку процесу управління запасами підприємства.

Службі постачання оперативно надається інформація для визначення й забезпечення внутрішніх та зовнішніх потреб у товарах і послугах. Зокрема, служба отримує інформацію про наявність незабезпечених потреб у товарно-матеріальних запасах, роботах і послугах; фактичні закупівлі; відкриті замовлення постачальникам і замовлення на виробництво.

Забезпечення потреб здійснюється резервуванням товарів у вільному залишку в місцях зберігання, а також розміщенням у замовленнях постачальникам і замовленнях на виробництво.

Для забезпечення процесу закупівель товарів, послуг і роботи з постачальниками автоматизовано операції:

• реєстрація постачальників і контактної інформації;
• зберігання цін постачальників і конкурентів, друк прайс-листа контрагента;
• зберігання виду цін, виду знижки, виду цін контрагента за договором;
• зберігання інформації про користувача, який змінив ціну номенклатури контрагента;
• реєстрація та зберігання списку контактних осіб контрагентів і їхньої контактної інформації;
• реєстрація подій під час взаємодії з постачальниками й підрядниками (вхідні й вихідні дзвінки, листи, зустрічі тощо);
• оформлення замовлень постачальникам і контроль їх виконання;
• формування графіка поставок;
• розрахунок потреб у запасах, визначення дефіциту запасів, формування рекомендацій щодо поповнення запасів шляхом формування замовлень на виробництво або замовлень постачальникам.

Надходження товарно-матеріальних запасів на підприємство може відображатися за різними схемами:

• надходження за плату від контрагента;
• придбання підзвітною особою;
• приймання на реалізацію від комісіонера;
• отримання давальницької сировини й матеріалів у переробку.

Підтримується функція реєстрації надходження додаткових витрат на придбання товарно-матеріальних запасів.

Для ведення обліку запасів підприємства на багатьох складах передбачено такі можливості:

• роздільний облік запасів — власних товарів, матеріалів, продукції, а також товарів, прийнятих і переданих на комісію, і матеріалів, прийнятих і переданих у переробку;
• облік довільних характеристик номенклатури (колір, розмір тощо), а також партій запасів;
• облік у розрізі комірок місць зберігання (зони, стелажі, полиці тощо);
• переміщення запасів (між місцями зберігання, видача в експлуатацію й повернення з експлуатації, списання на внутрішні потреби);
• резервування запасів (облік запасів і витрат у розрізі замовлень покупців);
• використання ордерної схеми обліку запасів (прибуткові складські ордери, видаткові складські ордери);
• друк етикеток і цінників.

Підтримуються функції інвентаризації запасів і відображення результатів інвентаризації: оприбуткування та списання запасів.

Роботи

«1С:Управління невеликою фірмою для України» підтримує можливість продажу робіт, що передбачають списання матеріалів і облік витрат на оплату праці. Факт надання послуг реєструється за допомогою замовлення-наряда, який є одночасно документом планування виконання робіт і надання послуг та фактичним документом, що підтверджує факт виконання робіт, надання послуг, продажу товарів, обліку матеріальних і трудових витрат.

Замовлення-наряд підтримує можливість планування ресурсів підприємства, яке можна здійснити за допомогою АРМ «Планування».

Виробництво

«1С:Управління невеликою фірмою для України» підтримує управління процесами виробництва продукції, виконання робіт і надання послуг.

Управління даними про склад і технології виконуваних робіт та виробленої продукції здійснюється за допомогою специфікацій.

План-графік виробництва продукції формується замовленнями на виробництво; план-графік виконання робіт і надання послуг — замовленнями на виробництво та замовленнями-нарядами.

Планування завантаження ресурсів підприємства здійснюється замовленнями на виробництво та замовленнями-нарядами.

Замовлення на виробництво мають такі особливості:

• можуть бути джерелами забезпечення потреб за замовленнями покупців;
• за замовленнями на виробництво розраховується потреба в матеріалах і комплектуючих;
• у відкритих замовленнях на виробництво можуть бути розміщені потреби, утворені новими замовленнями покупців.

«1С:Управління невеликою фірмою для України» дає змогу реєструвати факт виготовлення продукції. Випуск може бути оформлений як у виробничому підрозділі, так і на складі (наприклад, фасування, складання комплектів). Продукція обліковується за структурною одиницею, що її випустила, і може бути переміщена до іншої структурної одиниці — наприклад, на склад для подальшого продажу або до наступного цеху за технологічним маршрутом.

Факт виконання роботи (надання послуги) і здавання її замовникові відображається актом виконаних робіт, а також безпосередньо в замовленнях-нарядах.

Для планування робіт співробітників використовуються дві функції:

• відрядні наряди — використовуються для видачі завдань на виконання технологічних операцій виробничого циклу виконавцям із відрядною оплатою праці; наряди можуть бути індивідуальними й бригадними;
• завдання на роботу — використовуються для планування завантаження співробітників у межах внутрішніх або зовнішніх проєктів.

Передбачено реєстрацію фактичних відомостей про виконання робіт за нарядами й завданнями. Ця інформація може надалі використовуватися під час розрахунків заробітної плати, а також для оцінювання ефективності роботи й проведення план-фактного аналізу роботи персоналу.

Для обліку витрат підприємства й розрахунку фактичної собівартості підтримуються такі функції:

• облік фактичних витрат — ведеться в необхідних розрізах у вартісному й натуральному вимірі;
• розподіл матеріальних і нематеріальних витрат, понесених на випуск, — може бути виконаний як за зазначений період, так і на підставі конкретного документа випуску;
• регламентні розрахунки фактичної собівартості випуску під час закриття періоду;
• звіт про собівартість випущеної продукції й виконаних робіт.

Гроші

«1С:Управління невеликою фірмою для України» дає змогу вести облік коштів, а також формувати оперативний платіжний календар.

Управління коштами включає:

• облік руху грошових коштів у касі й на банківських рахунках;
• оформлення первинних документів за банком і касою;
• розрахунки з підзвітними особами;
• формування платіжного календаря;
• інтеграцію із системою « Клієнт-Банк».

Зарплата

До можливостей розділу входять кадровий облік персоналу, зокрема співробітників, які працюють за сумісництвом, облік робочого часу (табель), реєстрація результатів автоматичного розрахунку заробітної плати співробітників підприємства.

Кадровий облік містить такі функції:

• оформлення приймання на роботу;
• кадрове переміщення;
• звільнення персоналу.

Можливості з розрахунку заробітної плати:

• розрахунок заробітної плати здійснюється в розрізі видів нарахувань і утримань;
• формування платіжних відомостей на виплату зарплати й авансу співробітникам;
• облік робочого часу — використовується табель обліку робочого часу, що дає змогу вести облік часу як за днями, так і в цілому за період.

У розділі передбачено можливість формування аналітичних звітів за розрахунками з персоналом, нарахуваннями й утриманнями співробітників.

Компанія

Цей розділ призначений для обліку операцій, що стосуються компанії в цілому: тут редагується план рахунків управлінського обліку, ведеться облік майна. Також у розділі передбачено засоби для нарахування податків, уведення й розподілу інших витрат, виклику процедури закриття місяця для автоматичного формування фінансового результату.

Майно

Конфігурація підтримує ведення обліку майна: основних засобів і нематеріальних активів організації.

Механізм роботи з майном дає змогу:

• вести облік майна й розраховувати амортизацію;
• приймати майно до обліку, змінювати його параметри;
• продавати й списувати майно.

Аналітика

У прикладному рішенні «1С:Управління невеликою фірмою для України» реалізовано можливість ведення управлінського обліку, отримання управлінського балансу, формування й аналізу фінансового результату.

Для цих цілей у системі передбачено управлінський план рахунків і механізм формування управлінських проводок документів.

Завдяки наявності таких звітів, як оборотно-сальдова відомість, прикладне рішення дає змогу отримувати фінансову звітність за довільний період часу.

Для обліку доходів і витрат може використовуватися метод нарахування або метод нарахування й касовий метод.

Аналітичний облік доходів і витрат методом нарахування ведеться в розрізі напрямів діяльності, підрозділів, замовлень покупців, статей (рахунків) доходів і витрат.

За даними управлінського обліку користувач може формувати основні фінансові звіти:

• управлінський баланс;
• звіт про прибутки й збитки;
• звіт про рух грошових коштів.

У системі передбачено можливість реєстрації фінансових планів (бюджетів):

• прогнозний баланс;
• бюджет прибутків і збитків;
• бюджет руху грошових коштів.

Показники діяльності

Для контролю діяльності підприємства з боку керівника призначено «Монітор керівника», де відображаються основні зведені показники:

• залишки коштів на рахунках і в касах підприємства;
• дебіторська заборгованість (загальна, прострочена);
• кредиторська заборгованість (загальна, прострочена);
• прибутки та збитки;
• невиконані зобов'язання перед покупцями й замовниками щодо відвантаження товарів і надання послуг;
• невиконані зобов'язання постачальників і підрядників щодо поставки товарів і надання послуг.

Додатково можна отримати таку інформацію:

• загальні показники: продажі, доходи й витрати, стан обігових коштів (коштів, запасів і дебіторської заборгованості);
• кошти: залишки й рух грошових коштів у розрізі статей за період;
• дебіторська заборгованість: залишки й динаміка за період, за строками боргу;
• кредиторська заборгованість: залишки й динаміка за період, за строками боргу.