Інвентаризація малоцінних необоротних активів і запасів

Наведені в статті приклади відтворювалися в конфігурації «Бухгалтерія для бюджетних установ України» (редакція 1.0). Методика, описана в статті, актуальна для конфігурації «Комплексний облік для бюджетних установ України» (редакція 1.0).

Для реєстрації факту проведення та результатів інвентаризації малоцінних необоротних активів, МШП і запасів призначений документ «Інвентаризація інших необоротних активів і ТМЦ». Документ розроблено відповідно до Наказу Міністерства фінансів України від 02.09.2014 року № 879 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 19.12.2014 року № 1214).

Новий документ можна ввести в повному інтерфейсі з меню «Матеріали» або в інтерфейсі «Матеріальний облік» з меню «Інвентаризації».

У шапці документа можна зазначити обмеження, які враховуватимуться під час заповнення табличної частини даними із залишків:

• «Джерело фінансування» - до документа буде відібрано залишки лише за зазначеним джерелом фінансування;
• «Рахунок» - один або кілька рахунків, за якими слід виконати відбір під час заповнення залишків;
• «Місце зберігання» - перелік місць зберігання, за якими закріплені залишки.

У разі зазначення виду відбору рахунка «У списку» стає доступною кнопка «Заповнити всі рахунки», що дає змогу автоматично заповнити список рахунків бухгалтерського обліку 111-119, для яких у налаштуваннях плану рахунків передбачена аналітика за субконто «Необоротні активи», а також усі рахунки бухгалтерського обліку запасів, для яких у налаштуваннях плану рахунків передбачена аналітика за субконто «ТМЦ» (Рис. 1). За потреби список значень рахунків можна відредагувати вручну.

Рисунок 1 – заповнення списку рахунків обліку в документі «Інвентаризація інших необоротних активів і ТМЦ»

Якщо встановлено прапорець «Заповнювати фактичні значення», то до табличної частини «Дані інвентаризації» документа та його друкованих форм буде виведено фактичні залишки малоцінних необоротних активів і запасів, які обліковуються на дату проведення інвентаризації в установі та збігаються з даними бухгалтерського обліку.

Табличну частину документа «Дані інвентаризації» можна заповнити автоматично за допомогою кнопки «Заповнити» – «за залишками», при цьому система автоматично виведе до табличної частини залишки запасів, які обліковуються в системі за зазначеними в шапці документа умовами відбору (Рис. 2).

Рисунок 2 – заповнення за залишками табличної частини «Дані інвентаризації»

Якщо в результаті проведення інвентаризації з'ясувалося, що фактична кількість деяких малоцінних необоротних активів і запасів відрізняється від облікової, кількість у колонці «Фактична кількість» потрібно виправити вручну.

На вкладці «Комісія» можна зазначити дані про комісію, яка проводить інвентаризацію матеріальних цінностей, і реквізити наказу про призначення комісії. Також є можливість автоматичного заповнення складу постійно діючої комісії з довідника «Комісія» (Рис. 3).

Рисунок 3 – вкладка «Комісія» документа «Інвентаризація інших необоротних активів і ТМЦ»

За кнопкою «Друк» можна вивести на друк друковані форми документа: «Інвентаризаційний опис запасів» (Рис. 4), «Інвентаризаційний опис необоротних активів», «Звіряльна відомість результатів інвентаризації запасів», «Звіряльна відомість результатів інвентаризації необоротних активів» і «Протокол інвентаризаційної комісії». Друковані форми реалізовано відповідно до Наказу Міністерства фінансів України від 17.06.2015 р. № 572.

Рисунок 4 – друкована форма «Інвентаризаційний опис запасів»

Після того, як сформована форма з'явилася на екрані, її можна зберегти до зовнішнього файлу або надіслати електронною поштою. Докладніше про це написано в статті «Збереження друкованої форми документа до файлу».

Документ «Інвентаризація інших необоротних активів і ТМЦ» не формує рухів за регістрами. Він призначений для реєстрації факту проведення інвентаризації та формування відповідних друкованих форм. При цьому безпосередньо з акта інвентаризації передбачено можливість формування документів для фіксації зміни складських залишків. Для цього у верхній командній панелі необхідно натиснути кнопку «Сформувати документи». Документи формуються окремо за кожним місцем зберігання.

Для оприбуткування надлишків малоцінних активів і запасів, виявлених у результаті інвентаризації, за кнопкою «Сформувати документи» буде створено документ «Надходження товарів і послуг» з видом операції «Оприбуткування». Таблична частина «Запаси» автоматично заповниться тими МШП і запасами, у яких фактична кількість більша за облікову на дату проведення інвентаризації. Таблична частина «Необоротні активи» автоматично заповниться тими малоцінними необоротними активами, у яких фактична кількість більша за облікову на дату проведення інвентаризації (Рис. 5).

Рисунок 5 – автоматичне формування документа «Надходження товарів і послуг» з видом операції «Оприбуткування»

Для оформлення операції списання нестач малоцінних активів і запасів за кнопкою «Сформувати документи» буде створено документ «Списання» з видом операції «Списання». Таблична частина «Запаси» автоматично заповниться тими МШП і запасами, у яких фактична кількість менша за облікову на дату проведення інвентаризації. Таблична частина «Необоротні активи» автоматично заповниться тими малоцінними необоротними активами, у яких фактична кількість менша за облікову на дату проведення інвентаризації (Рис. 6).

Рисунок 6 – автоматичне формування документа «Списання» з видом операції «Списання»

Якщо необхідно нестачу списати на заборгованість відповідальної особи перед організацією, у документі списання необхідно вручну змінити вид операції на «Списання за рахунок відповідального». Докладніше про це написано в статті «Методика обліку запасів».