Інвентаризація необоротних активів

Наведені в статті приклади відтворювалися в конфігурації «Бухгалтерія для бюджетних установ України» (редакція 1.0). Методика, описана в статті, актуальна для конфігурації «Комплексний облік для бюджетних установ України» (редакція 1.0).

Для реєстрації факту проведення та результатів інвентаризації необоротних активів (крім малоцінних необоротних активів) призначений документ «Інвентаризація необоротних активів». Документ розроблено відповідно до Наказу Міністерства фінансів України від 02.09.2014 року № 879 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 19.12.2014 року № 1214).

Новий документ можна ввести в повному інтерфейсі з меню «Матеріали» або в інтерфейсі «Матеріальний облік» з меню «Інвентаризації».

У шапці документа можна вказати обмеження, які будуть враховуватися під час заповнення табличної частини даними із залишків:

• «Джерело фінансування» - у документ будуть відібрані залишки лише за вказаним джерелом фінансування;
• «Рахунок» - один або кілька рахунків, за якими слід виконати відбір під час заповнення залишків;
• «Місце зберігання» - перелік місць зберігання, за якими закріплені залишки.

Під час зазначення виду відбору рахунка «У списку» стає доступною кнопка «Заповнити всі рахунки», що дає змогу автоматично заповнити список рахунків бухгалтерського обліку 101-109, для яких у налаштуваннях плану рахунків передбачена аналітика за субконто «Необоротні активи» (Рис. 1). За потреби список значень рахунків можна відредагувати вручну.

Рисунок 1 – заповнення списку рахунків обліку необоротних активів у документі «Інвентаризація необоротних активів»

Якщо встановлено прапорець «Заповнювати фактичні значення», то в табличну частину «Дані інвентаризації» документа та його друковані форми буде виведено фактичні залишки необоротних активів, які обліковуються на дату проведення інвентаризації в установі та збігаються з даними бухгалтерського обліку.

Табличну частину документа «Дані інвентаризації» можна заповнити автоматично за допомогою кнопки «Заповнити» – «за залишками», при цьому система автоматично виведе в табличну частину залишки необоротних активів, які обліковуються в системі за зазначеними в шапці документа умовами відбору (Рис. 2).

Рисунок 2 – заповнення за залишками табличної частини «Дані інвентаризації»

Якщо в результаті проведення інвентаризації з'ясувалося, що фактична кількість деяких необоротних активів відрізняється від облікової, кількість у колонці «Фактична кількість» потрібно виправити вручну.

На вкладці «Комісія» можна вказати дані про комісію, яка проводить інвентаризацію матеріальних цінностей, і реквізити наказу про призначення комісії. Також є можливість автоматичного заповнення складу постійно діючої комісії з довідника «Комісія» (Рис. 3).

Рисунок 3 – вкладка «Комісія» документа «Інвентаризація необоротних активів»

За кнопкою «Друк» можна вивести на друк друковані форми документа: «Інвентаризаційний опис необоротних активів», «Звіряльна відомість результатів інвентаризації необоротних активів» (Рис. 4), «Протокол інвентаризаційної комісії» та «Інвентаризаційний опис (типова форма № НА-4)». Друковані форми реалізовано відповідно до Наказу Міністерства фінансів України від 17.06.2015 р. № 572.

Рисунок 4 – друкована форма «Звіряльна відомість результатів інвентаризації необоротних активів»

Після того, як сформована форма з'явилася на екрані, її можна зберегти у зовнішній файл або надіслати електронною поштою. Докладніше про це написано в статті «Збереження друкованої форми документа у файл».

Документ «Інвентаризація необоротних активів» не формує рухів за регістрами. Він призначений для реєстрації факту проведення інвентаризації та формування відповідних друкованих форм. При цьому безпосередньо з акта інвентаризації передбачено можливість формування документів для фіксації зміни складських залишків. Для цього у верхній командній панелі необхідно натиснути кнопку «Сформувати документи». Документи формуються окремо за кожним місцем зберігання.

Для оприбуткування надлишків необоротних активів, виявлених у результаті інвентаризації, за кнопкою «Сформувати документи» буде створено документ «Надходження товарів і послуг» з видом операції «Оприбуткування». Таблична частина «Необоротні активи» автоматично заповниться тими необоротними активами, у яких фактична кількість більша за облікову на дату проведення інвентаризації (Рис. 5).

Рисунок 5 – автоматичне формування документа «Надходження товарів і послуг» з видом операції «Оприбуткування»

Для оформлення операції списання нестач необоротних активів за кнопкою «Сформувати документи» буде створено документ «Списання» з видом операції «Списання». Таблична частина «Необоротні активи» автоматично заповниться тими необоротними активами, у яких фактична кількість менша за облікову на дату проведення інвентаризації (Рис. 6).

Рисунок 6 – автоматичне формування документа «Списання» з видом операції «Списання»

Якщо необхідно нестачу списати на заборгованість відповідальної особи перед організацією, у документі списання необхідно вручну змінити вид операції на «Списання за рахунок відповідального».