Методика роботи з роздрібними магазинами та віддаленими торговими точками

Попередні дії

Оформлення надходження товарів до віддаленої торгової точки

Оформлення приймання роздрібної виручки

Переоцінка товарів у віддаленій торговій точці

Проведення інвентаризації

Фіксація факту продажу товарів у віддаленій торговій точці

Оформлення повернення товарів із віддаленої торгової точки

Оформлення повернення товарів від покупця до віддаленої торгової точки

Аналіз інформації

Наведені у статті приклади відтворювалися в конфігурації «Управління торговим підприємством для України» (редакція 1.2). Методика, описана у статті, актуальна для конфігурацій «Управління виробничим підприємством для України» (редакція 1.3) та «Управління торгівлею для України» (редакція 2.3).

Ця методика призначена для роботи з власними роздрібними магазинами або власними віддаленими торговими точками. У методиці буде використано термін «Віддалена торгова точка». Однак ця методика підходить і для роботи з власними магазинами.

Розглянемо наступну ситуацію. Товар було передано для продажу до віддаленої торгової точки. Віддалена торгова точка щодня передає виручку до каси компанії, а наприкінці тижня (місяця) проводить інвентаризацію та передає до компанії інформацію про залишки товарів.

Докладніше з методикою оформлення операцій роздрібної торгівлі, залежно від виду торгової точки, можна ознайомитися у статтях:

• для конфігурації «Управління торговим підприємством для України» - «Порівняння способів обліку товарів у роздрібній торгівлі»;
• для конфігурації «Управління виробничим підприємством для України» - «Варіанти обліку роздрібної торгівлі на виробничому підприємстві».

Попередні дії

Віддалена торгова точка має бути оформлена в конфігурації як неавтоматизована торгова точка. У демонстраційній базі як віддалена торгова точка використовується неавтоматизована торгова точка - магазин «Автозапчастини» (Рис. 1).

Рисунок 1 - заповнення інформації про віддалену торгову точку (роздрібний магазин)

Попередньо для кожної віддаленої торгової точки можуть бути задані ті ціни, за якими товар має продаватися. Для кожної торгової точки (магазину) можуть бути задані власні ціни. Тип цін, за якими товар продаватиметься в роздріб, фіксується в довіднику «Типи цін» і вказується як роздрібні ціни у формі елемента складу (віддаленої торгової точки). Значення цін задаються в документі «Встановлення цін номенклатури», оформленому за цим типом цін (Рис. 2).

Рисунок 2 - формування роздрібних (відпускних) цін для продажу товарів у віддаленій торговій точці

У разі ведення роздрібної торгівлі за вартістю придбання попереднє задання цін не є обов'язковим. Ціни, за якими має здійснюватися продаж у віддаленій торговій точці, можуть бути задані й у момент оформлення надходження товарів до віддаленої торгової точки.

Для того щоб проводити аналіз ефективності продажу товарів у віддалених торгових точках, у довіднику підрозділів компанії необхідно оформити віддалені торгові точки (або роздрібні магазини) як окремі підрозділи компанії. Причому кілька торгових точок можуть бути оформлені як один узагальнений підрозділ, наприклад як окремий підрозділ «Віддалені торгові точки».

Оформлення надходження товарів до віддаленої торгової точки

Надходження товарів безпосередньо до віддаленої торгової точки можна оформити за допомогою документа «Надходження товарів до НТТ» (Рис. 3).

У документі фіксуються ціни надходження, торгова націнка та роздрібні ціни, за якими товар продаватиметься й обліковуватиметься у віддаленій торговій точці.

Під час оформлення документа «Надходження товарів до НТТ» можуть заповнюватися роздрібні ціни або торгова націнка. Це залежить від встановлення прапорця в картці НТТ «Розрахунок роздрібних цін за торговою націнкою» (Рис. 3).

Рисунок 3 - оформлення надходження товарів до віддаленої торгової точки

Надходження товарів також може бути оформлено шляхом переміщення з оптового складу за допомогою документа «Переміщення товарів» (Рис. 4). Під час оформлення документа «Переміщення товарів» роздрібні ціни автоматично заповнюються за типом роздрібних цін, зазначеним у формі елемента «Склади (місця зберігання)».

Рисунок 4 - оформлення документа «Переміщення товарів»

Оформлення приймання роздрібної виручки

Приймання роздрібної виручки з віддаленої торгової точки оформлюється за допомогою документа «Прибутковий касовий ордер» із встановленим видом операції «Приймання роздрібної виручки». У документі встановлюється вид надходження грошових коштів «З НТТ» і вибирається віддалена торгова точка з довідника «Склади (місця зберігання)» (Рис. 5).

Рисунок 5 - заповнений документ «Прибутковий касовий ордер»

Переоцінка товарів у віддаленій торговій точці

У тому разі, якщо необхідно змінити ціну товарів, за якою вони продаються в роздрібній торговій точці, необхідно оформити документ «Переоцінка товарів у роздрібній торгівлі» з видом операції «Переоцінка в НТТ». За допомогою кнопки «Заповнити» таблична частина документа автоматично заповнюється залишками товарів і цінами, які були зафіксовані під час надходження товарів на роздрібний склад. У тому разі, якщо на складі залишилися товари, що мають різну облікову роздрібну ціну, у табличній частині буде заповнено два рядки з однаковим найменуванням товарів у документі. Нова ціна має бути заповнена для кожного рядка товарів (Рис. 6).

Рисунок 6 – заповнений документ «Переоцінка товарів у роздрібній торгівлі»

Проведення інвентаризації

Інвентаризація у віддаленій торговій точці оформлюється документом «Інвентаризація товарів на складі» (Рис. 7). За кнопкою «Заповнити» - «Заповнити залишками на складі (регл. облік)» таблична частина документа автоматично заповнюється залишками товарів на зазначеному в документі складі (у прикладі – це магазин «Автозапчастини»). Ця інформація заповнюється у графі «Обл. кількість». У графі «Кількість» у документі фіксуються залишки товару, виявлені після проведення інвентаризації у віддаленій торговій точці (магазині).

Рисунок 7 – заповнений документ «Інвентаризація товарів на складі»

У разі, якщо у віддаленій торговій точці є однакові товари з різними роздрібними цінами, у документі буде заповнено кілька рядків за одним товаром. Однак бажано перед проведенням інвентаризації провести переоцінку залишків товарів, щоб не допускати такої ситуації.

Різниця між кількістю товарів, зафіксованою документами в інформаційній базі, і фактичною кількістю товарів, виявленою в результаті інвентаризації, і буде кількістю проданого товару. Ця інформація відображається у графі «Відхилення».

Фіксація факту продажу товарів у віддаленій торговій точці

Факт продажу товарів у віддаленій торговій точці фіксується за допомогою документа «Звіт про роздрібні продажі». У разі якщо віддалена торгова точка (або роздрібний магазин) повідомляють про кількість проданих товарів, цей документ можна ввести без попереднього оформлення документа «Інвентаризація товарів на складі». Якщо ж факт продажу товарів фіксується після проведення інвентаризації, то документ «Звіт про роздрібні продажі» вводиться на підставі документа «Інвентаризація товарів на складі».

Рисунок 8 - фіксація факту продажу товарів у віддаленій торговій точці

Інформація про склад може бути заповнена в табличній частині документа, якщо в налаштуваннях параметрів обліку в налаштуванні «Зазначення складів у табличній частині документа» встановити значення «Для документів реалізації» або «Для документів надходження та реалізації». Таким чином, можна одним документом фіксувати продаж товарів у кількох торгових залах магазинів або в кількох торгових точках.

У разі якщо документ «Звіт про роздрібні продажі» оформлюється на підставі документа інвентаризації, таблична частина документа автоматично заповниться всіма проданими товарами у віддаленій торговій точці (зафіксованими у графі «Відхилення» в документі «Інвентаризація товарів на складі»).

Оформлення повернення товарів із віддаленої торгової точки

Із віддаленої торгової точки товари можуть повертатися на склад організації, а також безпосередньо постачальнику товарів:

1.1. Повернення товарів на власний оптовий склад оформлюється за допомогою документа «Переміщення товарів». У документі як склад-відправник зазначається роздрібна торгова точка, а як склад-одержувач - той склад, звідки переміщувалися товари до роздрібної торгової точки.

2.2. Повернення товарів постачальнику, у разі якщо надходження товарів до віддаленої торгової точки оформлювалося за допомогою документа «Надходження товарів і послуг до НТТ», відображається документом «Повернення товарів постачальнику з НТТ» (Рис. 9). У документі обов'язково мають бути зазначені ті роздрібні ціни, за якими мають бути списані товари в роздрібній торговій точці під час повернення постачальнику.

Рисунок 9 - оформлення повернення товарів постачальнику з віддаленої торгової точки

Цей документ може бути оформлений за кількома документами надходження, інформація про документи надходження заповнюється у графі «Документ надходження Товарів».

Оформлення повернення товарів від покупця до віддаленої торгової точки

Під час повернення товарів від кінцевого споживача оформлюється документ «Звіт про роздрібні продажі», кількість товарів зазначається з мінусом, а в табличній частині зазначається «Документ продажу».

Під час повернення від юридичної особи оформлюється документ «Повернення товару від покупця» із зазначенням посилання на документ відвантаження в шапці документа.

Після оформлення операції повернення від покупця можна оформити повернення товарів постачальнику або перемістити товари назад на той оптовий склад, з якого вони відвантажувалися до НТТ.

Аналіз інформації

Аналіз взаєморозрахунків із віддаленою торговою точкою можна здійснити за допомогою звіту «Універсальний звіт» за розділом обліку «Роздрібна виручка».

У цьому звіті можна порівняти отриману виручку від віддаленої торгової точки та інформацію про суму, на яку продано товари в неавтоматизованій торговій точці.

Для формування звіту з деталізацією до роздрібної точки, виду роздрібної виручки та документа-реєстратора необхідно в налаштуванні структури звіту в розділі «Групування рядків» додати поля: «Роздрібна точка», «Вид роздрібної виручки», «Період», «Документ руху (реєстратор)» (Рис. 10).

Рисунок 10 – налаштування звіту «Універсальний звіт» за розділом обліку «Роздрібна виручка»

Після виконання всіх налаштувань і натискання кнопки «Сформувати» у правій нижній частині вікна налаштувань сформується «Універсальний звіт» (Рис. 11).

Рисунок 11 – звіт «Універсальний звіт» за регістром накопичення «Роздрібна виручка»

Аналіз ефективності продажу у віддаленій торговій точці можна здійснити, сформувавши звіт «Валовий прибуток» (Рис. 12).

Рисунок 12 – звіт «Валовий прибуток»