Методика відображення надання відпустки в підсистемі відпусток

Надання відпустки

Приклад 1

1. Залишків невикористаних відпусток немає

2. Є залишки невикористаних відпусток

Повернення з відпустки

Відкликання з відпустки

Приклад 2

У статті описано порядок надання відпусток у конфігурації «Зарплата і кадри для бюджетних установ України», редакція 1.0. Інформація, наведена в цій статті, також актуальна й для конфігурації «Комплексний облік для бюджетних установ України», редакція 1.0.

Надання відпустки

Реєстрація факту надання відпустки працівникові організації здійснюється за допомогою документа «Відпустки організацій».

Цим документом реєструються строки фактичних відпусток працівників організацій будь-якого виду: щорічні, зокрема додаткові, навчальні тощо, крім відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами. У документі зазначаються види відпустки та дати початку й закінчення. Розподіл за робочими періодами може бути виконано автоматично, якщо в налаштуванні параметрів обліку для організації увімкнено механізм ведення обліку залишків відпусток. Докладніше читайте в статтях «Налаштування режимів введення залишків відпусток» і «Введення залишків невикористаних відпусток».

У документі є можливість установити прапорець «Розраховувати залишки за всі роки». Якщо прапорець установлено, то під час надання відпустки будуть враховані залишки невикористаних відпусток за попередні роки. Якщо прапорець не встановлено — будуть враховуватися лише залишки за поточний рік.

У документі фіксуються дві дати надання відпустки — дата початку й закінчення. Якщо документ реєструється в системі в момент першої події, а дата другої лише передбачається, але ще не настала, то крім дати повернення (реквізит «По») у документі слід установити прапорець «Нагадати». При цьому друга подія вважається «запланованою» і потребує окремого підтвердження, тобто в інформаційній базі фіксується інформація про дату передбачуваного повернення на роботу з відпустки.

Якщо на час відсутності працівника (можливо тривалої) необхідно прийняти на роботу іншого працівника, тоді слід установити прапорець «Звільняти ставку».

Приклад 1

Працівниця Приймаченко О. В. написала заяву на надання відпустки з 05.06.12 по 22.06.12 на 18 днів за основною щорічною відпусткою та на 5 днів з 23.06.12 по 27.06.12 за додатковою.

1. Залишків невикористаних відпусток немає

Створюємо документ «Відпустки організації» з видом операції «Відпустка». Зазначаємо працівницю, вид відпустки: основна (з 05.06.12 по 22.06.12) і додаткова (з 23.06.12 по 27.06.12). Для автоматичного розподілу наданих відпусток за періодами натискаємо кнопку «Заповнити».

У довіднику «Види відпусток» для основної відпустки прапорець «Відпустка не переноситься на наступний рік» не встановлено (докладніше див. статтю «Налаштування режимів введення залишків відпусток»), відповідно, під час розподілу поточної відпустки період надання автоматично заповнюватиметься минулий.

Для додаткової відпустки в довіднику «Види відпусток» цей прапорець установлено і відповідно ми бачимо поточний робочий період.

2. Є залишки невикористаних відпусток

Створюємо документ «Відпустки організації» з видом операції «Відпустка» (див. п.1)

Оскільки у працівниці за попередній період були невикористані залишки відпусток, то спочатку списуються невикористані дні відпустки за минулий робочий період, потім за поточний.

Для працівників, які працюють в організації за внутрішнім сумісництвом, для цілей кадрового обліку відпустки можуть реєструватися окремо для кожного місця роботи, тобто для різних елементів довідника «Працівники організацій».

Повернення з відпустки

Реєстрація факту повернення працівника організації на робоче місце для цілей обліку зайнятості може бути здійснена двома способами:

1. Зазначенням дати завершення «тимчасової» події (прапорець «Нагадати» не встановлено) у документі, що реєструє відсутність на роботі. У цьому випадку одним документом реєструються відразу дві події, датою виходу на роботу вважається день, наступний за датою, зазначеною в реквізиті документа «По». Цей варіант можна використовувати при поверненні в запланований час.
2. Уведенням документа «Повернення на роботу організації» (прапорець «Нагадати» установлено). У цьому випадку датою виходу на роботу вважається дата, зазначена в документі. Цей документ можна створювати як вручну, так і автоматично, за допомогою обробки «Показ намічених подій за персоналом».

Обробка підказує, які з намічених подій ще не завершені, і надає можливість зазначити, за якими подіями слід створити завершальні документи.

Відпустка з "наміченим" закінченням, по суті, є нескінченною, а не можна запланувати нову подію до закінчення попередньої. У нашому випадку (дві відпустки надаються одна за одною) має сенс установлювати прапорець "Нагадати" лише у відпустки, яка надається останньою (у нашому випадку, другою).

Обробка «Показ намічених подій за персоналом» призначена для аналізу та підтвердження намічених раніше подій. У формі обробки за кнопкою «Заповнити» формується список подій, намічених на зазначений період.

Слід позначити ті події, які вже відбулися та які потрібно зареєструвати, і після натискання кнопки «Створити», відповідно до характеру намічених подій, буде сформовано документ «Повернення на роботу в організацію». За потреби коригуємо дату повернення. Оскільки на час відсутності працівника ми не приймали на роботу іншого працівника, то прапорець «Займати ставку» не встановлюємо.

Відкликання з відпустки

Відкликання з відпустки в кадровому обліку оформлюється документом "Повернення на роботу в організацію", де зазначаєте період, з якого працівника відкликано з відпустки. Щодо обліку залишків відпусток, то для їх коригування необхідно створити документ "Відпустки організації" з видом операції "Коригування відпустки" і показати від'ємне значення в графі «Використати днів».

Приклад 2

Згідно з прикладом 1, працівниця Приймаченко О. В. написала заяву на надання відпустки з 05.06.12 по 22.06.12 на 18 днів за основною щорічною відпусткою та на 5 днів з 23.06.12 по 27.06.12 за додатковою. Але працівниця повертається на роботу 20.06.12.

Відобразимо ці зміни в обліку.

Для початку необхідно створити документ "Повернення на роботу в організацію". Порядок автоматичного створення документа описано вище в розділі «Повернення з відпустки». Якщо ж потрібно створити документ вручну (прапорець «Нагадати» не встановлено в документі, що реєструє відсутність на роботі), то необхідно в табличній частині документа зазначити працівника, а також дату повернення.

Далі створюємо документ "Відпустки організації" з видом операції "Коригування відпустки".

Оскільки працівниця з намічених 18 днів відгуляла лише 15, у графі «Використати днів» зазначаємо -3 дні. Додаткову відпустку також коригуємо.

Надалі, під час надання відпустки будуть враховані введені коригування при відкликанні. Оскільки за період з 30.04.12 по 29.04.13 спочатку надавалося 9 днів, але було відображено відкликання з відпустки в кількості 3 днів, то в колонці «Вже використано основної» ми бачимо 6 днів.