Функциональные возможности

CRM

Продажи

Закупки

Работы

Производство

Деньги

Зарплата

Налоги

Компания

 

Несмотря на то, что программа «BAS Малый бизнес» является комплексным решением, она не перегружена сложным функционалом, который часто является лишним для небольших предприятий.

Система позволяет регистрировать и формировать первичные документы хозяйственной деятельности предприятия: торгово-закупочные, финансовые, складские, производственные. Электронные аналоги бумажных документов позволяют в понятной форме регистрировать хозяйственные операции в системе.

Для предприятий может вестись сквозной управленческий учет для всех организаций, входящих в компанию, или для отдельной организации.

Аналитические отчеты, имеющиеся в программе, позволяют пользователям получать информацию во всех разрезах учета.

Пользователь может самостоятельно задавать (настраивать) уровень детализации, параметры группировки и критерии отбора данных в отчетах в соответствии со спецификой решаемых задач, а также формировать собственные варианты и настройки отчетов.

Далее будут рассмотрены особенности каждого раздела программного продукта «BAS Малый бизнес».

CRM

В этом разделе «BAS Малый бизнес» собран набор инструментов для эффективного управления взаимоотношениями с клиентами. Например, можно настроить интеграцию с любым почтовым сервисом, работающим по протоколу IMAP или Gmail API.

Также предусмотрена возможность отправки SMS через таких провайдеров, как Альфа SMS и TurboSMS.

Использование рабочих процессов позволяет настраивать реакцию программы на различные действия пользователя. В программе доступны следующие действия рабочего процесса:

• отправить E-mail;
• отправить SMS;
• создать событие;
• создать задание на работу;
• создать запись календаря;
• создать напоминание.

В разделе есть механизм работы со статусами заказов, который ускоряет работу менеджеров, упрощает выбор соответствующего статуса и настраивает порядок статусов в выпадающих списках.

Один из наиболее эффективных инструментов раздела — «Воронка продаж». Это отчет, который наглядно показывает количественное соотношение всех сделок на разных этапах.

Продажи

«BAS Малый бизнес» поддерживает ведение товарного ассортимента, цен и скидок предприятия, розничные продажи, планирование продаж, а также работу с покупателями и заказчиками.

В программе автоматизированы следующие операции с товарным ассортиментом:

• регистрация и хранение номенклатуры (товаров и услуг) предприятия;
• регистрация и хранение различных видов цен номенклатуры, печать различных видов прайс-листов;
• регистрация видов скидок и наценок;
• установка и изменение цены, расчеты цены в соответствии с базовым видом цен, ценами номенклатуры или ценами контрагента, округление.

В программе поддерживается:

• хранение способов расчета цены (базовый вид цен и процент наценки), поддержка динамических и расчетных цен;
• хранение формата для видов цен номенклатуры, который используется при выводе цены в прайс-лист;
• хранение информации о пользователе, изменившем цену номенклатуры.

Оптовые торговые компании обычно имеют автоматизированные и неавтоматизированные розничные точки продаж. Розничные точки могут располагаться удаленно — на территории рынка, торгового комплекса и т. п. — или непосредственно на территории офиса компании.

Подсистема позволяет автоматизировать работу в таких торговых точках:

• точки розничной продажи в офисе компании с фискальным регистратором (ККМ Online);
• торговые точки с автономной ККМ (учет «в тетради», учет с периодической инвентаризацией);
• торговые точки с суммовым учетом.

Планы продаж могут формироваться в натуральном и стоимостном выражении и составляться для предприятия в целом или для отдельных подразделений. В торговых точках может вестись количественно-суммовой или суммовой учет. Для количественно-суммового учета используются:

• учетные системы центрального офиса (в случаях, когда магазин расположен на территории компании или имеет дистанционный доступ в режиме Online);
• тетрадь, в которую продавцы периодически вручную вносят записи о продажах.

Если в организации нет специальных средств автоматизации, позволяющих вести количественно-суммовой учет товаров, или нет возможности периодически проводить инвентаризацию, в торговой точке ведется суммовой учет.

Для анализа эффективности продаж формируется план-фактный анализ продаж отдельных подразделений, номенклатурных групп и товаров. Также предусмотрена возможность получения необходимой отчетности:

• по документам поступления/перемещения — накладные в розничных ценах;
• товарный отчет;
• отчет о движении и остатках товара в розничных ценах;
• отчет продаж в розничных ценах;
• печать этикеток и ценников.

Подготовка продаж и работа с клиентами в программе осуществляются через:

• регистрацию и хранение контактной информации клиентов;
• регистрацию и хранение списка контактных лиц контрагентов и их контактной информации;
• регистрацию событий при взаимодействии с покупателями и заказчиками (входящие и исходящие звонки, письма, встречи и т. п.);
• регистрацию договоров с покупателями;
• регистрацию заказов покупателей (заказ фактически является спецификацией к договору, в которой указаны виды товаров, работ, сроки поставки/выполнения, а также стоимость);
• регистрацию заказов-нарядов (заказы-наряды являются одновременно документом планирования выполнения работ и оказания услуг и фактическим документом, подтверждающим факт выполнения работ, оказания услуг, продажи товаров, учета материальных и трудовых затрат);
• объединение заказов покупателей в проекты;
• формирование графика отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг;
• обеспечение потребности в товарах, работах, услугах, образованной заказами покупателей, посредством резервирования свободных остатков товаров на складах, размещения в заказах поставщикам и/или заказах на производство;
• отслеживание обеспечения заказа покупателя товарами, продукцией, работами и услугами.

В программе поддерживаются следующие схемы продаж:

• продажи со склада и под заказ;
• отгрузка в кредит или по предоплате;
• реализация товаров, принятых на комиссию;
• передача товаров на реализацию комиссионеру;
• розничные продажи.

Документальное оформление продаж продукции, работ и услуг осуществляется товарными накладными, чеками ККМ или актами выполненных работ, а также в заказе-наряде. На основании документов продажи создаются налоговые накладные.

Закупки

«BAS Малый бизнес» обеспечивает поддержку процесса управления запасами предприятия.

Службе снабжения оперативно предоставляется информация для определения и обеспечения внутренних и внешних потребностей в товарах и услугах. В частности, служба получает информацию о наличии необеспеченных потребностей в товарно-материальных запасах, работах и услугах, фактических закупках, открытых заказах поставщикам и заказах на производство.

Обеспечение потребностей осуществляется резервированием товаров в свободном остатке в местах хранения, а также размещением в заказах поставщикам и заказах на производство.

Для обеспечения процесса закупок товаров, услуг и работ у поставщиков автоматизированы следующие операции:

• регистрация поставщиков и контактной информации;
• хранение цен поставщиков и конкурентов, печать прайс-листа контрагента;
• хранение видов цен, скидок и цен контрагента по договору;
• хранение информации о пользователе, изменившем цену номенклатуры контрагента;
• регистрация и хранение списка контактных лиц контрагентов и их контактной информации;
• регистрация событий взаимодействия с поставщиками и подрядчиками (входящие и исходящие звонки, письма, встречи и т. п.);
• оформление заказов поставщикам и контроль их выполнения;
• формирование графика поставок;
• расчеты потребностей в запасах, определение дефицита запасов, формирование рекомендаций по пополнению запасов через заказы на производство или заказы поставщикам.

Поступление товарно-материальных запасов на предприятие может осуществляться по различным схемам:

• поступление за плату от контрагента;
• приобретение подотчетным лицом;
• прием на реализацию от комиссионера;
• получение давальческого сырья и материалов в переработку.

Поддерживается функция регистрации поступления дополнительных расходов на приобретение товарно-материальных запасов.

Для ведения учета запасов предприятия на нескольких складах реализованы следующие возможности:

• отдельный учет запасов — собственных товаров, материалов, продукции, а также товаров, принятых или переданных на комиссию, и материалов, принятых или переданных в переработку;
• учет произвольных характеристик номенклатуры (цвет, размер и т. п.), а также партий запасов;
• учет в разрезе ячеек мест хранения (зоны, стеллажи, полки и т. п.);
• перемещение запасов (между местами хранения, выдача в эксплуатацию и возврат из эксплуатации, списание на внутренние потребности);
• резервирование запасов (учет запасов и затрат в разрезе заказов покупателей);
• использование ордерной схемы учета запасов (приходные складские ордера, расходные складские ордера);
• печать этикеток и ценников.

Поддерживаются функции инвентаризации запасов и отражения ее результатов: оприходование и списание запасов.

Работы

«BAS Малый бизнес» поддерживает возможность продажи работ, требующих списания материалов и учета затрат на оплату труда. Факт оказания услуг регистрируется с помощью заказа-наряда, который является одновременно документом планирования выполнения работ и оказания услуг и фактическим документом, подтверждающим факт выполнения работ, оказания услуг, продажи товаров, учета материальных и трудовых затрат.

Заказ-наряд учитывается при планировании ресурсов предприятия с помощью обработки «Планировщик ресурсов».

Производство

«BAS Малый бизнес» поддерживает управление процессами производства продукции, выполнения работ и оказания услуг.

Управление данными о составе и технологиях выполнения работ и производства продукции осуществляется с помощью спецификаций.

План-график производства продукции формируется заказами на производство; план-график выполнения работ и оказания услуг — заказами на производство и заказами-нарядами.

Планирование загрузки ресурсов предприятия осуществляется заказами на производство и заказами-нарядами.

Заказы на производство имеют следующие особенности:

• могут быть источниками обеспечения потребностей по заказам покупателей;
• по заказам на производство рассчитываются потребности в материалах и комплектующих;
• в открытых заказах на производство могут быть размещены потребности, образованные новыми заказами покупателей.

«BAS Малый бизнес» позволяет регистрировать факт изготовления продукции. Выпуск можно оформить как в производственном подразделении, так и на складе, например фасовку или сборку комплектов. Продукция учитывается по структурной единице, которая ее выпустила, и может быть перемещена в другую структурную единицу — например, на склад для дальнейшей продажи или в следующий цех в соответствии с технологическим маршрутом.

Факт выполнения работы (оказания услуги) и ее сдача заказчику отражается актом выполненных работ, а также непосредственно в заказах-нарядах.

Для планирования работ сотрудников используются две функции:

• сдельные наряды — используются для выдачи заданий на выполнение технологических операций производственного цикла исполнителям со сдельной оплатой труда; наряды могут быть индивидуальными или бригадными;
• задание на работу — используется для планирования загрузки сотрудников в рамках внутренних или внешних проектов.

Можно зарегистрировать фактические сведения о выполнении работ по нарядам и заданиям. Эта информация может в дальнейшем использоваться при расчетах заработной платы, а также для оценки эффективности работы и проведения план-фактного анализа работы персонала.

Для учета затрат предприятия и расчетов фактической себестоимости поддерживаются следующие функции:

• учет фактических затрат — ведется в необходимых разрезах в стоимостном и натуральном измерении;
• распределение материальных и нематериальных затрат, отнесенных на выпуск, — может быть выполнено как за указанный период, так и на основании конкретного документа выпуска;
• регламентные расчеты фактической себестоимости выпуска при закрытии периода;
• отчет о себестоимости выпущенной продукции и выполненных работ.

Деньги

«BAS Малый бизнес» позволяет вести учет денежных средств, а также формировать оперативный платежный календарь.

Управление денежными средствами включает:

• учет движения денежных средств в кассе и на банковских счетах;
• оформление первичных банковских и кассовых документов;
• расчеты с подотчетными лицами;
• формирование платежного календаря;
• интеграцию с системой «Клиент-Банк».

Зарплата

В возможности раздела входят кадровый учет персонала, в том числе сотрудников, работающих по совместительству, учет рабочего времени (табель), регистрация результатов автоматического расчета заработной платы сотрудников предприятия.

Кадровый учет позволяет оформить:

• прием на работу;
• кадровое перемещение;
• увольнение с работы.

Возможности расчета заработной платы:

• расчеты заработной платы осуществляются в разрезе видов начислений и удержаний;
• формирование платежных ведомостей на выплату зарплаты и аванса сотрудникам;
• учет рабочего времени — используется табель учета рабочего времени, позволяющий вести учет времени как ежедневно, так и в целом за период.

В разделе предусмотрена возможность формирования аналитических отчетов по расчетам с персоналом, начислениям и удержаниям сотрудников.

Налоги

Этот раздел позволяет формировать регламентированную отчетность. Можно формировать отчетность, если физическое лицо – предприниматель (ФЛП) использует упрощенную систему налогообложения (УСН) или единый налог (ЕН).

Компания

Этот раздел предназначен для учета операций, касающихся компании в целом: здесь редактируется план счетов управленческого учета, ведется учет имущества. Также в разделе предусмотрены средства для ввода и распределения прочих расходов, а также вызова процедуры закрытия месяца для автоматического формирования финансового результата.

Имущество

Конфигурация поддерживает ведение учета имущества: основных средств и нематериальных активов организации.

Механизм работы с имуществом позволяет:

• вести учет имущества и рассчитывать амортизацию;
• принимать имущество к учету, изменять его параметры;
• продавать или списывать имущество.

Аналитика

В прикладном решении «BAS Малый бизнес» реализована возможность ведения управленческого учета, получения управленческого баланса, формирования и анализа финансового результата.

Для этих целей в системе содержится управленческий план счетов и реализован механизм формирования управленческих проводок документов.

Благодаря наличию таких отчетов, как оборотно-сальдовая ведомость, прикладное решение позволяет получать финансовую отчетность за произвольный период времени.

Для учета доходов и расходов можно использовать метод начисления или метод начисления и кассовый метод.

Аналитический учет доходов и расходов методом начисления ведется в разрезе направлений деятельности, подразделений, заказов покупателей, статей (счетов) доходов и расходов.

По данным управленческого учета пользователь получает возможность формировать основные финансовые отчеты:

• управленческий баланс;
• отчет о прибылях и убытках;
• отчет о движении денежных средств.

В системе есть возможность регистрации финансовых планов (бюджетов):

• прогнозный баланс;
• бюджет прибылей и убытков;
• бюджет движения денежных средств.

Показатели деятельности

Для контроля деятельности предприятия руководителем предназначен «Монитор руководителя», где отображаются основные сводные показатели:

• остатки денежных средств на счетах и в кассах предприятия;
• дебиторская задолженность (общая, просроченная);
• кредиторская задолженность (общая, просроченная);
• прибыли и убытки;
• невыполненные обязательства перед покупателями и заказчиками по отгрузке товаров и оказанию услуг;
• невыполненные обязательства поставщиков и подрядчиков по поставке товаров и оказанию услуг.

Дополнительно можно получить информацию о:

• общих показателях: продажи, доходы и расходы, состояние оборотных средств (денежных средств, запасов и дебиторской задолженности);
• денежных средствах: остатки и движение денежных средств в разрезе статей за период;
• дебиторской задолженности: остатки и динамика за период в разрезе сроков долга;
• кредиторской задолженности: остатки и динамика за период в разрезе сроков долга.