Інвентаризація бланків суворої звітності

Наведені у статті приклади відтворювалися в конфігурації «Бухгалтерія для бюджетних установ України» (редакція 1.0). Методика, описана у статті, актуальна для конфігурації «Комплексний облік для бюджетних установ України» (редакція 1.0).

Для реєстрації факту проведення та результатів інвентаризації бланків суворої звітності призначений документ «Інвентаризація бланків суворої звітності». Документ розроблено відповідно до Наказу Міністерства фінансів України від 02.09.2014 року № 879 (у редакції наказу Міністерства фінансів України від 19.12.2014 року № 1214).

Новий документ можна ввести в повному інтерфейсі з меню «Матеріали» або в інтерфейсі «Матеріальний облік» з меню «Інвентаризації».

У шапці документа можна вказати обмеження, які будуть враховуватися під час заповнення табличної частини даними із залишків:

• «Джерело фінансування» - у документ будуть відібрані залишки лише за вказаним джерелом фінансування;
• «Рахунок» - один або декілька рахунків, за якими слід виконати відбір під час заповнення залишків;
• «Місце зберігання» - перелік місць зберігання, за якими закріплені залишки.

У разі зазначення виду відбору рахунку «У списку» стає доступною кнопка «Заповнити всі рахунки», що дає змогу автоматично заповнити список усіх рахунків бухгалтерського обліку, у яких у налаштуваннях плану рахунків передбачена аналітика за субконто «БСЗ» (Рис. 1).

Рисунок 1 – заповнення списку рахунків обліку БСЗ у документі «Інвентаризація бланків суворої звітності»

Якщо встановлено прапорець «Заповнювати фактичні значення», то до табличної частини «Дані інвентаризації» документа та його друкованих форм буде виведено фактичні залишки бланків суворої звітності, які обліковуються на дату проведення інвентаризації в установі та збігаються з даними бухгалтерського обліку.

Табличну частину документа «Дані інвентаризації» можна заповнити автоматично за допомогою кнопки «Заповнити» – «за залишками», при цьому система автоматично виведе до табличної частини залишки БСЗ, які обліковуються в системі за зазначеними в шапці документа умовами відбору (Рис. 2).

Рисунок 2 – заповнення за залишками табличної частини «Дані інвентаризації»

Якщо в результаті проведення інвентаризації з'ясувалося, що фактична кількість деяких БСЗ відрізняється від облікової, кількість у колонці «Фактична кількість» потрібно виправити вручну.

На вкладці «Комісія» можна вказати дані про комісію, яка проводить інвентаризацію матеріальних цінностей, і реквізити наказу про призначення комісії. Також є можливість автоматичного заповнення складу постійно діючої комісії з довідника «Комісія» (Рис. 3).

Рисунок 3 – вкладка «Комісія» документа «Інвентаризація бланків суворої звітності»

За кнопкою «Друк» можна вивести на друк друковані форми документа: «Акт інвентаризації наявності грошових документів, бланків документів суворої звітності» (Рис. 4) та «Протокол інвентаризаційної комісії». Друковані форми реалізовано відповідно до Наказу Міністерства фінансів України від 17.06.2015 р. № 572.

Рисунок 4 – друкована форма «Акт інвентаризації наявності грошових документів, бланків документів суворої звітності»

Після того, як сформована форма з'явилася на екрані, її можна зберегти у зовнішній файл або надіслати електронною поштою. Докладніше про це написано у статті «Збереження друкованої форми документа у файл».

Документ «Інвентаризація бланків суворої звітності» не формує рухів за регістрами. Він призначений для реєстрації факту проведення інвентаризації та формування відповідних друкованих форм. При цьому безпосередньо з акта інвентаризації передбачено можливість формування документів для фіксації зміни складських залишків. Для цього у верхній командній панелі необхідно натиснути кнопку «Сформувати документи». Документи формуються окремо за кожним місцем зберігання.

Для оприбуткування надлишків БСЗ, виявлених у результаті інвентаризації, за кнопкою «Сформувати документи» буде створено документ «Надходження товарів і послуг» з видом операції «Оприбуткування». Таблична частина «Бланки суворої звітності» автоматично заповниться тими БСЗ, у яких фактична кількість більша за облікову на дату проведення інвентаризації (Рис. 5).

Рисунок 5 – автоматичне формування документа «Надходження товарів і послуг» з видом операції «Оприбуткування»

Для оформлення операції списання нестач БСЗ за кнопкою «Сформувати документи» буде створено документ «Списання» з видом операції «Списання». Таблична частина «Бланки суворої звітності» автоматично заповниться тими БСЗ, у яких фактична кількість менша за облікову на дату проведення інвентаризації (Рис. 6).

Рисунок 6 – автоматичне формування документа «Списання» з видом операції «Списання»

Якщо необхідно нестачу списати на заборгованість відповідальної особи перед організацією, у документі списання необхідно вручну змінити вид операції на «Списання за рахунок відповідального». Докладніше про це написано у статті «Методика обліку бланків суворої звітності».