Функциональные возможности

Введение

Продажи

Продажи в розницу

Закупки

Работы

Производство

Деньги

Зарплата

Компания

 

Введение

Эта книга является пособием по работе с программным продуктом «1С:Управление небольшой фирмой для Украины», который представляет собой совокупность технологической платформы «1С:Предприятие 8» и конфигурации (прикладного решения) «Управление небольшой фирмой для Украины».

Конфигурация «Управление небольшой фирмой для Украины» является комплексным решением, охватывающим основные задачи управления и учета на небольшом предприятии и позволяющим организовать единую информационную систему для управления различными аспектами его деятельности:

• продажами, в том числе розничными продажами;
• закупками;
• сервисом;
• производством;
• денежными средствами;
• зарплатой и персоналом;
• финансами, в том числе имуществом.

Система предназначена только для ведения управленческого учета. Для ведения бухгалтерского и налогового учета рекомендуется приобрести программу «1С:Бухгалтерия для Украины». Для совместного использования с этой программой в прикладном решении реализован обмен данными на уровне выгружаемых документов.

Для предприятий, состоящих из нескольких юридических лиц или индивидуальных предпринимателей (организаций), можно настроить ведение управленческого учета либо по всем организациям (по компании), либо по каждой организации отдельно.

Управленческий учет ведется по данным, зафиксированным в документах. Факт осуществления операции вводится один раз и в дальнейшем отражается в различных разделах управленческого учета с формированием управленческого баланса.

Таким образом, конфигурация «Управление небольшой фирмой для Украины» обеспечивает следующие возможности:

• руководству предприятия и руководителям, ответственным за развитие бизнеса, — возможности для анализа, планирования и гибкого управления ресурсами компании с целью повышения ее конкурентоспособности;
• руководителям подразделений, менеджерам и сотрудникам, непосредственно занимающимся производственной, торговой, снабженческой и другой деятельностью по обеспечению процесса производства, — инструменты, позволяющие повысить эффективность ежедневной работы по своим направлениям.

Ожидается, что наибольший эффект от внедрения конфигурации «Управление небольшой фирмой для Украины» может дать на малых предприятиях, осуществляющих следующие виды деятельности:

• подрядные (проектные) работы;
• оказание услуг;
• производство продукции;
• торговля.

Для таких предприятий характерны следующие черты:

• численность персонала от одного до нескольких десятков человек;
• линейная организационная структура;
• несложные процессы управления;
• совмещение одним сотрудником нескольких ролей;
• потребность в автоматизации от одного до пятнадцати рабочих мест.

Несмотря на то, что конфигурация «Управление небольшой фирмой для Украины» является комплексным решением, она не перегружена сложным функционалом, который чаще всего является излишним на небольших предприятиях.

Система позволяет регистрировать и формировать первичные документы хозяйственной деятельности предприятия: торгово-закупочные, финансовые, складские, производственные. Электронные аналоги бумажных документов позволяют в понятной форме регистрировать хозяйственные операции в системе.

Для предприятий может вестись сквозной управленческий учет по всем организациям, входящим в компанию, либо по отдельной организации.

Аналитические отчеты, имеющиеся в прикладном решении, позволяют пользователям получать информацию по всем разрезам учета.

Пользователь может самостоятельно задавать (настраивать) уровень детализации, параметры группировки и критерии отбора данных в отчетах в соответствии со спецификой решаемых задач, а также формировать собственные варианты и настройки отчетов.

Ниже рассмотрены особенности каждого раздела программного продукта «1С:Управление небольшой фирмой для Украины».

Продажи

«1С:Управление небольшой фирмой для Украины» поддерживает ведение товарных ассортиментных групп, цен и скидок предприятия, планирование продаж, а также работу с покупателями и заказчиками.

В программе автоматизированы операции с товарными ассортиментными группами:

• регистрация и хранение номенклатуры (товаров и услуг) предприятия;
• регистрация и хранение различных видов цен номенклатуры, печать различных видов прайс-листов;
• регистрация видов скидок и наценок;
• установка и изменение цены, расчет цены по базовому виду цен, ценам номенклатуры или ценам контрагента, округление.

В программе поддерживается:

• хранение способов расчета цены (базовый вид цен и процент наценки), поддержка динамических и расчетных цен;
• хранение формата видов цен номенклатуры, используемого при выводе цены в прайс-лист;
• хранение информации о пользователе, изменившем цену номенклатуры.

Планы продаж могут формироваться в натуральном и стоимостном выражении и составляться по предприятию в целом или по отдельным подразделениям.

Для анализа эффективности продаж формируется план-фактный анализ продаж по отдельным подразделениям, номенклатурным группам и товарам.

Подготовка продаж и работа с клиентами в программе осуществляются с помощью следующих операций:

• регистрация и хранение контактной информации клиентов;
• регистрация и хранение списка контактных лиц контрагентов и их контактной информации;
• регистрация событий при взаимодействии с покупателями и заказчиками (входящие и исходящие звонки, письма, встречи и т. п.);
• регистрация договоров с покупателями;
• регистрация заказов покупателей (заказ фактически является спецификацией к договору, в которой отражены виды товаров, работ, сроки поставки/выполнения, а также стоимость);
• регистрация заказов-нарядов (заказы-наряды являются одновременно документом планирования выполнения работ и оказания услуг и фактическим документом, подтверждающим факт выполнения работ, оказания услуг, продажи товаров, учета материальных и трудовых затрат);
• объединение заказов покупателей в проекты;
• формирование графика отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг;
• обеспечение потребности в товарах, работах, услугах, образованной заказами покупателей, путем резервирования свободных остатков товаров на складах, размещения в заказах поставщикам и/или заказах на производство;
• отслеживание обеспечения заказа покупателя товарами, продукцией, работами и услугами.

В программе поддерживаются следующие схемы продаж:

• продажи со склада и под заказ;
• отгрузка в кредит или по предоплате;
• реализация товаров, принятых на комиссию;
• передача товаров на реализацию комиссионеру.

Документальное оформление продаж продукции, работ и услуг осуществляется товарными накладными или актами выполненных работ, а также в заказе-наряде. На основании документов продажи создаются налоговые накладные.

Продажи в розницу

Оптовые торговые компании часто имеют автоматизированные и неавтоматизированные розничные точки продаж. Розничные точки могут располагаться удаленно (на территории рынка, торгового комплекса и т. п.) или непосредственно на территории офиса компании.

В торговых точках может вестись количественно-суммовой или суммовой учет. Для количественно-суммового учета используются:

• учетные системы центрального офиса (в случаях, когда магазин расположен на территории компании или имеет удаленный доступ в режиме Online);
• тетрадь, в которую продавцы периодически вручную вносят записи о продажах.

В случаях, когда в организации нет специальных средств автоматизации, позволяющих вести количественно-суммовой учет товаров, или нет возможности периодически проводить инвентаризацию, в торговой точке ведется суммовой учет.

Подсистема позволяет автоматизировать работу в торговых точках следующих видов:

• точки розничной продажи в офисе компании с фискальным регистратором (ККМ Online);
• торговые точки с автономной ККМ (учет «в тетради», учет с периодической инвентаризацией);
• торговые точки с суммовым учетом.

В рамках подсистемы предусмотрена возможность получения необходимой отчетности:

• по документам поступления/перемещения — накладные в розничных ценах;
• товарный отчет;
• отчет по движениям и остаткам товара в розничных ценах;
• отчет по продажам в розничных ценах;
• Печать этикеток и ценников.

Закупки

«1С:Управление небольшой фирмой для Украины» обеспечивает поддержку процесса управления запасами предприятия.

Службе снабжения оперативно предоставляется информация для определения и обеспечения внутренних и внешних потребностей в товарах и услугах. В частности, служба получает информацию о наличии необеспеченных потребностей в товарно-материальных запасах, работах и услугах; фактических закупках; открытых заказах поставщикам и заказах на производство.

Обеспечение потребностей осуществляется резервированием товаров в свободном остатке в местах хранения, а также размещением в заказах поставщикам и заказах на производство.

Для обеспечения процесса закупок товаров, услуг и работы с поставщиками автоматизированы операции:

• регистрация поставщиков и контактной информации;
• хранение цен поставщиков и конкурентов, печать прайс-листа контрагента;
• хранение вида цен, вида скидки, вида цен контрагента по договору;
• хранение информации о пользователе, изменившем цену номенклатуры контрагента;
• регистрация и хранение списка контактных лиц контрагентов и их контактной информации;
• регистрация событий при взаимодействии с поставщиками и подрядчиками (входящие и исходящие звонки, письма, встречи и т. п.);
• оформление заказов поставщикам и контроль их выполнения;
• формирование графика поставок;
• расчет потребностей в запасах, определение дефицита запасов, формирование рекомендаций по пополнению запасов путем формирования заказов на производство или заказов поставщикам.

Поступление товарно-материальных запасов на предприятие может отражаться по различным схемам:

• поступление за плату от контрагента;
• приобретение подотчетным лицом;
• прием на реализацию от комиссионера;
• получение давальческого сырья и материалов в переработку.

Поддерживается функция регистрации поступления дополнительных расходов на приобретение товарно-материальных запасов.

Для ведения учета запасов предприятия на многих складах предусмотрены следующие возможности:

• раздельный учет запасов — собственных товаров, материалов, продукции, а также товаров, принятых и переданных на комиссию, и материалов, принятых и переданных в переработку;
• учет произвольных характеристик номенклатуры (цвет, размер и т. п.), а также партий запасов;
• учет в разрезе ячеек мест хранения (зоны, стеллажи, полки и т. п.);
• перемещение запасов (между местами хранения, выдача в эксплуатацию и возврат из эксплуатации, списание на внутренние нужды);
• резервирование запасов (учет запасов и затрат в разрезе заказов покупателей);
• использование ордерной схемы учета запасов (приходные складские ордера, расходные складские ордера);
• печать этикеток и ценников.

Поддерживаются функции инвентаризации запасов и отражения результатов инвентаризации: оприходование и списание запасов.

Работы

«1С:Управление небольшой фирмой для Украины» поддерживает возможность продажи работ, предусматривающих списание материалов и учет затрат на оплату труда. Факт оказания услуг регистрируется с помощью заказа-наряда, который является одновременно документом планирования выполнения работ и оказания услуг и фактическим документом, подтверждающим факт выполнения работ, оказания услуг, продажи товаров, учета материальных и трудовых затрат.

Заказ-наряд поддерживает возможность планирования ресурсов предприятия, которое можно осуществить с помощью АРМ «Планирование».

Производство

«1С:Управление небольшой фирмой для Украины» поддерживает управление процессами производства продукции, выполнения работ и оказания услуг.

Управление данными о составе и технологиях выполняемых работ и производимой продукции осуществляется с помощью спецификаций.

План-график производства продукции формируется заказами на производство; план-график выполнения работ и оказания услуг — заказами на производство и заказами-нарядами.

Планирование загрузки ресурсов предприятия осуществляется заказами на производство и заказами-нарядами.

Заказы на производство имеют следующие особенности:

• могут быть источниками обеспечения потребностей по заказам покупателей;
• по заказам на производство рассчитывается потребность в материалах и комплектующих;
• в открытых заказах на производство могут быть размещены потребности, образованные новыми заказами покупателей.

«1С:Управление небольшой фирмой для Украины» позволяет регистрировать факт изготовления продукции. Выпуск может быть оформлен как в производственном подразделении, так и на складе (например, фасовка, сборка комплектов). Продукция учитывается по структурной единице, выпустившей ее, и может быть перемещена в другую структурную единицу — например, на склад для последующей продажи или в следующий цех по технологическому маршруту.

Факт выполнения работы (оказания услуги) и сдачи ее заказчику отражается актом выполненных работ, а также непосредственно в заказах-нарядах.

Для планирования работ сотрудников используются две функции:

• сдельные наряды — используются для выдачи заданий на выполнение технологических операций производственного цикла исполнителям со сдельной оплатой труда; наряды могут быть индивидуальными и бригадными;
• задания на работу — используются для планирования загрузки сотрудников в рамках внутренних или внешних проектов.

Предусмотрена регистрация фактических сведений о выполнении работ по нарядам и заданиям. Эта информация может в дальнейшем использоваться при расчетах заработной платы, а также для оценки эффективности работы и проведения план-фактного анализа работы персонала.

Для учета расходов предприятия и расчета фактической себестоимости поддерживаются следующие функции:

• учет фактических расходов — ведется в необходимых разрезах в стоимостном и натуральном измерении;
• распределение материальных и нематериальных затрат, понесенных на выпуск, — может быть выполнено как за указанный период, так и на основании конкретного документа выпуска;
• регламентные расчеты фактической себестоимости выпуска при закрытии периода;
• отчет о себестоимости выпущенной продукции и выполненных работ.

Деньги

«1С:Управление небольшой фирмой для Украины» позволяет вести учет денежных средств, а также формировать оперативный платежный календарь.

Управление денежными средствами включает:

• учет движения денежных средств в кассе и на банковских счетах;
• оформление первичных документов по банку и кассе;
• расчеты с подотчетными лицами;
• формирование платежного календаря;
• интеграцию с системой « Клиент-Банк».

Зарплата

В возможности раздела входят кадровый учет персонала, в том числе сотрудников, работающих по совместительству, учет рабочего времени (табель), регистрация результатов автоматического расчета заработной платы сотрудников предприятия.

Кадровый учет содержит следующие функции:

• оформление приема на работу;
• кадровое перемещение;
• увольнение персонала.

Возможности по расчету заработной платы:

• расчет заработной платы осуществляется в разрезе видов начислений и удержаний;
• формирование платежных ведомостей на выплату зарплаты и аванса сотрудникам;
• учет рабочего времени — используется табель учета рабочего времени, позволяющий вести учет времени как по дням, так и в целом за период.

В разделе предусмотрена возможность формирования аналитических отчетов по расчетам с персоналом, начислениям и удержаниям сотрудников.

Компания

Этот раздел предназначен для учета операций, касающихся компании в целом: здесь редактируется план счетов управленческого учета, ведется учет имущества. Также в разделе предусмотрены средства для начисления налогов, ввода и распределения прочих расходов, вызова процедуры закрытия месяца для автоматического формирования финансового результата.

Имущество

Конфигурация поддерживает ведение учета имущества: основных средств и нематериальных активов организации.

Механизм работы с имуществом позволяет:

• вести учет имущества и рассчитывать амортизацию;
• принимать имущество к учету, изменять его параметры;
• продавать и списывать имущество.

Аналитика

В прикладном решении «1С:Управление небольшой фирмой для Украины» реализована возможность ведения управленческого учета, получения управленческого баланса, формирования и анализа финансового результата.

Для этих целей в системе предусмотрены управленческий план счетов и механизм формирования управленческих проводок документов.

Благодаря наличию таких отчетов, как оборотно-сальдовая ведомость, прикладное решение позволяет получать финансовую отчетность за произвольный период времени.

Для учета доходов и расходов может использоваться метод начисления или метод начисления и кассовый метод.

Аналитический учет доходов и расходов методом начисления ведется в разрезе направлений деятельности, подразделений, заказов покупателей, статей (счетов) доходов и расходов.

По данным управленческого учета пользователь может формировать основные финансовые отчеты:

• управленческий баланс;
• отчет о прибылях и убытках;
• отчет о движении денежных средств.

В системе предусмотрена возможность регистрации финансовых планов (бюджетов):

• прогнозный баланс;
• бюджет прибылей и убытков;
• бюджет движения денежных средств.

Показатели деятельности

Для контроля деятельности предприятия со стороны руководителя предназначен «Монитор руководителя», где отображаются основные сводные показатели:

• остатки денежных средств на счетах и в кассах предприятия;
• дебиторская задолженность (общая, просроченная);
• кредиторская задолженность (общая, просроченная);
• прибыли и убытки;
• невыполненные обязательства перед покупателями и заказчиками по отгрузке товаров и оказанию услуг;
• невыполненные обязательства поставщиков и подрядчиков по поставке товаров и оказанию услуг.

Дополнительно можно получить следующую информацию:

• общие показатели: продажи, доходы и расходы, состояние оборотных средств (денежных средств, запасов и дебиторской задолженности);
• денежные средства: остатки и движение денежных средств в разрезе статей за период;
• дебиторская задолженность: остатки и динамика за период, по срокам задолженности;
• кредиторская задолженность: остатки и динамика за период, по срокам задолженности.