Нормативно-довідкова інформація: підсистема обліку запасів
Усю нормативно-довідкову інформацію, яка використовується для відображення операцій із запасами, поділяють на дві групи: об'єкти аналітичного обліку операцій із запасами та облікові параметри операцій, які призначені "за замовчуванням". Список номенклатури запасів, обладнання та список послуг ведуть у довіднику "Номенклатура". Загальний список усіх вживаних одиниць виміру ведуть у довіднику "Класифікатор одиниць виміру".Номенклатура
Усю нормативно-довідкову інформацію, яка використовується для відображення операцій із запасами, можна умовно поділити на дві групи:
-
Об'єкти аналітичного обліку операцій із запасами — номенклатура, склади, номенклатурні групи,
-
Облікові параметри операцій, які призначені "за замовчуванням" — ціни номенклатури, рахунки обліку, податкове призначення.
Номенклатура
Список номенклатури запасів, обладнання (не введених в експлуатацію матеріальних необоротних активів) і список послуг, які отримані, надані або внутрішньовиробничі, ведуть у довіднику "Номенклатура".
Рис.1. Номенклатура
Довідник не має залежності від списку складів та організацій, від імені яких ведуть облік у базі. Інакше кажучи, одні й ті самі елементи довідника мають можливість застосовуватися у відображенні господарських операцій за всіма складами та всіма організаціями. Елемент довідника майже не зберігає облікових характеристик або параметрів об'єкта. Тому один і той самий елемент довідника має можливість відображатися в обліку і як матеріал, і як продукція або товар, або навіть як обладнання. Інакше кажучи, вид номенклатурної позиції визначатиметься в контексті господарської операції.
Єдина ознака, яка визначає система, — це прапорець "Послуга". Коли він вимкнений — це ознака матеріальної цінності, для якої ведуть кількісний облік і складський облік рухів та залишків. Якщо ж він увімкнений — це нематеріальна номенклатура, для якої не буде вестися складський облік.
Якщо число елементів у довіднику велике, то для того, щоб спростити роботу й оптимізувати пошук необхідної позиції в довіднику "Номенклатура", доцільно створювати групи елементів. Окремі групи, як-от: "Матеріали", "Напівфабрикати", "Товари", створюють під час початкового заповнення інформаційної бази (виконується автоматично під час першого запуску). При цьому можливо змінювати або видаляти створені раніше групи, переносити елементи довідника з групи в іншу групу. Створення структури довідника або реструктуризацію дозволяється здійснювати в будь-який період роботи з ІБ.
Прапорець "Бланк суворого обліку" визначено для матеріальної номенклатури, облік якої необхідно вести не лише на балансовому рахунку, але й паралельно поза балансом (рахунок "08 Бланки суворого обліку"). Якщо позабалансовий облік необхідно вести за законодавчо визначеною "номінальною вартістю", то слід визначити ще один прапорець "Обліковується за номінальною вартістю".
Прапорець "Є транспортною послугою", який діє на створення друкованої форми документа "Податкова накладна", яка видається покупцеві.
Значення реквізиту "Ставка ПДВ" застосовуватиметься системою для підстановки за замовчуванням у документи купівлі/продажу цієї номенклатури. Реквізит "Пільга з ПДВ" стає доступним для введення та редагування, якщо в реквізиті "Ставка ПДВ" обрано значення "Без ПДВ". Тут показується підстава для пільги з ПДВ — відповідний пункт закону про ПДВ, текст використовується для створення друкованої форми податкової накладної.
Прапорець "Вимірюється в сумовому вираженні" та "Текст для друку в ПН" застосовуються для відображення послуг у друкованій формі податкової накладної, якщо послуга не вимірюється кількісними вимірниками.
Реквізит "Номенклатурна група" заповнюють посиланням на елемент довідника "Номенклатурні групи". Значення реквізиту призначає належність номенклатури до групи для групування доходів від реалізації та витрат підприємства (зокрема виробничих).
Реквізит "Стаття витрат" — параметр, який застосовуватиметься для підстановки за замовчуванням відповідної статті під час списання ТМЦ на витрати та видатки організації.
У стандартному рішенні є можливість відображення операцій з однією номенклатурою в різних одиницях виміру. Одна з них має бути визнана основною або базовою (установлюється на вкладці "Основні"). Усі рухи ТМЦ у кількісному вимірі перераховуватимуть у цю одиницю. Для перерахунку кількості з однієї одиниці в іншу застосовується "коефіцієнт" перерахунку. Водночас під час відображення операцій у "товарних" документах можна обрати довільну з одиниць, які зареєстровані для наданої номенклатури на вкладці "Одиниці виміру". За наявності проведених документів із номенклатурою змінити її базову одиницю виміру вже неможливо.
Загальний список усіх вживаних одиниць виміру ведуть у довіднику "Класифікатор одиниць виміру". Заповнювати довідник можна як довільним чином, так і добором із класифікатора стандартних міжнародних і національних одиниць виміру.
