Інвентаризація складських запасів.

Списання ТМЦ через псування або нестачі

Для контролю правильності обліку має виконуватися періодична інвентаризація товарів за місцями зберігання та звірка фактичних залишків з обліковими даними. У конфігурації передбачено можливість реєстрації результатів операцій інвентаризації складу за допомогою документа «Інвентаризація товарів на складі» та формування друкованих форм акта й опису.

Будь-який об'єкт складського перепису повинен мати певний набір властивостей, що однозначно його характеризують. Йдеться саме про той комплект властивостей, за якими цей предмет можна фізично відрізнити від інших об'єктів на складі (в принципі, візуально, але можливо й за допомогою якихось спеціальних експертиз). Наприклад, за кольором, сортом, фасоном тощо. У розрізі цих властивостей і проводиться інвентаризація об'єктів на складі.

Кожен об'єкт складського перепису характеризується номенклатурою, значенням характеристики та якістю. Серія товару використовується як внутрішній розріз складського обліку, тобто серія не є природною особливістю номенклатури. Тому за замовчуванням інвентаризаційний список товарів формується без урахування серій. Але при цьому передбачена можливість інвентаризації номенклатури в розрізі серій (установити прапорець «Враховувати серії» у заголовку документа). Документ можна заповнити автоматично за залишками на вибраному складі з урахуванням відбору за списком номенклатури або груп, заданого в шапці документа. Також можна вручну (наприклад, за допомогою «Підбору») заповнити перелік товарних позицій, а облікові дані за цими позиціями заповнити за допомогою кнопки «Заповнити - Перезаповнити облікові кількості та суми», кількісний облік на складах ведеться в одиниці зберігання залишків, яка може не збігатися з разовою одиницею номенклатури, але список можна формувати в будь-якій одиниці виміру.

Інвентаризація товарів на складі

Документ «Оприбуткування товарів»

Оприбуткування товарів може здійснюватися за довільними цінами або за цінами, визначеними у вихідному документі інвентаризації, у валюті управлінського обліку. Тип ціни задається у вікні «Ціни та валюта». Ціни в документі можна відкоригувати вручну.

Операцію оприбуткування надлишків можна оформлювати для складу будь-якого виду. Лише перед оприбуткуванням на роздрібний вид складу мають бути зафіксовані ціни на товари документом «Переоцінка товарів у роздробі» з видом операції «Переоцінка в роздробі», про який докладніше розповідається в розділі «Роздрібна торгівля».

У тому варіанті, коли документ оформлюється для торгової точки, яка неавтоматизована, у табличній частині документа потрібно перелічити роздрібні ціни, відповідно до яких товари матимуть можливість продаватися в роздріб у торговій точці. При цьому роздрібні ціни можна автоматично розрахувати, виходячи із зазначених цін оприбуткування товарів і торгової націнки. Відсоток торгової націнки за товарами заповнюється пропорційно до введеного відсотка націнки в документі «Установлення цін номенклатури» за призначеним у документі оприбуткування типом цін.

Самі ж ціни в документі реєструються у валюті управлінського обліку. А якщо документ здійснюється за бухгалтерським і податковим обліком, то в документі з'являється додаткова колонка «Сума», у якій фіксується сума оприбуткованих товарів у валюті регламентованого обліку.

Важливо! Цей документ також може бути використаний для введення залишків товарів.

Таким самим чином можна оформлювати операцію безоплатного отримання запасів у розпорядження організації або надходження на склад ТМЦ, отриманих у результаті ліквідації (розбирання) власного необоротного активу.

Під час проведення документа за операцією оприбуткування надлишків реєструється така інформація:

• збільшується кількість товару на складі, зазначеному в документі (надходження в регістрі накопичення залишків «Товари на складах»; для роздрібного складу надходження в регістрі накопичення залишків «Товари в роздробі»);

• збільшується кількість товарів, що надійшли в розпорядження організації, зазначеної в документі (надходження в регістрі накопичення залишків «Товари організації»);

• формується нова партія надходження товару (надходження в регістрі накопичення залишків «Партії товарів на складах»).

Аналіз інформації після виконання операції оприбуткування надлишків на складі можна отримати за допомогою звіту «Відомість за товарами на складах», де кінцевий залишок, сформований звітом, має збігатися з фактичним залишком на складі.

Використовуючи звіт «Відомість за партіями товарів на складах», можна відібрати інформацію про партії товарів, утворені документами оприбуткування надлишків. Для цього в налаштуванні звіту на вкладці «Відбір» для параметра «Документ оприбуткування» потрібно задати список оформлених документів оприбуткування.

Списання ТМЦ через псування або нестачі

Якщо в результаті проведення інвентаризації або іншим чином було виявлено нестачу товарів на складі, або через псування потрібно списати певну кількість товару зі складу без відображення їх у складі витрат підприємства, то така операція реєструється в інформаційній базі за допомогою документа «Списання товару». Документ може бути оформлений введенням на підставі проведеної інвентаризації або як вільний документ у разі довільного списання товарів/

Документ «Списання товарів»

Таблична частина документа заповнюється стандартно:

• кнопкою "Заповнити - Заповнити за інвентаризацією";

• порядковим введенням.

За допомогою механізму «Підбір» із довідника «Номенклатура». Під час вибору з довідника можна призначити альтернативу підбору, за якої відображатимуться саме ті товари, які є на складі («За залишками номенклатури»).

Для реєстрації нестачі, виявленої під час інвентаризації, документ рекомендується створювати «Введенням на підставі» документа «Інвентаризація товарів на складі». Тоді він автоматично заповнюється відповідно до даних, зазначених в інвентаризації. Тобто таблична частина документа «Списання товарів» заповнюється номенклатурними позиціями, за якими встановлено від'ємне відхилення, і їх потрібно списати за результатами інвентаризації.

Списання товарів однаково оформлюється для складу будь-якого виду. Під час списання товарів не зазначається вартість, відповідно до якої товари матимуть можливість списуватися. Витрати списання розраховуються автоматично на момент оформлення документа списання та фіксуються не в документі, а в рухах документа за регістрами. Проаналізувати суму можна звітами.

Під час списання товарів у торговій точці, яка неавтоматизована, у графі «Роздрібна ціна» також зазначається саме та роздрібна ціна у валюті регламентованого обліку, за якою товари матимуть можливість списуватися. За потреби списати зі складу зворотну тару інформацію про неї слід заповнити на вкладці «Тара».

Реквізит табличної частини «Документ резерву» заповнюється лише в тому разі, коли потрібно списати зарезервований товар. Залежно від способу резервування («під замовлення» або «під документ») реквізит може набувати різних значень:

• замовлення покупця;

• внутрішнє замовлення;

• прибуткова інструкція на товари (без права продажу);

• реалізація товарів і послуг (за ордером);

• переміщення (вид операції «Товари за ордерами»).

Під час проведення документа за операцією списання товару зі складу реєструється така інформація:

• зменшується кількість товару на складі, зазначеному в документі (витрата в регістрі накопичення залишків «Товари на складах»; для роздрібного складу витрата в регістрі накопичення залишків «Товари в роздробі»);

• зменшується кількість товарів, що перебувають у розпорядженні організації, зазначеної в документі (витрата в регістрі накопичення залишків «Товари організації»);

• списується вартість вибулого товару за партіями (витрата в регістрі накопичення залишків «Партії товарів на складах»). Момент списання собівартості визначається налаштуванням облікової політики («Списувати партії під час проведення документів») - або одразу під час проведення документа, або потім після виконання обробки «Проведення за партіями».

Документ «Вимога-накладна»

У заголовку документа визначається місце зберігання матеріальних цінностей, з якого передаються товари, і підрозділ, куди їх передають. У табличній частині зазначаються товари, що списуються, — номенклатура, характеристики, серії, кількість, якість. Зазначається стаття витрат, на яку списано товар.

Принципова відмінність документа «Вимога –“ накладна» від описаного вище «Списання товарів» полягає в тому, що за його допомогою списані товари відображаються у складі витрат підприємства, унаслідок чого забезпечується можливість аналізу цих витрат для цілей управлінського обліку. Таким чином можна відобразити, наприклад, операції безкоштовної роздачі дослідних зразків певної продукції, а собівартість цих товарів віднести на витрати товарів конкретної номенклатурної групи.

«Номенклатурна група» та «Замовлення» перелічуються для допоміжної аналітики витрат (адреса напряму витрат), тобто для віднесення витрат на призначену номенклатурну групу товарів, для подальшого розподілу непрямих витрат під час передавання даних до бухгалтерії або на певне замовлення покупця.

Аналіз інформації після виконання операції списання зі складу можна отримати за допомогою звіту «Відомість за товарами на складах», де кінцевий залишок, сформований звітом, має збігатися з фактичним залишком на складі.

Під час списання зарезервованих товарів (під замовлення покупця або під внутрішнє замовлення) у табличній частині документа слід зазначити документ-підставу, яким було здійснено резерв товару, у комірці «Резерв».

Під час проведення документа за операцією передавання товару до підрозділу на внутрішні потреби реєструється інформація, аналогічна звичайному списанню:

• зменшується кількість товару на складі, зазначеному в документі (витрата в регістрі накопичення залишків «Товари на складах»; для роздрібного складу витрата в регістрі накопичення залишків «Товари в роздробі»);

• зменшується кількість товарів, що перебувають у розпорядженні організації, зазначеної в документі (витрата в регістрі накопичення залишків «Товари організації»);

• списується вартість вибулого товару за партіями (витрата в регістрі накопичення залишків «Партії товарів на складах»);

• у розмірі розрахованої вартості передаваного товару накопичується сума витрат підприємства (в оборотному регістрі «Витрати»). Момент списання собівартості та формування витрат визначається налаштуванням облікової політики («Списувати партії під час проведення документів») - або одразу під час проведення документа, або потім після виконання обробки «Проведення за партіями».

Аналіз інформації після виконання операції передавання зі складу до підрозділу можна виконати за допомогою звіту «Відомість за товарами на складах», де кінцевий залишок, сформований звітом, має збігатися з фактичним залишком на складі.

Звітом «Витрати» можна перевірити відображення вартості переданого товару у складі витрат підприємства, але лише тоді, коли буде виконано списання в розрізі партій.