Надходження ТМЦ і послуг від постачальника

Реєстрація факту приймання товарів від постачальника (а також будь-яких інших ТМЦ), зворотної тари або отримання послуг від сторонньої організації, зокрема від іноземних постачальників, здійснюється документом "Надходження товарів і послуг".

Надходження товарів і послуг

Цим самим документом відображається отримання товарів на комісію від комітентів, але лише тоді, коли накладна виписана відповідно до договору з комітентом. Детальніше отримання товарів на комісію розглянуто в розділі, у якому йдеться про комісійну торгівлю.

Визначення тієї чи іншої господарської операції визначається за видом договору:

• придбання ТМЦ у постачальників. Вид договору з контрагентом "З постачальником" або "Бартерний";

• отримання товарів на комісію. Вид — "З комітентом".

У частині документа, де є таблиця, є реквізит "Прибутковий ордер", що дає змогу одним документом оприбуткувати товари, які надійшли за різними ордерами.

Для відображення операції обов'язково треба зазначити постачальника та договір. У договорі визначається безліч параметрів операції:

• Вид операції — закупівля, надходження на комісію або надходження за бартером;

• Валюта цієї операції;

• Ціни, що діють у межах договору, — необов'язковий параметр;

• Зазначення додаткового документа-угоди;

• Схема оподаткування контрагента тощо.

Докладніше про "Угоду" розповідається в розділі, який описує взаєморозрахунки з контрагентами.

Ціни та суми відображаються у валюті, визначеній у договорі, але під час проведення документа вони будуть перераховані у валюту управлінського обліку за курсом, установленим вручну в "Ціни та валюта" або з регістру відомостей "Курси валют". При цьому, якщо документ проводиться за бухгалтерським обліком, то валюта договору може відрізнятися від валюти регламентованого обліку, лише якщо в договорі встановлено ознаку "Зовнішньоекономічний".

Товари в документі заповнюються в розрізі додаткових характеристик і серій, якщо для якихось позицій ведеться такий облік. Якщо таку характеристику або серію ще не зареєстровано у відповідних довідниках, то в момент заповнення документа можна додати відсутню інформацію. Якщо через якісь причини значення цих облікових аналітичних параметрів неможливо встановити в момент оформлення документа, то це можна зробити пізніше спеціальним документом "Коригування серій і характеристик товарів", який може бути створений "введенням на підставі" документа оприбуткування.

Зазначення замовлення покупця (або внутрішнього замовлення) у табличній частині призводить до резервування товарів, що надійшли, під це замовлення покупця. Надалі такий товар може бути проданий лише за документом реалізації з посиланням на це замовлення покупця.

Табличні частини документа "Товари", "Послуги" і "Тара" є цілком незалежними, у документі може бути заповнена лише одна із вкладок або всі — це визначається потребою користувача.

Відображені послуги на вкладці "Послуги" можна переглянути у складі витрат підприємства, і вони не пов'язані з товарами, що надійшли. Ціни з документа можна автоматично зареєструвати як ціни цього постачальника на певну дату. Для цього створений раніше тип цін постачальника має бути вибраний за кнопкою "Ціни та валюти", там само має бути встановлено прапорець "Реєструвати ціни постачальника".

Документ "Надходження товарів і послуг" може бути створений вручну в інтерактивному режимі або "введенням на підставі" замовлення постачальнику, рахунку постачальника або прибуткового ордера. Механізм автозаповнення табличної частини надає ті самі варіанти заповнення.

Під час проведення документа реєструється така інформація:

• збільшується борг підприємства перед постачальником на суму куплених ТМЦ (отриманих послуг) (видаток у регістрі накопичення залишків "Взаєморозрахунки з контрагентами");

• якщо в документі є послуги, то їх сума відображається у складі витрат підприємства (запис в оборотному регістрі накопичення "Витрати");

• якщо в документі є зворотна тара, окремо реєструється її отримання (надходження в регістрі накопичення залишків "Отримані товари");

• якщо товар надійшов за прибутковим ордером, то в частині кількісного товарного обліку документом формуються такі рухи:

  • реєструється факт завершення операції надходження товарів за ордером (видаток у регістрі накопичення залишків "Товари до отримання на склади");

  • якщо за ордером резервувався товар (прапорець "Без права продажу"), то під час оприбуткування резерв знімається і товар надходить у вільний доступ (видаток у регістрі накопичення залишків "Товари в резерві на складах");

• якщо товар оприбутковано одразу на склад фінансовим документом без використання ордера, то фіксуються такі рухи:

  • збільшується кількість товару на складі, зазначеному в документі (надходження в регістрі накопичення залишків "Товари на складах"). Для роздрібного складу — надходження в регістр накопичення залишків "Товари в роздрібній торгівлі";

  • збільшується кількість товарів, що надійшли в розпорядження організації, зазначеної в документі (надходження в регістрі накопичення залишків "Товари організації");

• у частині формування вартості товару, що надійшов, створюється нова партія в кількості, зазначеній у документі, і в сумі, перерахованій у валюту управлінського обліку (надходження в регістрі накопичення залишків "Партії товарів на складах");

  • якщо товар було оприбутковано за ордером без резервування, то за ордером формувалася партія з нульовою сумою. Усі рухи такого товару виконувалися також із нульовою собівартістю. Оприбуткування товару за фінансовим документом не лише сторнує формування партії "За ордером" (надходження "сторно" в регістрі накопичення залишків "Партії товарів на складах"). За всіма рухами собівартості ТМЦ, виконаними на момент внесення прибуткового документа (переміщення, продажі, списання тощо), також сторнуються записи про вибуття з нульовою собівартістю та формуються записи руху фактичної собівартості;

  • тобто у разі оприбуткування за ордером без резервування коректно відпрацьовуватиметься ситуація, коли документ продажу (або іншого руху товару) вноситься до бази з більш ранньою датою, ніж документ фінансового оприбуткування.

Аналіз інформації за операціями оприбуткування від постачальника може бути виконаний різними звітами.

Аналіз надходження ТМЦ

Надходження товарів на склади можна перевірити звітом "Відомість за товарами на складах" (лише кількісний рух) або звітом "Відомість за партіями товарів на складах" (кількість і вартість партії). У звіті за партіями можна встановити відбір за конкретними документами оприбуткування або згрупувати дані за документами оприбуткування.

Якщо виконувалося надходження за ордером, то важливо перевірити завершеність операції в межах ордерної схеми. Така перевірка виконується звітом "Відомість за товарами до отримання". Від'ємні залишки у звіті свідчать про розбіжність даних у фінансових документах та в ордерах. "Завислі" додатні залишки свідчать про товари, отримані за ордером, за якими ще не оформлено фінансові документи.

Зміну стану взаєморозрахунків можна простежити "взаєморозрахунковими" звітами, які описано в розділі щодо взаєморозрахунків. Інформацію про отриману зворотну тару також можна проконтролювати спеціальними звітами, які описано в розділі "Зворотна тара". Інформацію про включення вартості отриманих послуг до складу витрат підприємства можна переглянути звітом "Витрати", що докладніше описано в розділі щодо витрат.

Наприклад, звіт, наведений на рисунку, містить інформацію про те, що товари, які надійшли за ордером на "Малий склад", ще не оформлені "фінансовими" документами. А за основним складом під час введення "фінансових" документів було допущено помилку, у зв'язку з чим зависла "пересортиця" за характеристиками товару.

Відомість за товарами до отримання